I en onboarding-proces for frivillige er det vigtigt, at dette er korrekt. Både for at de frivillige skal føle sig ønskede, for at de forstår hvad de skal lave, men også for at de bliver motiverede og udfører på en god og korrekt måde. Her finder du ud af, hvad du skal tænke på i onboarding-processen.
Har klare roller
Lad der aldrig være tvivl om, hvem der har hvilken rolle i onboarding-processen og i de videre processer. Rolleafklaring blandt lederne er helt afgørende, ligesom det er vigtigt tidligt at fortælle de frivillige, hvem deres nærmeste leder er. Usikkerhed giver ofte utilfredshed, som ofte vokser yderligere, når de frivillige begynder at kommunikere med hinanden.
Lav en kommunikationsplan
Allerede i forberedelsen bør du lave en klar kommunikationsplan for både forberedelserne og selve arrangementet. Ud over onboarding-kommunikation med frivillige bør den samme plan omfatte al påtænkt kommunikation til nettet, sociale medier, presse osv.
Giv en varm velkomst
Send en varm velkomst/bekræftelse på mail, hvor du ønsker hver enkelt frivillig tillykke med det job, de har fået, og takker for deres engagement. Giv samtidig information om præcis, hvad de skal gøre, hvad der generelt forventes af dem, og hvad der derefter sker. Det er vigtigt at give klare beskeder helt fra starten. Brug gerne flettefelter med personnavne ved udsendelse af oplysninger, og gør det så personligt som muligt.
Rekrutter gennem de frivillige
Allerede når du starter ombord, kan du få de udvalgte til at hjælpe dig med at få flere frivillige. Få dem til at hjælpe dig med at få med deres venner og bekendte, det sparer dig for en masse tid brugt på rekruttering.
Sikre kompetence
Hvis du i rekrutteringsprocessen har opdaget, at de frivillige mangler kompetencerne til at udføre jobbet, så fortæl dem, hvor eller hvordan de kan erhverve det, de mangler. Lad dem gerne teste deres egen viden i et e-læringssystem, gennem tests etc. Tjek undervejs, at alle har gennemført uddannelsen, og at kompetencen er blevet god nok. Flyt gerne folk, hvis det viser sig, at de faktisk er mere egnede til andre opgaver, end de oprindeligt var sat til.
Vær en ven
Det er meget vigtigt, at de frivillige føler sig velkomne og i banden fra første øjeblik. Men i fortsættelsen er det også vigtigt at kommunikere klart og behageligt, og vise at man sætter pris på hver enkelt. Det betyder, at de frivillige får en stærkere relation til lederen, og at forpligtelsen mellem arrangøren og den frivillige føles stærkere for den frivillige. Det giver som regel meget mindre frafald undervejs.
Bliv kendt
Tilskynd alle involverede til at poste et billede af sig selv i det organisationssystem, du bruger. Det gør det meget nemmere at blive genkendt og kendt, og ikke mindst at huske navne og opbygge relationer.
Timing er vigtig
Send ikke beskeder efter 2200 om aftenen eller før 0800 om morgenen. Mange sover i denne periode og faren er derfor stor, at beskederne går dem forbi, eller at de ikke husker indholdet.
Kommuniker klogt
Overdriv ikke kommunikationen over for de frivillige, du bør informere dem – lad være med at slide dem op. Hellere sjældent og lidt mere end ofte og lidt. Hold dog al kommunikation kort, kortfattet og klar, uden plads til misforståelser.
Styr kommunikationen gennem kanaler, du ejer, og hvor du har kontrol. Tag ejerskab af en eller to kommunikationskanaler fra starten, og lad ikke frivillige oprette noget for sig selv. (Ikke grupper på Facebook, WhatsApp, Messenger osv.)
Lad være med at genere folk, der gør, hvad de skal, uanset om det er e-læring, læsning af dokumenter eller andet.
Efter arrangementet er det vigtigt at koordinere takken fra arrangementet. Det holder med en tak til alle, fra toplederen.
