Et godt akkrediteringssystem er meget vigtigt før og under et arrangement. Både samarbejdspartnere, sponsorer og frivillige er helt afhængige af, at alt omkring akkreditering er korrekt. I modsat fald kan dårlig håndtering påvirke både omsætningen og forholdet til de nævnte samarbejdspartnere. Her får du lidt mere at vide om, hvad et godt akkrediteringssystem skal kunne klare.
Akkreditering er et felt, og det kan tage mange år at opbygge en god kompetence på området. Det er vigtigt at starte med en god en akkrediteringsmatrix, med personer der tilhører forskellige kategorier, niveauer de skal have adgang til, eventuelle fordele/profileringsartikler, hvilke tidspunkter de skal have adgang mv.
Vigtig hjælp
Et godt akkrediteringssystem skal sikre, at du nemt kan håndtere zoner, armbånd, madkuponer, profilartikler og andet, der skal uddeles til gæster, funktionærer, sponsorer mv.
Alt skal være let at systematisere i akkrediteringssystemet og mulighederne for systemer er mange. Det er afgørende at have stålkontrol over, hvem der skal have hvad, og hvem der har modtaget hvad.
Fejl kan være dyre
For eksempel skal du ved udlevering af sponsorbilletter vide, hvem der skal have dem, hvornår og hvor de skal afhentes, hvornår de blev afhentet, om de ikke er afhentet, og hvem der har udleveret dem. Det er vigtigt at have styr på dette, for hvis de forkerte får en sponsorbillet, og man skal uddele ekstra billetter til dem, der egentlig burde have, kan det gå langt ud over økonomien i arrangementet.
Ved store arrangementer kan der være titusindvis af forskellige genstande, der skal fordeles til flere tusinde mennesker, og så SKAL man have et godt og overskueligt system.
Systematisk distribution
I et fornuftigt akkrediteringssystem kan objekter knyttes til kategorier/grupper. Som stivagt skal du måske have gul vest, walkie-talkie på, tage en sodavand og lidt mad i kiosken osv. Når de frivillige har fået jobbet, skal de have adgang til dette, men kun når de rent faktisk skal på vagt.
Måske er det sådan, at et barn kan deltage gratis, hvis den ene forælder tager en frivilligvagt, og så skal den ene ret automatisk udløse en anden. Akkrediteringssystemet skal holde styr på dette, når matricen er på plads.
Korrekt adgang
Det er afgørende, at alle har adgang til zoner, de skal have adgang til, og ikke til steder, de absolut ikke burde være. Man skal kunne opdele arrangementet i forskellige zoner og styre dette gennem systemet. Det er derfor tilrådeligt at bruge meget tid på at opsætte akkrediteringsmatricen, så denne er helt rigtig.
Vi deler gerne op i to sektioner:
- Eksterne akkrediteringer, såsom presse, leverandører, sponsorer, atleter osv. Her oprettes et separat ansøgningsskema. Pressen bør naturligvis have adgang til andre zoner end f.eks. en sponsor.
- Interne akkrediteringer, som frivillige, gruppeledere og eventadministration. Hvis du bliver godkendt som stivagt, får du automatisk adgang, hvor stivagter skal færdes og placeres. Derudover kan du have ret til varer som mad, billet til familien og tøj.
De vigtige kort
De fleste gode akkrediteringssystemer har en løsning til at uploade et separat design på for- og bagsiden af akkrediteringskortene, med eget logo, sponsorlogoer, eventuelt program etc. Herefter placerer du de nødvendige informationsfelter, såsom dato, navn, stilling/ rolle (presse, performer, ledelse, sponsor etc.), zoneadgang etc. Når alt er sat op, skulle det være nemt at flette dette ind i databasen og generere kortene som PDF'er. Så skulle PDF-filerne kunne printes direkte, eller sendes direkte til trykkeriet.
Den kan også med fordel påføres en farvestribe til klassificering, som f.eks. alle i pressen har en grøn stribe hen over kortet, så det er endnu hurtigere at se, hvem der skal have adgang til hvad. Det skal også være muligt at indtaste en QR-kode, der kan bruges til scanning ved indgangen, kontrol med madgavekort, check-in på arbejdsstationen eller andet.
