Ønsker du et vellykket arrangement?
Da trenger du Mobilise.
Mobilise er en optimalisert løsning for rekruttering, organisering, samhandling og planlegging for frivillige og funksjonærer – samlet i et smart, brukervennlig, online-verktøy.
Dette sier kundene våre:
Morten Rasch Eliassen
Trondheim Maraton
Thomas Nolan Hansen
VM i terrengløp, Aarhus
Therese Andersson
World Cup i langrenn, Ulricehamn
Noen kunder vi har hjulpet:
MOBILISE gir økt kvalitet, bedre kontroll og redusert risiko.
Mobilise er:
- Meget brukervennlig
- Oversiktlig og kontrollerbart
- Tidsbesparende
- Risikoreduserende
- Kontinuitetsskapende
Mobilise gir:
- Alle funksjoner på ett sted
- Fullt personvern iht. GDPR
- Kompetansesikring
- Profesjonelt inntrykk
- Rask og riktig support
En komplett løsning, kombinert med erfaring og kompetanse
Planlegg
Planlegg
The Mobilise Way – System og kompetanse
Mobilise er en langsiktig partner som er med dere hele veien. Vårt team har lang erfaring og høy kompetanse på «workforce management». Sammen med dere legger vi en plan for hvordan man kan optimalisere og effektivisere prosessene slik at det blir et strategisk virkemiddel for deres organisasjon.
Status – hvor er man og hvor vil man?
Før man kan utarbeide en plan om hvor man vil, er det lurt å vite hvor man er. Sammen med våre kunder analyserer vi dagens arbeidsprosesser og kartlegger mulighetsrom. Dette danner grunnlaget for veien videre. Sammen lager vi en plan, definerer mål, KPI’er og målemetoder og iverksetter de nødvendige tiltak.
Med gjennomtenkt strategi og planer, målrettet tiltak og gode verktøy økes forutsetningene for å lykkes betraktelig,
Mobilise har et svært fleksibelt rekrutteringssystem, som enkelt kan konfigureres til å dekke forskjellige behov og prosesser. Inviter tidligere frivillige til å bli med igjen, få rett kontaktinformasjon, deleger ansvar for utvelgelse – uten å miste oversikt.
Registreringsskjema
Mobilise tilbyr ferdige skjemamaler som kan tas i bruk med engang eller tilpasses etter deres behov. Skjema tilpasser seg alle typer skjermer og kan tilbys på flere språk. Registreringsskjema er «smart» og vil kunne styre kandidatene til passende grupper basert på angitte kriterier. Eks. krever gruppen at du er over 18 år, og kandidaten er under 18, får de ikke søkt seg til denne gruppen. Automatisk e-post bekreftelse på alle innsendte registreringer.
Tilgangsstyrt og effektiv behandling av søknader
Administrasjonsdesken gir god oversikt over alle søknader, teller opp mot innlagt behov og gjør det enkelt å håndtere større mengder med søkere av gangen. Administratorer kan gi tilgang til gruppeledere, slik at de selv kan velge ut sitt personell. Administrasjonsdesken kan tilpasses den enkeltes administrator/gruppeleders behov med hvilke data som skal vises.
Ulik metoder for behandling av søknader
Hver kunde kan selv velge den fremgangsmåte som passer best for akkurat deres arrangement. Skal alle som registrerer seg automatisk godkjennes uten noen manuell behandling? Ønsker man å sende ut et tilbudsbrev til hver søker, som krever aksept før de aktiveres? Ønsker man en prioritertstyrt søknadsprosess eller at personer skal kunne bli godkjent på flere grupper? Det meste er mulig og administrasjonsdesken og prosessen kan enkelt konfigureres til å få det akkurat slik dere ønsker det.
Hent inn ekstra informasjon når du trenger det!
Trenger du å vite t-skjortestørrelse eller informasjon til pårørende for ditt personell? Har man behov for å hente inn ytterligere opplysninger etter at personer har sendt inn sine opplysninger, kan man aktivere innhenting av disse dataene etter de har blitt aktivert. Ikke all informasjon bør hentes inn i et registreringsskjema – en del informasjon ønsker en kun å vite om de som faktisk skal jobbe for dere.
