Den lille by Ulricehamn i Västra Götalands län er så heldige, at de hvert andet år kan arrangere World Cup langrend. Som tak leverer de et vellykket arrangement hvert år, de arrangerer.
Therese Andersson har for nylig sagt op fra sin rolle som personalechef, men vil formentlig aldrig trække sig helt ud af VM-cirkuset i Ulricehamn. Til det trives hun for godt.
Taget i seng
- Da vi startede med det her i 2016, havde vi nogle gamle systemer at forholde os til. Det var simpelthen besværligt og uden overblik. Vi anede heller ikke, hvad der ventede os forud for de første konkurrencer i 2017, og forventede omkring 10.000 besøgende om dagen. Det var 30.000, og vi indså hurtigt, at vi havde brug for bedre løsninger inden arrangementet i 2019. Med så mange mennesker skal man have et godt system for at kunne organisere og holde styr på alle embedsmænd, hvilket giver det fulde overblik. Hvis ikke, havde vi næppe fået tilbudt at arrangere i 2021, smiler Therese.
God planlægning er vigtig
Det kræver planlægning at få alle på nye systemer, og derfor er det vigtigt at være på forkant og tænke lidt langsigtet.
- Egentlig blev vi ringet op af Mobilise allerede i 2017, men så blev det for tæt på konkurrencen for os. På det tidspunkt havde vi en partner, som brugte et system, vi kunne "låne". Det gav os muligheder for at få information, se frivillige osv., men det var mere skræddersyet til erhvervslivet end sportsbegivenheder. Derfor valgte vi Mobilise til 2019-arrangementet, som en samlet løsning, forklarer Therese.
- Vi begyndte at bruge Mobilise i det tidlige forår 2018, så vi skulle komme ordentligt ind i det hele, inden 2019-arrangementet nærmede sig. Organisationskortet var allerede klar, og det var dermed nemt at komme i gang i Mobilise. Senere i foråret 2018 kørte vi en introduktion til alle i administrationen og gruppelederne, som dermed kunne holde alt for sig selv efter uddannelsen. Det gav alle masser af tid til at lære og forstå og gav tidligt ejerskab til løsningen.
"Det fungerer utrolig godt, og jeg vil faktisk kalde det helt genialt!"
Therese Andersson
Praktisk at bruge
Ved opstilling af lister i Mobilise kan frivillige og gruppeledere udfylde alt om sig selv. Det giver mindre plads til fejl og et godt overblik for de ansvarlige.
- Vi søger efter frivillige i forskellige kanaler og alle melder sig selv direkte ind i Mobilise. Vi har selv lavet et specifikt layout, ud fra præcis hvilken information vi har brug for. Det fungerer utrolig godt, og jeg vil faktisk kalde det helt genialt!, siger Therese begejstret.
- Når først funktionærer er optaget, er det nemt at køre godkendelser af GDPR, hvilket betyder, at vi opfylder myndighedernes krav. Derudover har vi sat det op, så du udfylder tøjstørrelser, hvilket gør det hurtigt og nemt at køre ud lister til profileringsansvarlig.
Nem opfølgning
Der er nogle gange behov for at følge op på personer, der endnu ikke har tilmeldt sig, eller dem, der endnu ikke har oprettet vagter.
- Hvis der ikke er nogen, der har tilmeldt sig, ved vi altid, hvem det er. Disse kan vi følge op på via mail, sms eller telefon, fordi vi har det fulde overblik over læsebekræftelser i Mobilise. Det er derfor nemt at mane i Mobilise, og det er også nemt at flytte folk til andre grupper, hvis der er for mange i en gruppe. Vi giver alle vores frivillige tre valgmuligheder for de steder, de vil arbejde, men det er meget nemt stadig at flytte dem, når det er nødvendigt, siger Therese.
Nemt at skabe mødesteder
- Vi har også brugt systemet til at træne embedsmændene på forhånd, plus at vi har møder i grupperne. Vi distribuerer indkaldelser til møderne gennem Mobilise, uanset om de er fysiske eller digitale. Under pandemien blev alle møder selvfølgelig holdt digitalt, men det fungerede også fremragende. Vi er en lille by, så vi har også embedsmænd, der bor 8-10 miles væk.
Godt overblik over tidsforbrug
- En del af overskuddet fra arrangementet i Ulricehamn går tilbage til de klubber og organisationer, der har bidraget. Derfor bruger vi formularfunktionerne til tidtagning, udover at alle indtaster, hvem de arbejder på vegne af. På den måde kan vi køre en helt fair fordeling af overskuddet, baseret på det antal frivillige timer, hver klub har leveret, fortæller Therese stolt.
Du SKAL have kontrol
De, der er ansvarlige, er naturligvis dem, der er mest optaget af at have fuld kontrol før, under og efter begivenheder.
- Vi har aldrig problemer med at følge informationsstrømmen, og kan nemt kontrollere, at informationer modtages og læses, takket være funktionen til læsebekræftelse. Under corona-pandemien var dette så meget desto vigtigere, da en stor del af embedsmændene skulle testes. De indsendte deres testresultater selv, og vi kunne nemt se, hvem der manglede test, og hvad testresultaterne var. Det var utroligt værdifuldt, og gjorde det hurtigt og nemt at finde ud af, hvor vi havde brug for flere mennesker.
Husk at se folk
- Morgenen før den første konkurrence plejede vi at sende en fin sms ud til alle. Vi synes, det er vigtigt at "peppe" folk lidt, så de forstår, at arrangementet står og falder på deres indsats. Derudover sender topchefen altid en tak ud efter arrangementet, så alle føler sig set og taget hånd om. Det er rart. Vi sender også et evalueringsskema ud, så alle kan komme med forslag til forbedringer. Først da bliver vi bedre år for år.
Mange fordele
- Jeg tør ikke sige, at den første løsning, vi havde, er direkte sammenlignelig, men vi føler virkelig, at vi får en komplet løsning med Mobilise. Det lille, der skulle justeres i starten, fik vi god hjælp til. Det er også en styrke, at opbakningen hos Mobilise er god. Vi får også et utroligt godt overblik over hele organisationen, se hvornår grupper er fyldte, hvor der mangler folk – og det er ikke muligt at dobbeltbooke folk. Det er meget smart!
- Skal man gennemføre en større sportsbegivenhed, er det meget nemt at få det fulde overblik med Mobilise. Du kan dele opgaver eller gøre alt selv, eller du kan give begrænset adgang eller adgang til alt. Vi synes, det er meget nemt at bruge for alle, det er en rigtig totalløsning, og det giver fuld kontrol over organisationen, slutter en tilfreds Therese.
