Der er et stigende behov for systematisering og effektivisering, der er i tråd med den frivillighed, vi ser mere og mere af i dag. De frivillige vil gerne træffe deres egne valg, og det skal være nemt at blive involveret. Det er noget tv-aktionen ønsker at imødekomme, og det er i høj grad sket gennem udvikling af et skræddersyet system siden 2016 kaldet tv-aktionsportalen sammen med Mobilise.
Vi mødte Gunnar Stabell på Sentralen i Oslo med et smil på læben. Vi tror, det er fordi pandemien endelig er forbi. Vi sætter os ned med en god kop kaffe og snakken flyder let. Temaet er Frivillighed sat i system og årets tv-kampagne.
Stabell har arbejdet i tv-kampagnen siden 2018 og er i dag blandt andet teamleder for gennemførelsen af tv-kampagnen i fem amter, og har hovedansvaret for den digitale udvikling.
Inden da arbejdede han i UNICEF, hvor Stabell først stiftede bekendtskab med Mobilize og vigtigheden af at bringe frivilligheden i stand.
TV-kampagnen har været organiseret hvert efterår siden 1974 og har ydet livsvigtig hjælp til millioner af mennesker. I alt har tv-kampagnen samlet ni milliarder kroner ind, og hvert år arbejder 7.000 skønne frivillige landet over på at organisere tv-kampagnen i deres kommune. Målet er, at 100.000 frivillige bøssebærere besøger alle husstande i Norge Årets tv-kampagne går til Plans arbejde med at bekæmpe børneægteskaber.
Forenklet arbejdsdagen betydeligt med Mobilize
TV-kampagnen er afhængig af gode systemer med god struktur og effektiv kommunikation, da de hvert år skal kommunikere med flere tusinde frivillige. Tidligere arbejdede man meget manuelt i forhold til budskaber og kommunikation. Dette var tidskrævende, og en masse værdifuld viden og information forsvandt under arbejdet.
- Nu har vi simpelthen fået en enklere måde at arbejde på, og de frivillige har fået et bedre overblik over, hvad de skal hvor, hvornår og hvordan. Mulighederne for også at få en tættere og mere personlig dialog med de frivillige/udvalgene har været revolutionerende, siger Stabell.
Stabell forklarer videre, at de nu har et system, der fanger tidligere information og vigtig viden. At de kan bruge Mobilises system til at sende personlig sms ud til alle tidligere homoseksuelle transportører er effektivt og vigtigt for os i tv-kampagnen.
De digitale homoseksuelle
Hvert år går op mod 100.000 taskebærere ud over hele Norge og banker på for at samle penge ind til et godt formål. 2020 var et lidt anderledes år, da hele tv-kampagnen var digital. Du skulle så ændre hele brugerrejsen, og bøssebæreren mødte deres donorer via deres egne digitale platforme.
- Den her digitalisering skulle ske hurtigt og det gjorde vi i tæt samarbejde med Mobilise, hvor de også startede et integrationssamarbejde med Spleis.
Sådan blev den digitale tegnebog skabt. Det blev besluttet i august 2020, og her var Mobilize helt fantastiske til at tilpasse sig på en fremragende måde, siger Stabell.
TV-aktionsportalen
Systemet leveret af Mobilize har fået navnet TV-aktionsportalen af administrationen af TV-aktionen. Tv-aktionen ønsker naturligvis, at alle udvalgene i tv-aktionen ser værdien og nødvendigheden af at bruge tv-aktionsportalen.
- Vi ser, at det i dagens samfund ikke længere er værdifuldt at tage sig af de manuelle lister. Det må i så fald være for at passe på historien og se, hvordan vi arbejdede før, siger Stabell.
Stabell fortsætter med at forklare, hvorfor manualen ikke længere er relevant.
Det er fordi der er tale om et brud på persondatabeskyttelsesforordningen, utroligt tidskrævende og som han nævnte tidligere – at værdifuld viden forsvandt. Du kan ikke opdatere listerne manuelt på samme måde, som du kan digitalt. Derfor er det vigtigt at bruge Mobilize-systemet.
Bange for at magien forsvinder efter 1,5 års pandemi
TV-aktionen er meget opsat på fortsat at have mulighed for at mødes fysisk. Vi har været bekymrede for, at vanerne ændrer sig, og at de hyggelige møder ved døren forsvinder.
