Mange mennesker er så glade, når et vellykket arrangement er slut, at de glemmer at vedligeholde eller bygge videre på deres frivillige database. Det betyder, at de inden næste arrangement skal starte næsten med det samme med at skaffe frivillige, hvilket koster en del tid og penge.
Det er besværligt og dyrt at rekruttere nye frivillige, især hvis du skal starte forfra. Løsningen er at opbygge en mere langsigtet og loyal database over frivillige.
Vedligehold ikke din database
I sporten er du meget frivilligt fokuseret, men du kan sagtens tilføje flere til en overskuelig database, f.eks. tidligere medlemmer, bedsteforældre etc. Tænk bredt. Det er også vigtigt at have et godt værktøj til at indhente samtykke, så man frit kan passe mennesker og vedligeholde databasen uden for arrangementerne. Databasen skal også have et overblik over, hvad de forskellige personer kan bidrage med, hvad de kan have kompetence til, hvad de tidligere har lavet af frivilligt arbejde mv.
Det er smart at beholde de frivillige bedst muligt og så længe som muligt, og holde dem engageret undervejs. Hvorfor ikke have et system, hvor du sender fødselsdagshilsner ud, premierer ekstra engagerede frivillige, giver tips om fede arrangementer eller andet, som får dig til at skille dig lidt ud og de frivillige føler sig taget hånd om? Du kan også invitere til et mindearrangement for at holde kontakten med de frivillige efter et større arrangement. Der er stor konkurrence om frivillige, så det er vigtigt at passe godt på dem, man allerede har.
Bred kompetence giver tryghed
Det er meget nemmere at lave gode arrangementer, hvis man ved mere om sine folk, og hvad de har lavet af frivilligt arbejde før. Så er det nemmere at sætte den rigtige det rigtige sted, så de frivillige kan lide jobbet og bliver ved.
Når kompetenceoverførslen kan ske mellem de frivillige, giver det mindre arbejde for arrangøren. Det kan også være, du ønsker at efterlade noget cirkulation og lave en mere langsigtet plan for de frivillige, fordi de fleste frivillige gerne vil prøve nye opgaver. Det hjælper arrangøren til at få en bredere kompetence blandt de frivillige, da det gør det meget nemmere at få dækket vagter, hvis nogen bliver syge. På den måde reduceres risikoen betydeligt.
Frivillige som indtægtskilde
For mange klubber og hold kan frivilligbasen være en indtægtskilde i forbindelse med andre arrangementer. Du kan "udleje" dine egne frivillige til andre arrangementer. En fodboldklub kan sagtens "udleje" frivillige til et maraton, for at skaffe velgørende penge til klubben. Så får de frivillige også lidt variation i de jobs, der udføres på frivillig basis.
Hvis man bare sætter folk på vagter, de ikke vil have, falder de ofte fra. Derfor bør man tilbyde forskellige typer job fra tid til anden, for at give folk valgmuligheder. Følelsen af valg giver som regel bedre loyalitet og længere varighed til de frivillige. Derudover genopbygges en bredere kompetence, hvilket giver større muligheder for arrangøren.
Statistik, tak!
Fører man statistik over de frivillige, ved man mere om, hvem man egentlig har med at gøre, og hvor man skal lede efter flere frivillige. Ved at kende kønsfordeling, gennemsnitsalder, uddannelsesniveauer, hvem der er mest loyal osv., kan du gøre det nemmere at målrette de rigtige målgrupper, hvis du ønsker at lave ændringer i dit frivillige personale. Hvis man kun har enlige, akademiske mænd på 45 år i det frivillige nummer, så kan det være dumt at bruge tid på at forsøge at rekruttere flere i samme demografiske område, hvis man ønsker en større grad af diversitet.
Aggregerede data kan gøre dig meget klogere på, hvad der betaler sig for netop deres begivenhed. Det kan give bedre forudsætninger for at fastholde de frivillige og bruge dem fornuftigt. Hvis du bruger dataene rigtigt, kan du opnå en fordel i forhold til andre, der også søger frivillige. Og jo mere professionel du er, jo flere frivillige vil gerne arbejde for netop dit arrangement. Ægte og motiverede frivillige, der bidrager til det bedste arrangement, vil også tiltrække deltagere og publikum i den hårde konkurrence mellem arrangementerne.
Del godterne
I et godt system er det nemt at invitere de frivillige med til næste arrangement, mens det i et regneark er svært at holde styr på. Der spares undtagelsesvis meget tid på at holde de frivillige fra implementering til implementering. Det koster tid og penge hele tiden at skulle rekruttere nye ressourcer, så det er vigtigt at tage sig af dem, du har.
Flere og forskellige arrangører i en region eller by kan med fordel bygge en database sammen, det kan betale sig. Så skal du ikke starte på nul hver gang, hvilket sparer både tid og penge. Med en god, regional database kan man bruge ressourcerne i flere sammenhænge. Ofte har de frivillige flere interesser, og du kan bruge dem på f.eks. både fodboldcupper og musikfestivaler.
Nemt at være på forkant
Det er meget nemmere at være på forkant med frafald med en ordentlig database. Du kan se statistik og forudsige aldersfrafald, skifteholdsarbejde mv., hvilket betyder, at du gradvist og planlagt kan forny din frivillighed.
God databaseopbygning giver kontinuitet, kompetencekortlægning, kompetenceudvikling, loyalitet og viden om, hvem du har. Folk får mindre og mindre tid, og derfor bliver det vigtigere og vigtigere at passe på dem, man allerede har. God frivilligkultur er vigtig og gør planlægningen meget nemmere!
Privatlivets fred skal beskyttes
GDPR er meget vigtig at passe på, og får du de frivillige til at vedligeholde oplysninger om sig selv, er du altid opdateret. Det giver arrangøren sikkerhed og sikkerhed for, at privatlivets fred til enhver tid varetages i overensstemmelse med gældende regler.
Hvis man ikke har en ordentlig database, er det meget krævende at have fuld kontrol over dette. I værste fald betyder det, at du har en "falsk" database, du ikke kan bruge, da du ikke må kontakte ressourcerne. Fordi ressourcerne selv kan vedligeholde deres egne data, undgås det også i højere grad, at der returneres mails, eller at der ikke kommer SMS’er.
Brug databasen aktivt
Tænk bredt, når du rekrutterer, og tænk samarbejde på tværs af arrangementer, hvis du samarbejder med flere aktører. Sørg for noget nyrekruttering hvert år, så du kompenserer for naturligt og statistisk frafald. Sørg for, at databasen ikke er for gammel eller ubalanceret, når det kommer til intern erfaring, alder, kønsbalance, mangfoldighed mm.
Lad alle vedligeholde deres egen info, det giver bedre odds for at du når dem når du skal, samtidig med at du faktisk bygger loyalitet. Hold de frivillige engageret hele året og lad systemet fungere, så de gør så meget som muligt selv.
