Vil du have et vellykket arrangement?
Så behøver du Mobilise.
Mobilise er en optimeret løsning til rekruttering, organisering, samarbejde og planlægning af frivillige og medarbejdere – samlet i ét smart, brugervenligt, online værktøj.
Dette er hvad vores kunder siger:
Morten Rasch Eliassen
Trondheim Maraton, Norge
Thomas Nolan Hansen
VM i terrænløb, Aarhus
Therese Andersson
World Cup i langrend, Ulricehamn, Sverige
Nogle kunder vi har hjulpet:
MOBILISE giver øget kvalitet, bedre kontrol og reduceret risiko.
Mobilise er:
- Meget brugervenlig
- Klar og kontrollerbar
- Tidsbesparende
- Riskreducerende
- Kontinuitetsskabende
Mobilise giver:
- Alle funktioner på ét sted
- Fuldt privatliv iflg GDPR
- Kompetencesikring
- Professionelt indtryk
- Hurtig og korrekt support
En komplet løsning kombineret med erfaring og ekspertise
Planlæg
Planlæg
The Mobilise Way - System og kompetence
Mobilise er en langsigtet partner, som er med jer hele vejen. Vores team har lang erfaring og høj kompetence indenfor "workforce management". Sammen med jer laver vi en plan for, hvordan vi optimerer og effektiviserer processerne, så det bliver et strategisk værktøj for organisationen.
Status – hvor er du og hvor vil du hen?
Før du kan lave en plan om, hvor du vil hen, er det klogt at vide, hvor du er. Sammen med vores kunder analyserer vi aktuelle arbejdsprocesser og kortlægger muligheder. Dette danner grundlaget for vejen frem. Sammen laver vi en plan, definerer mål, KPI'er og målemetoder og implementerer de nødvendige tiltag.
Med gennemtænkt strategi og planer, målrettede tiltag og gode værktøjer øges forudsætningerne for succes betydeligt,
Mobilise har et meget fleksibelt rekrutteringssystem, som nemt kan konfigureres til at imødekomme forskellige behov og processer. Inviter tidligere frivillige til at være med igen, få de rigtige kontaktoplysninger og uddeleger ansvaret for udvælgelsen – uden at miste overblikket.
Tilmeldingsblanket
Mobilise tilbyder færdige formularskabeloner, der kan bruges med det samme eller tilpasses jeres behov. Formularer tilpasser sig alle typer skærme og kan tilbydes på flere sprog. Tilmeldingsformularen er "smart" og vil kunne dirigere kandidaterne til egnede grupper ud fra specificerede kriterier. Eks. Hvis gruppen kræver, at du er over 18 år, og kandidaten er under 18, får de ikke lov til at søge til denne gruppe. Automatisk e-mail bekræftelse af alle indsendte tilmeldinger.
Adgangskontrolleret og effektiv behandling af ansøgninger
Administrationsskranken giver et godt overblik over alle ansøgninger, tæller mod behov og gør det nemt at håndtere større antal ansøgere ad gangen. Administratorer kan give adgang til gruppeledere, så de kan vælge deres eget personale. Administrationsskranken kan tilpasses den enkelte administrator/gruppeleders behov, som data skal vises med.
Forskellige metoder til behandling af ansøgninger
Hver kunde kan vælge den procedure, der passer bedst til netop deres begivenhed. Skal alle, der tilmelder sig automatisk godkendes uden nogen manuel behandling? Ønsker du at udsende et tilbudsbrev til hver ansøger, som kræver accept, før de aktiveres? Ønsker du en prioriteret ansøgningsproces eller at personer skal kunne godkendes i flere grupper? Det meste er muligt og administrationsskranken og processen kan nemt konfigureres til at få det præcis som du ønsker det.
Hent ekstra information, når du har brug for det!
Har du brug for at kende t-shirtstørrelsen eller oplysninger til pårørende til dit personale? Hvis du har brug for at indsamle yderligere oplysninger, efter at folk har indsendt deres oplysninger, kan du aktivere indsamlingen af disse data, efter at de er blevet aktiveret. Ikke alle oplysninger skal samles i en registreringsformular – nogle oplysninger vil du kun vide om dem, der rent faktisk skal arbejde for dig.
