Veldig mange er så fornøyde når et vellykket arrangementet er over, at de glemmer å vedlikeholde eller bygge videre på frivillig-databasen sin. Det betyr at de før neste arrangement må starte nærmest på nytt med å skaffe frivillige, noe som koster masse tid og penger.
Å rekruttere nye frivillige er tungvint og dyrt, særlig hvis man må starte på nytt hver gang. Løsningen er å bygge en mer langsiktig og lojal database med frivillige.
Ei og plei databasen deres
Innen idrett er man veldig dugnadsfokusert, men man kan gjerne legge inn flere i en oversiktlig database, f.eks. tidligere medlemmer, besteforeldre etc. Tenk bredt. Det er også viktig å ha et godt verktøy for å hente inn samtykker, så man fritt kan pleie folk og vedlikeholde databasen utenom arrangementene. Databasen bør også ha oversikt over hva de forskjellige kan bidra med, hva de eventuelt har kompetanse på, hva de har gjort av frivilligarbeid tidligere etc.
Det er smart å holde best mulig og lengst mulig på de frivillige, og holde dem engasjert underveis. Hvorfor ikke ha et system der dere sender ut bursdagshilsner, premiere ekstra engasjerte frivillige, gi tips om kule arrangementer eller annet, som gjør at dere skiller dere litt ut og de frivillige føler seg ivaretatt? Man kan også invitere til et mimrearrangement for å holde kontakten med de frivillige etter et større arrangement. Det er veldig stor konkurranse om frivillige, så det er viktig å ta godt vare på de man allerede har.
Bred kompetanse gir sikkerhet
Det er mye lettere å lage gode arrangementer om man vet mer om folkene sine og hva de har gjort av frivilligarbeid før. Da er det enklere å sette riktig person på rett sted, slik at de frivillige liker jobben og blir med videre.
Når kompetanseoverføringen kan gjøres mellom de frivillige gir det mindre jobb til arrangøren. Det kan også være lurt å la det være litt sirkulasjon og lage en mer langsiktig plan for de frivillige, for de fleste frivillige vil gjerne prøve nye oppgaver. Det hjelper arrangøren å få bredere kompetanse blant de frivillige, da det gjør det mye enklere å få dekket opp vakter dersom noen blir syke. Man reduserer på den måten risikoen betraktelig.
Frivillige som inntektskilde
For mange klubber og lag kan frivilligbasen være en inntektskilde i forbindelse med andre arrangementer. Man kan «leie ut» egne frivillige til andre arrangementer. En fotballklubb kan godt «leie ut» frivillige til et maraton, for å skaffe dugnadspenger til klubben. Da får de frivillige også litt variasjon i jobbene som gjøres på dugnad.
Setter man folk bare på vakter de ikke ønsker seg, så faller de ofte fra. Derfor bør man tilby ulike typer jobber fra gang til gang, for å gi folk valgmuligheter. Følelsen av valg gir som regel bedre lojalitet og lengre varighet på de frivillige. Dessuten bygger man igjen bredere kompetanse, som gir større muligheter for arrangøren.
Statistikk, takk!
Dersom man fører statistikker på de frivillige vet man mer om hvem man egentlig har med å gjøre, og hvor man skal lete etter flere frivillige. Ved å vite kjønnsfordeling, snittalder, utdanningsnivåer, hvem er mest lojale etc., kan man gjøre det lettere å rette seg mot de riktige målgruppene om man vil gjøre endringer i frivilligstaben sin. Har man bare enslige, akademiske menn på 45 år i frivilligstallen, så er det kanskje dumt å bruke tid på å prøve å rekruttere flere innen samme demografiske område, om man vil ha større grad av diversitet.
Aggregerte data kan gjøre deg mye klokere på hva som lønner seg for akkurat deres arrangement. Det kan gi bedre forutsetninger for å holde på de frivillige og bruke dem fornuftig. Bruker man dataene riktig, kan man få et fortrinn overfor andre som også er på jakt etter frivillige. Og jo mer profesjonelle dere er, jo flere frivillige ønsker å jobbe for nettopp deres arrangement. Riktige og motiverte frivillige som bidrar til det beste arrangementet vil også tiltrekke seg deltakere og publikum i den harde konkurransen mellom arrangementer.
Del på godene
I et godt system er det enkelt å invitere de frivillige til neste arrangement, mens i et regneark er det vanskelig å holde oversikten. Man sparer eksepsjonelt mye tid på å holde på de frivillige fra gjennomføring til gjennomføring. Det koster tid og penger å stadig måtte rekruttere nye ressurser, så å ta vare på de man har er essensielt.
Flere og ulike arrangører i en region eller by kan med fordel bygge en database sammen, det kan lønne seg. Da slipper man å begynne på null hver gang, som sparer både tid og penger. Med en god, regional database kan man bruke ressursene i flere sammenhenger. Ofte har de frivillige flere interesser, og man kan bruke dem på f.eks. både fotballcuper og musikkfestivaler.
Lett å ligge i forkant
Det er mye lettere å ligge i forkant på frafall med en skikkelig database. Man kan se statistikker og spå aldersfrafall, vaktskofting etc., som gjør at man gradvis og planlagt kan fornye frivilligbasen sin.
God databasebygging gir kontinuitet, kompetansekartlegging, kompetanseutvikling, lojalitet og kunnskap om hvem man har. Folk får stadig mindre og mindre tid, og derfor blir det viktigere og viktigere å ta vare på dem man allerede har. God frivilligkultur er viktig og gir mye enklere planlegging!
Personvern må ivaretas
GDPR er svært viktig å ivareta, og om man får de frivillige til selv vedlikeholde info om seg selv, er man alltid oppdatert. Det gir arrangøren trygghet og visshet om at personvernet til enhver tid er ivaretatt i henhold til gjeldende regelverk.
Om man ikke har en ordentlig database er det svært krevende å ha full kontroll på dette. Det gjør i verste fall at man sitter med en «falsk» database man ikke kan bruke, da man ikke har lov til å kontakte ressursene. Ved at ressursene selv kan vedlikeholde sine egne data, unngår man også i større grad at eposter kommer i retur eller at SMS-er ikke når fram.
Bruk databasen aktivt
Tenk bredt når du rekrutterer, og tenk samarbeid på tvers av arrangementer om man samarbeider med flere aktører. Sørg for noe nyrekruttering hvert år, slik at man kompenserer for naturlig og statistisk frafall. Pass på at databasen ikke er for gammel eller ubalansert når det kommer til internerfaring, alder, kjønnsbalanse, mangfold etc.
La alle vedlikeholde egen info, det gir bedre odds for at du når dem når du skal, samtidig som det faktisk bygger lojalitet. Hold de frivillige engasjerte hele året og la systemet jobbe for at de skal gjøre mest mulig selv.