Der er et hav af muligheder for layout, men det er vigtigt at huske, at kortet skal være let at læse på afstand. Det giver hurtigere håndtering, hjælper med at forhindre køer og giver en meget bedre oplevelse for besøgende. Husk at køer er arrangørernes værste fjende!
Lad folk gøre arbejdet selv
Det er meget almindeligt at have et skrivebord med en række personer, der indtaster og administrerer alle akkrediteringerne. Disse udsender information om hvilke akkrediteringer der er givet, hvor man kan få kort osv. Med et godt system kan man begrænse behovet for personale væsentligt, ved at lade folk stå for meget af arbejdet selv. Hvis alle har adgang til "Min side", kan de selv indtaste den nødvendige info, direkte ind i systemet.
Fuld kontrol
Akkreditering kan hurtigt blive fuldstændig kaos, så man skal have et system, der giver kontrol, smidighed og viser professionalisme. Det skal også være hurtigt og nemt at finde ud af, hvem der er nægtet akkreditering. Desværre sker det, at nogle ikke viser sig værdige til tillid, og så burde disse kunne fratages rettigheder i en begrænset periode, eller permanent.
Fleksibilitet og sikkerhed
Typisk for mange akkrediteringssystemer er, at de er meget stive, de udskriver kun adgangskort eller holder kun styr på kategorier og niveauer. I de bedste systemer kan du også kontrollere alle adgange, hvilket giver en meget mere sikker løsning. Hvem har afhentet og hvem har ikke afhentet deres kort? Alle skal have akkreditering for at kunne være på arbejde, og du har dermed også det fulde overblik over hvem ikke har været på arbejde. Dette gør det nemt at oprette et regnskab mod et budget, ved at se på timer, og ved at sætte en "timepris"/værdi for de frivillige.
Hvis en frivillig ikke er mødt på arbejde, men har opnået akkreditering, skal vedkommende modtage en faktura. De har så ikke fulgt den aftale, der fulgte med akkrediteringen. Dette giver bedre økonomisk sikkerhed for arrangøren.
Ud fra akkrediteringslisterne, vagtlister og check-in på arbejdsstationen kan du se, hvem der har været og ikke har været på arbejde. Ved at scanne QR-koder kan du hurtigt få et overblik over alle, der IKKE er, hvor de burde være, hvornår de skulle have været der. Dette giver en dobbelt sikring af vagterne.
Sikkerhed for arrangøren
Hvis nogen skal arbejde som vagt, kan der stilles krav om, at ingen er under 18 år. Systemet skal have overblik over dette fra tilmeldingen, og sikre at personer under 18 år ikke tilbydes denne type job.
Arrangører skal til enhver tid følge gældende GDPR-regler. De bedste systemer bliver løbende opdateret efter gældende regler, så arrangøren ikke skal bekymre sig om, hvorvidt tingene foregår lovligt eller ej.
Nem kommunikation
Arrangører skal til enhver tid følge gældende GDPR-regler. De bedste systemer bliver løbende opdateret efter gældende regler, så arrangøren ikke skal bekymre sig om, hvorvidt tingene foregår lovligt eller ej.
Et godt system giver orden og flow i menneskemængden, så arrangøren og arrangementet bliver opfattet professionelt. Det giver kontrol at vide, hvem der har gjort hvad, hvor og hvornår. Eller at vide, hvor mange der henter t-shirten i dag, og hvor mange der henter i morgen.
Alle embedsmænd bør let kunne kommunikere med. Det er også en stor fordel, hvis du kan følge op med SMS (eller mail) direkte fra løsningen, som f.eks. «Hej, Frode Officer! Du har en vagt på spor 3 om 10 minutter. Er du klar?".
Noget meget kompliceret gjort nemt
Et godt akkrediteringssystem skal være en komplet logistikløsning for alle menneskelige ressourcer, både personale der skal arbejde og andre besøgende der skal have akkreditering. Systemet skal tage sig af alle undtagen publikum, som ofte håndteres gennem et billetsystem. Akkreditering er en kompleks og avanceret øvelse, men bliver meget enkel med et godt system.