Privatliv
Hele ansøgningsprocessen vurderes nøje i forhold til privatlivsreglerne, og vores rådgivere vil sikre, at du er i overensstemmelse med privatlivsreglerne både i forhold til de oplysninger, du indsamler, og hvordan de behandles, hvem der har adgang til dem, hvordan de opbevares og at du har det samtykke du har brug for. Gennem Mobilise skal der aldrig være tvivl om, hvorvidt du opererer inden for reglerne eller ej.
Rapporter og dashboards
Mobilises rapporter giver dig et godt overblik over hele rekrutteringsprocessen og giver dig nyttige KPI'er, der kan bruges som sammenligningsgrundlag.
Træning af ressourcer = god investering
Velinformerede, kvalificerede og uddannede ressourcer har bedre forudsætninger til at gøre et bedre stykke arbejde for dit arrangement, og de hjælper med at øge kvaliteten og reducere unødvendig risiko.
E-læringsprogram
Gennem e-læringsmodulet i Mobilise kan du opsætte forskellige e-læringsprogrammer til forskellige grupper og teste, om de har læst og forstået den information, du har sendt dem. Man kan opsætte fuldgyldige e-læringsprogrammer, der inkluderer billeder, video og spørgsmål.
Sikrer at du har kvalificeret personale til opgaverne
Hvis du vil sikre dig, at du har kvalificeret personale til nogle opgaver, kan du bruge e-learning til at verificere, at de har tilstrækkelig viden og kompetence om det job, de skal løse. Eksempelvis er det en god idé for alle, der arbejder med alkoholservering, at kende barreglerne - så kan du opsætte en prøve med xx antal spørgsmål og kræve, at de består denne prøve. Først når de består testen, får de rollen som bartender. Når du senere laver vagter for bargruppen, kan du indstille, at det kun er dem med rollen som "bartender", der får lov til at tilmelde sig barvagter. De, der ikke består prøven, vil så ikke blive tilbudt at arbejde barskifte. Du kan til enhver tid se, hvem der har bestået og ikke og dermed enten køre en ekstra træning på dem, der ikke har bestået eller sætte dem til andre opgaver, som de er bedre egnet til.
Lav undersøgelser og evalueringer
E-læringsmodulet kan også bruges til at lave undersøgelser og evalueringer af ressourcerne under og efter arrangementet er gennemført. Alle svar kan hentes i Excel til videre bearbejdning og rapportering.
Udfør
Udfør
Nå dine ressourcer med vores enkle kommunikationsværktøjer
Nå dine ressourcer med vores enkle kommunikationsværktøjer. Hvis dit personale ikke modtager eller læser den information, du sender - er det tvivlsomt, om de kan gøre et godt stykke arbejde for dig. Det er derfor vigtigt, at kommunikationen ikke styres af tilfældigheder. Vores enkle kommunikationsværktøjer hjælper med at nå dine ressourcer, og kan følge op på dem, der ikke får information. På en separat "Min Side" finder du al relevant information relateret til deres indsats.
Al kommunikation samlet ét sted (Min Side)
I Mobilise får alle ressourcer adgang til en personlig Min Side. Her har de det fulde overblik over al den information du sender dem, vagter, e-læring, håndbøger, invitationer mm. Min side sætter en stopper for e-mails, der ikke ankommer, eller lange e-mail-tråde.
Ønsker du at oprette en invitation med tilmelding, lægge en video op, dele en artikel, udgive et dokument eller oprette en e-læring, har du mulighed for det. Systemet er sat op med alle de forskellige værktøjer, du skal bruge for at engagere og informere dine ressourcer og have overblik over, hvem der skal følges op.
Nemt at sende beskeder
Mobilises kommunikationsværktøjer gør det nemt at dele information med grupper, enkeltpersoner eller bruge færdige "systemgrupper" (fx alle dem, der er på vagt i dag). Du kan sende information til Min Side, som en e-mail, som en SMS eller en kombination.
Udsendelser kan tidsindstilles. Det betyder, at gruppeledere og administratorer kan sende alle informationer og beskeder på forhånd, og systemet sikrer den rigtige distribution til dig.
Ressourcerne får den information, de har brug for – når de har brug for det!
Alle oplysninger, der tilføjes til en gruppe, vil være synlige for alle, der tilføjes til gruppen – uanset hvornår de tilføjes. På den måde sikrer du, at alle får den rigtige information og forenkler gruppeledernes arbejde.