Så forsvinder noget af magien. Det bliver spændende at se, hvordan det bliver i fremtiden, siger Stabell.
-Det, vi er glade for, er, at der er skabt gode strukturer i Mobilise, som bygges sammen med os, hvor fysiske møder stadig er vigtige. Vi håber, at dette vil fortsætte.
Ydermere fortæller Stabell, at CRM ikke fungerer for frivilligt arbejde. Mobilize har løst den frivillige organisations udfordringer ved at skabe et særskilt HRM-system, der følger op på den nye form for frivillighed, der er mere udbredt i dag – og ikke mindst en måde at imødekomme behovet for fremtidens frivillighed.
Bøssebærerne vender tilbage år efter år
De, der bruger systemet rigtigt i dag, ser virkelig fordelene ved at bruge TV-handlingsportalen. De udvalg, der arbejder med at organisere og rekruttere homoseksuelle transportører lokalt, er frivillige eller politisk udpegede. Nogle af disse rekrutteres via kommunen, frivilligcentre, forskellige organisationer, temaet mm.
-Mange af vores udvalg, der i dag bruger systemet rigtigt, siger selv, at de oplever, at bøssebærerne vender tilbage år efter år, og det er blevet meget nemmere at kommunikere og følge op med dem.
Her er nogle af de tilbagemeldinger, vi har modtaget:
"Det bedste ved systemet er, at man har formået at skabe loyalitet ved nemt at kunne kontakte våbenførerne."
"Før Mobilise var det umuligt at følge op på alle vores bøssebærere."
”Ved hjælp af systemet kan vi nu skræddersy det helt ned til det behov, en bøssevogn har til, hvilken rute (område) de ønsker at gå.
"Det er værdifuldt, at vi nemt kan sende flere hundrede e-mails eller SMS'er ud og personalisere det hele."
Evalueringer og feedback er guld værd
Der er mange mennesker, der bruger TV-aktionsportalen hvert år, og alle bruger den på forskellige måder. Hele Norge deltager i denne store indsats.
"Den feedback, vi får fra vores frivillige/udvalg, er guld værd"
- Hvert år indsamler vi evalueringer fra vores udvalg for at vide, hvordan vi kan tilpasse tv-handlingsportalen endnu bedre. Det tager vi med os ind i møder med Mobilize, så vi sammen kan forbedre brugeroplevelsen.
Klarhed og god informationsstrøm
Mobilize hjælper brugeren af systemet til at få et bedre overblik over de menneskelige ressourcer, der til enhver tid skal ansættes og kommunikeres med.
- Systemet gør oplysningerne mere præcise, og vi har et løbende nationalt overblik over, hvor mange bøssebærere, der kommer ind, for eksempel i Arendal.
Så kan du lukke portalen i det specifikke område, så du ikke får for mange bevæbnede mænd. Dette kan styres både nationalt, regionalt og lokalt.
Stabell siger videre, at det værste er, hvis de skal sige nej til folk, der vil have en pistol med sig. Det er sket før. Men det sker ikke længere, hvor de bruger systemet, og bruger det korrekt!
Informationsstrømmen er meget god og rammer bedre hos dem, der modtager information. Systemet sikrer, at unødvendig information ikke sendes ud. Det er også rart at kunne lave færdige skabeloner og sende informationer ud til de udvalgte roller.
For eksempel oplysninger, der kun er beregnet til dem, der har registreret sig som virksomhedsleder.
Hvad er det bedste ved at arbejde med Mobilize, og hvorfor vil du anbefale os til andre?
-Mobilise er omstillingsparat, god til at skræddersy systemet efter behov, åben for ideer og lytter aktivt til vores behov.
Systemet er nemt at bruge, træning tager ikke lang tid, og vores 100.000 homoseksuelle transportører behøver naturligvis ingen træning. De får automatisk tilsendt de oplysninger, de har brug for, når de tilmelder sig gennem blimed.no
Stabell siger videre, at hvis det ikke havde været for Mobilise, havde vi været på jorden,
- Hvis du og din organisation endnu ikke har et separat HRM-system til frivillighed, anbefaler jeg, at du kontakter Mobilize for en snak allerede i dag.
I år starter tv-kampagnen på søndag. 24. oktober. Vil du deltage i årets største velgørenhed? Så kan du læse mere om, hvordan du bliver involveret ved at klikke her