Personvern
Hele søknadsprosessen er nøye vurdert opp mot personvernreglene og våre rådgivere vil kvalitetssikre at dere er i tråd med personvernreglene både med tanke på opplysninger dere henter inn og hvordan de behandles, hvem som har tilgang til dem, hvordan de oppbevares og at dere har samtykkene dere trenger. Gjennom Mobilise skal det aldri være tvil om dere opererer innenfor regelverket eller ikke.
Rapporter og dashboards
Mobilise sine rapporter gir deg god oversikt over hele rekrutteringsprosessen og gir dere nyttige KPI’er som kan benyttes som sammenligningsgrunnlag.
Opplæring av ressursene = god investering
Godt informerte, kvalifiserte og trente ressurser har bedre forutsetninger for å gjøre en bedre jobb for ditt arrangement, bidra til å øke kvaliteten og redusere unødig risiko.
E-læringsprogram
Gjennom e-læringsmodulen i Mobilise kan dere sette opp forskjellige e-læringsprogram for forskjellige grupper og teste om de har lest og forstått informasjonen dere har sendt dem. Man kan sette opp fullverdige e-læringsprogrammer som inkluderer bilder, video og spørsmål.
Sikrer at du har kvalifisert personell til oppgavene
Ønsker du å sikre at du har kvalifisert personell til noen oppgaver kan man benytte e-læringen til å verifisere at de har tilstrekkelig kunnskap og kompetanse om jobben de skal løse. Eksempelvis er det jo lurt at alle som jobber med alkoholservering kan skjenkereglene – da kan man sette opp en test med xx antall spørsmål og kreve at de består denne testen. Først når de består testen vil de få tildelt rollen bartender. Når man senere lager skift for bargruppa kan man sette at det er kun de med rollen «bartender» skal få lov å melde seg til barskift. De som ikke består testen vil da ikke få tilbud om å jobbe barskift. Dere kan når som helst se hvem som har bestått og ikke og dermed enten kjøre en ekstra opplæring på de som ikke har bestått eller sette dem til andre oppgaver som de passer bedre til.
Lag spørreundersøkelser og evaluering
E-læringsmodulen kan også benyttes til å opprette spørreundersøkelser og evalueringer mot ressursene under og etter arrangementet er gjennomført. Alle besvarelser kan hentes inn i Excel for videre bearbeiding og rapportering.
Gjennomfør
Gjennomfør
Nå frem til dine ressurser med våre enkle kommunikasjonsverktøy
Nå frem til dine ressurser med våre enkle kommunikasjonsverktøy. Hvis ditt personell ikke mottar eller leser informasjonen dere sender – er det tvilsomt at de kan gjøre en god jobb for dere. Det er derfor viktig at kommunikasjonen ikke er styrt av tilfeldigheter. Våre enkle kommunikasjonsverktøy hjelper å nå frem til dine ressurser, og kan følge opp de som ikke får med seg informasjon. På en egen «Min Side» finnes all relevant informasjon knyttet til deres innsats.
All kommunikasjon samlet ett sted (Min Side)
I Mobilise får alle ressursene tilgang til en personlig Min Side. Her har de full oversikt over all den informasjonen dere sender dem, vakter, e-læringer, håndbøker, invitasjoner m.m. Min Side gjør det slutt på mailer som ikke kommer frem eller lange mailtråder.
Ønsker man å lage en invitasjon med påmelding, legge ut en video, dele en artikkel, publisere et dokument eller å sette opp en e-læring, så har man mulighet til det. Systemet er satt opp med alle de forskjellige verktøyene dere trenger for å engasjere og informere deres ressurser, samt ha oversikt på hvem som må følges opp.
Enkelt å sende meldinger
Mobilise sine kommunikasjonsverktøy gjør det enkelt å dele informasjon med grupper, enkeltpersoner eller benytte ferdige «system-grupper» (eks. alle de som har vakt i dag). Man kan sende informasjon til Min Side, som epost, som SMS eller en kombinasjon.
Utsendinger kan tidsstyres. Dette betyr at gruppeledere og administratorer kan legge opp all informasjon og meldinger i forkant og systemet sørger for rett distribusjon for dere.
Ressursene får den informasjonen de skal ha – når de skal ha den!
All informasjon som legges i en gruppe vil være synlig for alle som legges til gruppen – uavhengig av når de blir lagt til. Slik sikrere dere at alle får riktig informasjon og forenkler jobben til gruppeledere.