Fuld kontrol og sporbarhed af alt, hvad du sender
På alle beskeder eller informationer, du sender fra systemet, får du læst og afsendt rapporter, der viser dig, hvem der læser, hvem der skal følges op eller hvornår e-mail eller sms skulle fejle. Du kan sende påmindelser til dem, der ikke har læst.
Følg med i aktiviteten – reducer frafaldet
Som gruppeleder eller administrator kan du nemt se, hvem der læser information og logger ind på Min Side. Det giver dig mulighed for at følge op på dem, der ikke er aktive og mindske chancen for at falde fra.
Den rigtige person på det rigtige sted på det rigtige tidspunkt
Den rigtige person, på det rigtige sted - på det rigtige tidspunkt. Undgå besværlige bemandingsprocesser og lad dit personale selv løse dette. Det sparer dig tid, kan reducere frafald og øger sandsynligheden for, at dit personale vil tage flere vagter
Automatiseret skiftplan
I Mobilises skiftplanlægningssystem kan du nemt oprette alle vagter, definere behov, kvalifikationer og jobbeskrivelser. Dette kan også importeres fra Excel. Aktiverer du systemets autobemandingsfunktion, sørger systemet for, at ledige ressourcer inviteres automatisk, og at de kan tilmelde sig de skift/vagter, der passer til dem. Når en vagt er fuld, vil systemet sikre, at ingen andre kan tilmelde sig denne vagt. Du kan selvfølgelig vælge, om du også vil bemande manuelt – når det er nødvendigt.
Ingen dobbeltbookinger - garanteret!
Systemet tillader ikke dobbeltbookinger, og visning af ledige vagter og mandskab vil automatisk blive knyttet til tilgængelighed. Personale kan selv gå ind på Min Side og se deres vagter, som de har takket nej til, og hvilke nye de har mulighed for at tilmelde sig.
Lad personalet selv skifte vagter
Når planerne ændres, kan en person på Min Side afmelde en vagt og hellere sidde på en anden vagt, der passer dem bedre. Gruppelederen får automatisk besked om dette. Systemet sikrer, at andre tilgængelige ressourcer så kan tilmelde sig det åbne rum – så det fyldes med et andet.
Smart notifikation og påmindelse om arbejdsskift
Systemet kan udsende automatiske påmindelser til personalet, inden de går på vagt. Dette er med til at mindske frafaldet og sikrer, at de er godt informeret om, hvor de skal mødes, og hvad de skal gøre. Notifikationsfunktionen er smart, så den ikke sender SMS ud for sent om natten, om natten når folk sover eller for tidligt om morgenen.
Ind- og udtjekning - hvem arbejdede egentlig?
At vide, hvem der er kommet på arbejde, er afgørende for at kunne gennemføre en planlagt aktivitet. Dette kan gøres ved en central check-in, af hver enkelt gruppeleder eller af den frivillige selv når de er indenfor det rigtige område (ved hjælp af geolocation).
Et separat dashboard opdateres løbende, og du har det fulde overblik over, hvem og hvor mange der er kommet, hvem der mangler, hvem der skal komme og alle andre relevante data. Du har til enhver tid det fulde overblik over personalet.
Rapporter og dashboards
Tilknyttet vagtmodulet får du en række dashboards og rapporter, der giver dig det nødvendige grundlag for rapportering, timesedler, løn- og betalingsgrundlag for udvalgte grupper og ressourcer mm. Ved at bruge ind- og udtjekning af personale vil systemet kunne give dig et overblik ned på timeniveau for den enkelte ressource.
Automatiser logistik og få fuld kontrol
Akkrediteringssystemet automatiserer logistikken omkring registrering, tildeling og distribution af billetter, arbejdskort, tøj, materialer, gæstfrihed, spisning mm. Fuld kontrol over alt - alt på ét sted!
Dynamisk og fleksibel - passer til alt.
Akkrediteringsmodulet forenkler administrationen af tildeling og distribution af akkrediteringsobjekter. Det kan for eksempel være armbånd, akkrediteringskort, mad- og drikkekuponer, VIP-billetter, overnatning, transport, materialer mm. Systemet er fleksibelt og kan opsættes efter deres behov.
Integreret og automatiseret akkreditering af frivillige og funktionærer
Bruger du frivilligsystemet og akkrediteringsmodulet, kan personalet automatisk få tildelt akkreditering baseret på, hvilken gruppe de tilhører. Du indtaster selv, hvem der skal have adgang til hvad, eller får hvilke produkter.
