I en onboardingsprosess for frivillige er det viktig at denne blir riktig. Både for at de frivillige skal føle seg ønsket, at de skjønner hva de skal gjøre, men også for at de skal være motiverte og gjennomføre på en god og riktig måte. Her får du vite hva du må tenke på i onboarding-prosessen.
Ha klare roller
La det aldri være noen tvil om hvem som har hvilken rolle i onboarding-prosessen og i de videre prosessene. Rolleavklaring blant lederne er helt essensielt, akkurat som det er viktig å tidlig fortelle de frivillige hvem som er deres nærmeste leder. Usikkerhet gir ofte misnøye, som gjerne vokser ytterligere når de frivillige begynner å kommunisere sammen.
Lag en kommunikasjonsplan
Allerede i forarbeidet bør dere lage en klar kommunikasjonsplan for både forberedelsene og selve arrangementet. I tillegg til onboarding-kommunikasjon mot frivillige, bør den samme planen inneholde alt av tenkt kommunikasjon mot web, sosiale medier, presse etc.
Gi en varm velkomst
Send en varm velkomsthilsen/bekreftelse på epost, der dere gratulerer hver enkelt frivillig med jobben de har fått og takk dem for engasjementet. Gi samtidig informasjon om eksakt hva de skal gjøre, hva som generelt er forventet av dem og hva som skjer videre. Det er viktig å gi tydelige beskjeder helt fra starten. Bruk gjerne flettefelter med personnavn når dere sender ut informasjon, og gjør det så personlig som mulig.
Rekrutter gjennom de frivillige
Allerede når dere begynner å onboarde kan dere få de utvalgte til å hjelpe dere å skaffe flere frivillige. Få dem til å hjelpe dere å få med sine venner og kjente, det sparer dere for masse tid brukt på rekruttering.
Sikre kompetansen
Hvis dere i rekrutteringsprosessen har avdekket at de frivillige mangler kompetanse for å gjøre jobben, fortell dem hvor eller hvordan de skal tilegne seg det de mangler. La dem gjerne teste egen kunnskap i et e-læringssystem, gjennom prøver etc. Sjekk underveis at alle har gjennomført opplæringen og at kompetansen er blitt god nok. Omplasser gjerne mennesker hvis det viser seg at de egentlig er mer skikket til andre oppgaver enn de opprinnelig er satt til.
Vær en venn
Det er veldig viktig at de frivillige føler seg velkomne og med i gjengen fra første stund. Men i fortsettelsen er det også viktig å kommunisere tydelig og hyggelig, og vise at dere setter pris på hver enkelt. Det gjør at de frivillige får en sterkere relasjon til lederen, og at forpliktelsen mellom arrangør og frivillig føles sterkere for den frivillige. Det gir vanligvis mye mindre frafall underveis.
Bli kjent
Oppfordre alle involverte til å legge inn bilde av seg selv i organisasjonssystemet dere bruker. Det gjør det mye lettere å bli gjenkjent og kjent, og ikke minst huske navn og bygge relasjoner.
Timing er viktig
Ikke send meldinger etter klokken 2200 på kvelden eller før klokken 0800 på morgenen. Mange sover i denne perioden og faren er derfor stor for at meldingene går dem hus forbi, eller at de ikke husker innholdet.
Kommuniser klokt
Ikke overdriv kommunikasjonen mot de frivillige, dere skal informere dem – ikke slite dem ut. Heller sjelden og litt mer, enn ofte og lite. Hold likevel all kommunikasjon kort, konsis og tydelig, uten rom for misforståelser.
Styr kommunikasjonen gjennom kanaler du selv eier, og hvor du har kontrollen. Ta eierskap til én eller to kommunikasjonskanaler fra starten av, og ikke gi rom for at frivillige setter opp noe eget. (Ikke grupper på Facebook, WhatsApp, Messenger etc.)
Ikke mas på folk som gjør det de skal, enten det gjelder e-læring, lesing av dokumenter eller annet.
Etter arrangementet er det viktig å samordne takken fra arrangementet. Det holder med én takk til alle, fra øverste leder.