Full kontroll og sporbarhet på alt dere sender
På alle meldinger eller informasjon man sender fra seg i systemet får man lese- og senderapporter som viser dere hvem som leser, hvem som må følges opp eller når epost eller SMS skulle feile. Man kan sende påminnelser til de som ikke har lest.
Følg aktiviteten – reduser frafall
Som gruppeleder eller administrator ser man enkelt hvem som er leser informasjon og logger seg på Min Side. Dermed har man mulighet for å følge opp de som ikke er aktive og redusere sjansen for frafall.
Rett person på rett plass til rett tid
Rett person, på rett plass – til rett tid. Unngå tungvinte bemanningsprosesser og la ditt personell løse dette selv. Det sparer dere for tid, kan redusere frafall og øke sannsynligheten for at ditt personell tar flere vakter
Automatisert vaktskjema
I Mobilise sitt vaktplanleggingssystem kan man enkelt sette opp alle vakter, definere behov, kvalifikasjoner og arbeidsbeskrivelser. Dette kan også importeres fra Excel. Aktiverer man systemets auto-bemanningsfunksjon vil systemet sørge for at tilgjengelige ressurser blir invitert automatisk og at de selv kan melde seg til de vakter/skift som passer dem. Når en vakt er full, vil systemet sørge for at ingen flere kan melde seg på denne vakten. Man kan selvfølgelig velge om man ønsker å bemanne manuelt også – når det er nødvendig.
Ingen dobbeltbookinger – garantert!
Systemet tillater ikke dobbeltbookinger, og visning av tilgjengelige vakter og personell vil være automatisk knyttet opp mot tilgjengelighet. Personell kan selv gå inn på Min Side og se sine vakter, hvilke de har takket nei til og hvilke nye de har mulighet til å melde seg på.
La personell bytte vakt selv
Når planene endres, kan en person på Min Side selv melde seg av en vakt og heller sette seg på en annen vakt som passer bedre. Gruppeleder vil automatisk bli varslet om dette. Systemet sørger for at andre tilgjengelige ressurser da kan melde seg på den åpne plassen – slik at den blir fylt med en annen.
Smart varsling og påminnelse om vakter
Systemet kan sende ut automatiske påminnelser til personell før de skal på vakt. Dette bidrar til å redusere frafall og sørger for at de er vel informert om hvor de skal møte og hva de skal gjøre. Varslingsfunksjonen er smart slik at den eksempelvis ikke sender ut SMS for sent på kvelden, på natten når folk sover eller for tidlig om morgen.
Innsjekk og utsjekk – hvem jobbet faktisk?
Å vite hvem som har kommet på jobb er essensielt for å kunne gjennomføre en planlagt aktivitet. Dette kan gjøres på en sentral innsjekk, av hver enkelt gruppeleder eller av den frivillige selv når de er innenfor rett område (ved bruk av geolokasjon).
Et eget dashboard blir løpende oppdatert, og dere har full oversikt over hvem og hvor mange som har kommet, hvem som mangler, hvem som skal komme, og alle andre relevante data. Man har komplett oversikt på bemanningen til enhver tid.
Rapporter og dashboards
Knyttet til vaktmodulen får man en rekke Dashboards og rapporter som gir dere grunnlaget dere trenger for rapportering, timelister, lønn og utbetalingsgrunnlag til utvalgte grupper og ressurser mm. Gjennom å benytte inn- og utsjekk på personell vil systemet kunne gi dere oversikt ned på timenivå til den enkelte ressurs.
Automatiser logistikken og få full kontroll
Akkrediteringssystemet automatiserer logistikken rundt registering, tildeling og utdeling av billetter, arbeidspass, bekledning, materiell, hospitality, bespisning m.m. Full kontroll på alt – og alt samlet på ett sted!
Dynamisk og fleksibelt – passer til alt.
Akkrediteringsmodulen forenkler administrasjonen av tildeling og utdeling av akkrediteringsobjekter. Dette kan for eksempel være armbånd, akkrediteringskort, mat og drikkebonger, VIP-billetter, overnatting, transport, materiell m.m. Systemet er fleksibelt og kan settes opp etter deres behov.
Integrert og automatisert akkreditering av frivillige og funksjonærer
Om man bruker frivilligsystemet og akkrediteringsmodulen kan personell automatisk bli tildelt akkreditering ut fra hvilken gruppe de hører til. Dere legges selv inn hvem som skal ha tilgang til hva, eller skal få hvilke produkter.