Modulet kan tilknyttes vagtplanlæggeren, så der f.eks. kun personer, der har siddet vagt, får udleveret adgangskort. Du kan også lave regler, der sikrer, at det kun er dem, der arbejder, der får tildelt mad- eller drikkevarekuponer. Du kan også tilsidesætte eller "låse" tildelte akkrediteringer. Når disse processer sættes i system, sparer organisationen en masse tid, får et samlet overblik på tværs af arrangementet, reducerer forkerte opgaver og har fuld kontrol.
Supporterer alle typer akkreditering - kort, armbånd, QR-koder eller RFID
Fra Mobilise kan du generere akkrediteringskort til alle godkendte personer, der enten kan printes på forhånd eller direkte på stedet. Systemet understøtter alle korttyper og -formater - og du bestemmer selv, hvilken information der skal printes på kortet. Det er muligt at have forskellige kort til forskellige grupper.
Ønskes distribution af armbånd understøttes dette også, eller man kan koble akkrediteringssystemet til tredjepartssystemer som QR-kode eller RFID-adgang, dette kan lade sig gøre.
Separat ansøgningsskema til eksterne (gæster, samarbejdspartnere, leverandører eller lignende).
Ved at lade gæster, sponsorer, pressen og andre grupper, der skal have akkreditering, selv ansøge, sparer du ikke kun en masse tid, men det vil give dig et bedre datagrundlag, kontrol og overblik. Alle ansøgninger om akkreditering vil blive lagt ind i en rettighedsstyret akkrediteringsskranke og automatisk sorteret i køer efter ansøgningernes status.
Alt du skal gøre er at godkende (eller afvise) de indkommende anmodninger, og systemet håndterer feedback til ansøgeren, tildeler de korrekte niveauer og forbereder alt til distribution. Alle processer er sporbare, så du kan se, hvem der har gjort hvad og hvornår.
Gruppeansøgninger kan afhentes under en tilmelding
Har du sponsorer eller andre grupper, der skal tilmelde flere personer under samme paraply, kan du bruge systemets gruppeformular. Hvor du kan give sponsoren adgang til en adgangskodebeskyttet side, hvor de kan indtaste de personer, der skal tildeles akkrediteringer. Du kan styre antallet af personer eller akkrediteringsobjekter sponsoren får tildelt - så du har kontrol.
Når sponsoren er færdig med at optage personerne, godkendes ansøgningen, og alle personerne tildeles de akkrediteringer, de skal have. Systemet sikrer, at den enkelte modtager bekræftelse på, at de er godkendt og vejledning om, hvor det kan afhentes. Dashboard og rapporter
Lær
Lær
Få statistik og lær af det
Efter hvert arrangement kan du hente statistik fra systemet i alle former. Disse data er vigtige for at kunne fange trends og udviklinger til dit arrangement. Du kan bruge denne indsigt til at blive bedre, og til at igangsætte tiltag for at vende negative tendenser eller videreudvikle de positive.
KPI'er giver dig retning og hastighed
Alle arrangører af gentagne begivenheder bør definere nogle Key Performance Indicators (KPI'er). Det er indikatorer, der kan hjælpe jer med at måle, om I er på rette vej.
Det kan for eksempel være rekrutteringstempoet, hvor du kan måle, hvor mange ansøgere du i gennemsnit får pr. dag. Gennemsnittet fortæller dig, om du vil bruge mere eller mindre tid på at rekruttere de ressourcer, du har brug for, og hvornår du eventuelt skal implementere yderligere tiltag for at nå målene.
Et andet eksempel på en KPI kan være såkaldt "churn", hvilket betyder annullering. Altså hvor mange af dem du har rekrutteret, som af en eller anden grund ikke møder op. Dette nøgletal vil give dig mulighed for at tage højde for dette i næste gennemføring – og dermed undgå at blive underbemandet.
Viden bliver til kompetence
Data sat i et system giver ny viden, og viden brugt korrekt kan blive kompetence. Hvis du er klar over, hvilke data du har brug for, giver systemet dig mulighed for at hente dem. Tænk derfor grundigt over, hvilke statistikker der er vigtige for dig, og hvordan du kan få dem. Når du har dette på plads, vil du hurtigt se, at data kan give ny indsigt, som kan være afgørende for din videre succes.
