Ved rekruttering, hvad enten det er frivillige, funktionærer, mandskab, deltidsansatte eller lignende, er det vigtigt at have gennemtænkt processen i god tid.
Det er nogle af de ting, man bør tænke over
- Hvilke opgaver skal løses, og hvem er bedst egnet til at løse dem?
- Hvor mange skal vi bruge til at løse disse opgaver?
- Hvad forventer vi af dem, og hvad kan de forvente af os?
- Hvorfor skal folk vælge at ansøge/registrere sig hos os?
- Hvilke oplysninger skal vi indsamle i ansøgningsskemaet og hvorfor?
- Hvem skal have adgang til oplysningerne, og hvordan skal vi behandle dem?
- Hvordan sikrer vi, at vi overholder love og regler (GDPR)?
- Hvem skal administrere indgående registreringer/ansøgninger?
- Planlæg for hvornår, hvad der vil ske (åben ansøgningsskema, behandle ansøgninger, interview, give feedback)
- Hvordan kommunikerer vi og hvem kommunikerer hvad?
- Hvilke kanaler skal vi bruge for at få fat i de rigtige mennesker?
Behovsanalyse / Målgruppe
Inden du går i gang med at rekruttere, er det en god idé at definere de forskellige opgaver, du ønsker løst. Har du brug for særlig ekspertise? Er der fysikkrav til specifikke opgaver? Hvor mange personer skal du bruge til at løse opgaven, hvis det fx tager flere dage?
Ved at lave en behovsanalyse får du hurtigt et overblik over, hvor mange du har brug for, hvilken type kompetence der er behov for, og hvilken information der bør indsamles for at kvalificere kandidater til opgaverne.
Det er vigtigt, at I ser på arrangementet eller aktiviteten i sin helhed og koordinerer behov imellem jer. Kan du dele personale? Kan I løse problemer sammen? Etc.
Motivation til dem, der søger
Hvorfor skulle nogen vælge at bidrage til dig? Og hvordan kan du sikre dig, at du får den rigtige person til at løse problemet? Mange af rekrutteringsmedarbejderne har ikke tænkt godt nok igennem det udvekslingsforhold, der er forbundet med at udføre frivilligt arbejde. Ved at være tydelig på, hvad du tilbyder, og hvad du forventer af dem, der er med, kan du nemmere få afklaret motivationen hos dem, der bidrager og dermed skræddersy kommunikationen og sørge for at leve op til bidragydernes forventninger.
For eksempel tilbyder mange festivaler gratis billetter i bytte for arbejdskraft. Motivationen for dem, der søger, vil så i høj grad være at få gratis adgang, men har ikke nødvendigvis taget stilling til, om de er motiverede for at løse opgaven. Vender man kommunikationen omkring udvekslingsrelationen mere mod, at kandidaterne søger om at få værdifulde kompetencer, netværk og lære nye mennesker at kende, kan motivationen bidrage til, at de gør et bedre stykke arbejde, og den relation, man opbygger, bliver mere varig.
Det, du kommunikerer om udvekslingsforholdet, skal afspejle, hvad du forventer af kandidaterne, og hvad der forventes, skal tydeligt fremgå.
Hvilke oplysninger er vigtige at indsamle i en registreringsproces?
Det er naturligvis essentielt at få personoplysninger og ud fra behovsanalysen – kan det også være, du skal samle nogle flere kvalifikationsoplysninger. Men jo flere spørgsmål du stiller, jo større er risikoen for, at potentielle kandidater falder fra i processen. Det er derfor vigtigt at tage stilling til, om de stillede spørgsmål er relevante for udvælgelsen. Mange spørger om tøjstørrelse, allergi, hvilke dage de vil arbejde osv. og beder så kandidaterne om at give disse oplysninger, selvom de måske ikke er udvalgt.
Måske er en bedre måde at gøre dette på at indsamle information gennem flere trin.
Ved den indledende rekruttering indsamles kun oplysninger, som man skal have i en udvælgelse og kvalificering af kandidaterne. Og når du har godkendt kandidaten – kan du begynde at indsamle information, der er relevant for den opgave, der skal løses, og anden information. Herigennem får du kun den information, du har brug for, fra kandidaterne, og du arbejder i overensstemmelse med retningslinjerne for privatliv.
Privatliv og samtykke
I den nye privatlivsforordning, der blev indført i juli 2018 (GDPR), er du forpligtet til at indhente relevant samtykke fra dem, du beder om at registrere. Du er også forpligtet til at have et bevist forhold til, hvad du skal gøre med oplysningerne, hvem der skal have adgang til dem og rutiner for, hvordan de skal håndteres efterfølgende.
Et samtykke skal derfor gives af kandidaten i tilmeldingsprocessen. I samtykke er det vigtigt, at du er klar over, hvorfor du indsamler disse oplysninger, hvad de skal bruges til, hvem der får adgang til dem, og hvad du vil gøre med oplysningerne, når du engagerer dig.
Kandidatudvælgelse
Når du har startet en rekrutteringsproces, er det vigtigt at vide, hvem der skal foretage udvælgelsen, og hvor hurtigt dette vil ske. På forhånd bør der udarbejdes et ansvarskort og rutiner for, hvem i organisationen, der skal gøre hvad og hvornår.
For dem, der skal ansøge, er det også vigtigt at kunne kommunikere tydeligt ud, hvad der sker, efter du har indsendt din ansøgning/tilmelding. Dette kan ske ved at have tydelig kommunikation i kvitteringer om, at kandidaterne får udleveret ved tilmelding. Jo klarere du er i kommunikationen, jo mindre unødvendige spørgsmål får du.