Modulen kan knyttes til vaktplanleggeren slik at f.eks. kun personer som har satt seg på vakt får utdelt adgangskort. Man kan også lage regler som sørger for at kun de som jobber som skal få tildelt mat eller drikkebonger. Man kan også overstyre eller «låse» tildelte akkrediteringer. Når disse prosessene settes i system sparer organisasjonen veldig mye tid, får total oversikt på tvers av arrangementet, reduserer feiltildelinger og har full kontroll.
Støtter alle akkrediteringstyper – kort, armbånd, QR-koder eller RFID
Fra Mobilise kan dere generere akkrediteringskort til alle godkjente som enten kan trykkes på forhånd eller direkte på lokasjon. Systemet støtter alle korttyper og formater – og dere bestemmer hvilken informasjon som skal printes på kortet. Det er mulig å ha ulike kort for ulike grupper.
Ønsker man utdeling av armbånd støttes også det, eller man kan koble akkrediteringssystemet opp mot tredjepartssystemer som for eksempel QR-kode eller RFID tilgang kan det gjøres.
Eget søknadskjema for eksterne (gjester, samarbeidspartnere, leverandører eller lignende).
Gjennom å la gjester, sponsorer, presse og andre grupper som skal ha akkreditering søke selv, sparer dere ikke bare mye tid, men det vil gi dere bedre datagrunnlag, kontroll og oversikt. Alle søknader om akkrediteringer vil komme inn i en rettighetsstyrt akkrediteringsdesk og automatisk sortert i køer etter søknadenes statuser.
Dere trenger da bare å godkjenne (eller avslå) de innkommende forespørslene og systemet håndterer tilbakemelding til søkeren, tildeling av riktige nivåer og samt klargjør alt for utdeling. Alle prosesser er sporbare slik at dere kan se hvem som har gjort hva og når.
Gruppesøknader kan samles under en registrering
Har man sponsorer eller andre grupper som skal registrere flere personer under samme paraply, kan man benytte systemets gruppeskjema. Der man kan gi sponsoren tilgang til et passord beskyttet side, der de selv kan legge inn personene som skal tildeles akkrediteringer. Dere kan styre antall personer eller akkrediteringsobjekter sponsoren skal få tildelt – slik at man har kontroll.
Når sponsoren er ferdig med å legge inn personene, godkjennes søknaden og alle personene får tildelt akkrediteringene de skal ha. Systemet passer på at den enkelte person får tilsendt bekreftelser om at de er godkjent og instrukser på hvor det kan hentes ut. Dashbord og rapporter
Lær
Lær
Hent statistikk og lær av den
Etter hvert arrangement kan man hente ut statistikk fra systemet i alle former. Disse dataene er viktige for å kunne fange opp trender og utvikling for arrangementet ditt. Denne innsikten kan dere bruke til å bli bedre, og for å sette i gang tiltak for å snu negative trender eller videreutvikle de positive.
KPI’er gir dere retning og fart
Alle arrangører som driver med gjentagende arrangementer bør definere noen KPI’er (Key Performance Indicators). Dette er indikatorer som kan hjelpe dere å måle om dere er på rett vei.
Eksempelvis kan det være rekrutteringstempoet, der man kan måle hvor mange søkere man får i snitt pr. dag. Snittet vil fortelle dere om dere vil bruke lengre eller kortere tid på å rekruttere de ressursene dere trenger, og når dere eventuelt må sette i verk ekstra tiltak for å nå målene.
Et annet eksempel på en KPI kan være såkalt «churn», som betyr avbud. Det vil si hvor mange av dem man har rekruttert som av en eller annen grunn ikke møter opp. Dette nøkkeltallet vil gi dere mulighet til å ta høyde for dette ved neste gjennomføring – og dermed unngå å bli underbemannet.
Kunnskap blir kompetanse
Data satt i system gir ny kunnskap og kunnskap brukt riktig kan bli kompetanse. Hvis man er bevisst på hvilke data man trenger, gir systemet dere mulig til å hente dem. Tenk derfor nøye gjennom hvilke statistikker som er viktig for dere og hvordan dere kan fremskaffe dem. Når dere har fått dette på plass, vil dere fort se at data kan gi ny innsikt som kan være vesentlig for den videre suksessen deres.