Mobilise hjælper dig igennem hele processen og giver dig den brugerstøtte og træning, du skal bruge for at lykkes med at nå målene.
Introduktion af et nyt system og arbejdsmetode er krævende...
Det er Mobilise godt klar over. Vi hjælper dig i processen med at introducere systemer og processer ved sammen at synliggøre fordelene og resultaterne for dig.
Mobilise bistår vores kunder hele vejen med brugersupport, opfølgning og træning, så brugerne ikke møder de mindst mulige barrierer, og at de oplever det som nemt at bruge.
Uden regelmæssige evalueringer er det ikke muligt at lære, forbedre og udvikle sig. Med data fra systemerne og erfaringer tager vi status med dig, foretager nødvendige justeringer og lægger en plan for vejen frem.
Gør resultaterne synlige og fejr målopfyldelsen
For at få folk med og skabe entusiasme i organisationen, er det vigtigt, at du deler resultaterne og fejrer målopfyldelsen.
Strategi, planer, mål og tiltag bør derfor evalueres og vurderes løbende. Mobilise hjælper dig med at evaluere og synliggøre præstationsmålene og finde nye mål, som du kan nå hen imod.
En forbedringsproces stopper aldrig – en kan altid gøre tingene bedre!
Tips og råd
Få adgang til professionelle tips. Nedenfor finder du eksempler på nogle af emnerne i relevante fagartikler. Du kan få adgang til disse ved at anmode om adgang til vores ressourcebank i formularen nedenfor.
Sådan rekrutterer du til frivilligt arbejde
I en onboarding-proces for frivillige er det vigtigt, at dette er korrekt. Både for at de frivillige skal føle sig ønskede, for at de forstår hvad de skal lave, men også for at de bliver motiverede og udfører på en god og korrekt måde. Her finder du ud af, hvad du skal tænke på i onboarding-processen.
Krav til et godt akkrediteringssystem
Et godt akkrediteringssystem er meget vigtigt før og under et arrangement. Både samarbejdspartnere, sponsorer og frivillige er helt afhængige af, at alt omkring akkreditering er korrekt. Her får du lidt mere at vide om, hvad et godt akkrediteringssystem skal kunne klare.
Få de frivillige til at gøre et godt stykke arbejde
Når først du har rekrutteret frivillige OG ombord på dem, er hele hovedjobbet der stadig. For selve jobbet er selve arrangementet. Og hvis arrangementet går galt, så er det faktisk ledernes ansvar, uanset hvem der har gjort hvad. Her er nogle tips til at hjælpe dig i gang.
Hvordan man sikrer en vellykket onboarding af frivillige
I en onboarding-proces for frivillige er det vigtigt, at dette er korrekt. Både for at de frivillige skal føle sig ønsket, for at de forstår hvad de skal lave, men også for at de bliver motiverede og udfører på en god og korrekt måde. Her finder du ud af, hvad du skal tænke på i onboarding-processen.
Byg frivilligdatabasen effektivt
Mange mennesker er så glade, når et vellykket arrangement er slut, at de glemmer at vedligeholde eller bygge videre på deres frivillige database. Det betyder, at de inden næste arrangement skal starte næsten med det samme med at skaffe frivillige, hvilket koster en del tid og penge.
Gode skabeloner er guld - vi giver dig nogle af dem!
For at gennemføre et godt arrangement skal man planlægge rigtig godt. Vi vil gerne hjælpe dig lidt på vej, og har lavet nogle skabeloner du kan bruge som udgangspunkt for dit eget system. Hvad du vil bruge, og hvad du vil tilføje, bestemmer du selv.
Om os
Mobilise blev oprindeligt udviklet og skræddersyet til ski-VM i Oslo i 2011 for at rekruttere og organisere 2.500 frivillige. Grundet løsningens store succes og et vellykket arrangement blev Mobilise kommercialiseret og videreudviklet efter ski-VM.
Nu, over 10 år senere, har mere end 300 skandinaviske kunder håndteret over 500.000 frivillige gennem løsningen. Løsningen har været brugt til store og små sportsbegivenheder, festivaler og andre kulturelle arrangementer, i over 40 kommuner, på destinationer, i virksomheder og blandt en lang række frivillige organisationer. Løsningen er den mest komplette på markedet i dag, og et meget vigtigt værktøj for rigtig mange mennesker.
