Når man skal rekruttere frivillige til et arrangement, en festival, en sportsbegivenhed eller andet, er der mange ting at tænke over. Med frivillige skal man huske, at de faktisk er involveret frivillig, hvilket betyder, at du som arrangør skal agere professionelt og betænksomt. Her er vores bedste tips til at få succes med at rekruttere.
Hvor mange frivillige har du brug for?
Lav en behovsanalyse internt. Du skal vide præcis, hvor mange personer du skal bruge for at udføre alle opgaverne. Opsæt alle opgaverne og det antal personer, du skal bruge til hver opgave, og få det fulde overblik.
Hvad er dine kompetencebehov?
Har du brug for særlige fagfolk, såsom læger, førstehjælpere, folk med ledelseserfaring eller andet? Det skal du have helt klart for dig, inden rekrutteringsprocessen går i gang. Afklar kompetencebehovet, så både du og de frivillige kender kravene.
Hvordan rekrutterer du til de forskellige roller?
Kompetencekravene skal være meget klare, når du begynder at rekruttere. Særlig ekspertise bør måske hentes fra særlige miljøer. Få først de kritiske roller på plads, inden du begynder at rekruttere mere "almindelige" roller.
Vær opmærksom på de forskellige motivationsfaktorer
Nogle vil melde sig frivilligt bare for at deltage i et arrangement, nogle bliver skræmt af deres partner, mens andre er oprigtigt interesserede i at give alt. Forsøg på den bedst mulige måde at kortlægge alle frivilliges faktiske motivation for at møde op. Opret formularer, der udfyldes i rekrutteringsprocessen.
Husk formelle krav
Alder og livserfaring kan ofte have betydning ift opgaven. Det er f.eks. ikke rigtigt at give en 10-årig en masse ansvar. Personlighedsfølsomhed er lige så vigtig! Spørg ikke om politik, allergier, sygdomme, religion osv. Få præcis, hvad du har brug for, og ikke mere, for at gennemføre den første runde af kvalifikationen.
Hvilke kanaler skal man rekruttere i?
I nogle tilfælde kan Facebook, Ad Words og lignende kanaler være gode til at rekruttere frivillige. Tænk gerne lidt nyt, så rekrutteringen ikke drukner i alt det andet. Sæt altid en klar geografisk og demografisk grænse før rekrutteringsprocessen. Hvis arrangementet er i Oslo, har du næppe brug for frivillige fra Stockholm.
Hvornår skal man rekruttere?
Dette varierer lidt ift. hvad man arrangerer, men det er vigtigt at tænke over. Hvis der f.eks. er en musikfestival, så man skal passe på ikke at rekruttere for tidligt. De færreste ved, hvad de skal om mange måneder, og pludselig er der noget andet, de hellere vil. Hvis det sker for 300 personer, så kan det betyde, at du skal i gang med en ny rekrutteringsproces. Tættere giver faktisk mindre frafald i mange tilfælde.
Pas på de frivillige
Onboarding-processen skal være fuldstændig fejlfri og nøje planlagt, FØR de frivillige begynder at tilmelde sig. Hvis forløbet er dårligt, er der risiko for, at frivillige trækker sig. En god oplevelse og en følelse af professionalisme får frivillige til at føle sig velkomne og have lyst til at være med hele vejen.
Byg databasen aktivt
Husk, at det er en langvarig proces at få frivillige. Gennem god onboarding, klar kommunikation og omtanke for de frivillige beholder du dem, du allerede har erhvervet. Når du over tid opbygger en solid stamme i frivilligdatabasen, skal du ikke rekruttere en masse hvert år. Brug frivillige til at rekruttere venner og bekendte.
Giv klare forventninger
Det er meget vigtigt, at du er meget klar over, hvad du forventer af de frivillige – og hvad du giver tilbage. Genbetjeningen kan være gratis entré, gratis mad, gratis fest eller bare et skulderklap. Det vigtige er, at de frivillige ved præcis, hvad de får for deres indsats.
”Et arrangement er bare et arrangement i kraft af de frivillige. At give de frivillige en god oplevelse, og passe godt på dem, hjælper os med at holde dem fra arrangement til arrangement. Når man ved, hvor meget det koster at holde et arrangement, bliver prisen for Mobilize en meget lille del af det samlede budget – og et meget dumt sted at forsøge at spare penge."
Thomas Nolan Hansen, World Cross Country Championships 2019, Aarhus