Mobilise hjelper dere gjennom hele prosessen og gir dere den brukerstøtte og opplæring som dere trenger for å lykkes med å nå målene.
Å innføre nytt system og arbeidsmetodikk er krevende…
Det kjenner Mobilise godt til. Vi bistår dere i prosessen med å innføre system og prosesser gjennom å sammen dere synligjøre fordelene og resultatene.
Mobilise bistår våre kunder hele veien med brukerstøtte, oppfølgning og opplæring, slik at ikke brukere møter minst mulig barrierer og at de opplever det som enkelt å ta i bruk.
Uten jevnlige evalueringer er det ikke mulig å lære, forbedre og utvikle seg. Med data fra systemene og erfaringer, gjør vi sammen med dere opp en status, gjør nødvendige justeringer og legger en plan for veien videre.
Synliggjør resultatene og feire måloppnåelse
For å få med seg andre og skaper entusiasme i organisasjonen er det viktige at man deler resultatene og feirer måloppnåelse.
Strategi, planer, mål og tiltak bør derfor evalueres og vurderes jevnlig. Mobilise hjelper dere med å evaluere og synliggjøre resultatmålene og finner nye mål som man kan strekke seg mot.
En forbedringsprosess stopper aldri – man kan alltid gjøre ting bedre!
Faglige tips
Få tilgang til faglige tips. Under ser du eksempler på noen av temaene på relevante fagartikler. Du får tilgang til disse ved å be om tilgang til ressursbanken vår i skjemaet under.
Hvordan rekruttere til frivillighetsarbeid
I en onboardingsprosess for frivillige er det viktig at denne blir riktig. Både for at de frivillige skal føle seg ønsket, at de skjønner hva de skal gjøre, men også for at de skal være motiverte og gjennomføre på en god og riktig måte. Her får du vite hva du må tenke på i onboarding-prosessen.
Krav til et godt system for akkreditering
Et godt akkrediteringssystem er svært viktig før og under et arrangement. Både samarbeidspartnere, sponsorer og frivillige er helt avhengige av at alt rundt akkreditering er riktig. Her får du vite litt mer om hva et godt akkrediteringssystem bør kunne håndtere.
Få de frivillige til å gjøre en god jobb
Når man har rekruttert frivillige OG onboardet dem, så er fortsatt hele hovedjobben igjen. For den egentlige jobben er jo selve arrangementet. Og hvis arrangementet går galt, så er det faktisk ledernes ansvar, uansett hvem som har gjort hva. Her er noen råd for å få til en vellykket gjennomføring.
Slik sikres en vellykket onboarding av frivillige
I en onboarding-prosess for frivillige er det viktig at denne blir riktig. Både for at de frivillige skal føle seg ønsket, at de skjønner hva de skal gjøre, men også for at de skal være motiverte og gjennomføre på en god og riktig måte. Her får du vite hva du må tenke på i onboarding-prosessen.
Bygg frivillig-databasen effektivt
Veldig mange er så fornøyde når et vellykket arrangementet er over, at de glemmer å vedlikeholde eller bygge videre på frivillig-databasen sin. Det betyr at de før neste arrangement må starte nærmest på nytt med å skaffe frivillige, noe som koster masse tid og penger.
Gode maler er gull - vi gir deg noen av dem!
For å gjennomføre et godt arrangement må man planlegge veldig godt. Vi ønsker å hjelpe dere litt på veien, og har laget noen maler dere kan bruke som utgangspunkt for deres eget system. Hva dere ønsker å bruke og hva dere ønsker å legge til, bestemmer dere selv.
Om oss
Mobilise ble opprinnelig utviklet og skreddersydd til Ski-VM i Oslo i 2011, for å rekruttere og organisere 2500 frivillige. På grunn av løsningens store suksess og et vellykket arrangement, ble Mobilise kommersialisert og videreutviklet etter Ski-VM.
Nå, over 10 år senere, har mer enn 300 skandinaviske kunder håndtert over 500.000 frivillige gjennom løsningen. Løsningen har vært brukt til store og små idrettsarrangementer, til festivaler og andre kulturelle events, i over 40 kommuner, på destinasjoner, i bedrifter og blant et stort antall frivillige organisasjoner. Løsningen er den mest komplette på markedet i dag, og et meget viktig verktøy for veldig mange mennesker.
