Når man skal rekruttere frivillige til et event, en festival, et idrettsarrangement eller annet, så er det mange ting å tenke på. Med frivillige må man huske at de faktisk er med frivillig, som betyr at man som arrangør må opptre profesjonelt og gjennomtenkt. Her er våre beste tips til hvordan dere lykkes med rekrutteringen.
Hvor mange frivillige trenger dere?
Gjør en behovsanalyse internt. Dere må vite eksakt hvor mange mennesker dere trenger for å få gjennomført samtlige oppgaver. Sett opp alle oppgaver og antall mennesker dere trenger på hver oppgave, og få full oversikt.
Hva er kompetansebehovene deres?
Trenger dere spesielle fagpersoner, som lege, førstehjelpere, folk med ledererfaring eller annet? Det må dere ha helt klart for dere før rekrutteringsprosessen begynner. Tydeliggjør kompetansebehovene, så både dere og de frivillige kjenner kravene.
Hvordan rekrutterer man til de forskjellige rollene?
Kompetansekravene må være helt tydelige idet dere begynner å rekruttere. Spesiell kompetanse bør kanskje hentes fra spesielle miljøer. Få de kritiske rollene på plass først, før dere begynner med rekruttering av mer «ordinære» roller.
Vær oppmerksom på de forskjellige motivasjonsfaktorene
Noen vil være frivillige kun for å overvære et arrangement, noen er skremt ut av partneren, mens andre er genuint opptatt av å gi alt. Forsøk på best mulig vis å kartlegge alle frivilliges faktiske motivasjon for å stille opp. Lag skjemaer som fylles ut i rekrutteringsprosessen.
Husk formaliakrav
Alder og livserfaring kan ofte være viktig ift. oppgaven. Det er f.eks. ikke riktig å gi en 10-åring masse ansvar. Personsensitivitet er vel så viktig! Ikke spør om politikk, allergier, sykdommer, religion etc. Hent inn akkurat det du trenger, og ikke mer, for å gjøre første runde med kvalifisering.
Hvilke kanaler bør man rekruttere i?
I en del tilfeller kan Facebook, Ad Words og lignende kanaler være gode for å rekruttere frivillige. Tenk gjerne litt nytt, så ikke rekrutteringen drukner i alt annet. Sett alltid en tydelig geografisk og demografisk avgrensing før rekrutteringsprosessen. Om arrangementet er i Oslo trenger du neppe frivillige fra Stockholm.
Når skal man rekruttere?
Dette varierer litt ift. hva man arrangerer, men det er viktig å tenke på. Hvis man f.eks. er en musikkfestival, så må man passe på å ikke rekruttere for tidlig. Veldig få vet hva de skal om mange måneder, og plutselig kan det dukke opp noe annet de heller vil gjøre. Hvis det skjer med 300 mennesker, så kan det bety at dere må starte en ny rekrutteringsprosess. Tettere på gir faktisk mindre frafall i mange tilfeller.
Ta vare på de frivillige
Onboarding-prosessen må være helt prikkfri og nøye planlagt FØR de frivillige begynner å melde seg. Hvis prosessen blir dårlig, risikerer man at frivillige trekker seg. En god opplevelse og en følelse av profesjonalitet gjør at frivillige føler seg velkomne og vil være med hele veien.
Bygg databasen aktivt
Husk at det er en omstendelig prosess å skaffe frivillige. Gjennom god onboarding, tydelig kommunikasjon og omtanke for de frivillige, holder man på de man allerede har skaffet. Når dere bygger en solid stamme i frivilligdatabasen over tid, så slipper dere å nyrekruttere mye hvert år. Bruk frivillige til å rekruttere venner og kjente.
Gi tydelige forventninger
Det er svært viktig at dere er helt tydelige på hva dere forventer fra de frivillige – og hva dere gir tilbake. Gjentjenesten kan være gratis inngang, gratis mat, en gratis fest eller bare et klapp på skulderen. Det viktige er at de frivillige vet akkurat hva de får igjen for innsatsen.
«Et event er bare et event i kraft av de frivillige. Å gi de frivillige en god opplevelse, og passe godt på dem, hjelper oss å holde på dem fra arrangement til arrangement. Når man vet hvor mye det koster å avholde et arrangement, blir prisen for Mobilise en svært liten andel av det samlede budsjettet – og et veldig dumt sted å prøve å spare penger.»
Thomas Nolan Hansen, VM i terrengløp 2019, Aarhus
