Komplett lösning för bemanning vid festivaler och kulturevenemang

Utföra

Nå fram till dina resurser med enkla kommunikationsverktyg

Nå dina resurser med våra enkla kommunikationsverktyg. Om din personal inte får eller läser informationen du skickar – är det tveksamt att de kan göra ett bra jobb åt dig. Det är därför viktigt att kommunikationen inte styrs av slumpen. Våra enkla kommunikationsverktyg hjälper till att nå dina resurser, och kan följa upp de som inte får information. På en separat "Min Sida" hittar du all relevant information relaterad till deras insatser.   

All kommunikation samlad på ett ställe (Min Sida)

I Mobilise får alla resurser tillgång till en personlig Min sida. Här har de full överblick över all information du skickar till dem, vakter, e-learning, handböcker, inbjudningar mm. Min sida sätter stopp för mejl som inte kommer fram eller långa mejltrådar.  

Om du vill skapa en inbjudan med registrering, lägga upp en video, dela en artikel, publicera ett dokument eller sätta upp en e-lärande har du möjlighet att göra det. Systemet är uppbyggt med alla olika verktyg du behöver för att engagera och informera dina resurser och ha överblick över vilka som behöver följas upp.

Enkelt att skicka meddelanden

Mobilise olika kommunikatonsverktyg gör det det enkelt att dela information med grupper, enskilda personer eller nyttja färdiga «system-grupper» (till exempel - alla dem som har pass idag). Man kan skicka information till Min Sida, som epost, som SMS eller en kombination. 

Utskicken kan tidsstyras. Detta betyder att gruppledare och administratörer kan lägga upp information och meddelanden på förhand och systemet ser då till att distribuera därefter. 

Resurserna får den information dom behöver – när dom behöver den!

All information som läggs till en grupp kommer att vara synlig för alla som läggs till i gruppen – oavsett när den läggs till. På så sätt säkerställer du att alla får rätt information och förenklar arbetet för gruppledarna.

Full kontroll och spårbarhet på allt ni skickar

På alla meddelanden eller information du skickar från systemet får du läsning och skickar rapporter som visar dig vem som läser, vem som måste följas upp eller när mejl eller sms skulle misslyckas. Du kan skicka påminnelser till de som inte har läst.

Följ aktiviteten – minska avhoppen

Som gruppledare eller administratör kan du enkelt se vem som läser information och loggar in på Min sida. Det ger dig möjlighet att följa upp de som inte är aktiva och minska chansen att hoppa av. 

Rätt person på rätt plats vid rätt tidpunkt

Rätt person, på rätt plats - vid rätt tidpunkt. Undvik krångliga bemanningsprocesser och låt din personal lösa detta själv. Det sparar tid, kan minska avhoppen och ökar sannolikheten att din personal tar fler skift

Automatiserat arbetsskift schema

I Mobilises skiftplaneringssystem kan man enkelt skapa alla arbetsskift, definiera behov, kvalifikationer och arbetsbeskrivningar. Det kan även importeras från Excel. Aktiverar man systemets automatiska bemanningsfunktion kommer systemet se till att tillgängliga resurser automatiskt blir inbjudna och att dem själva kan anmäla sitt till pass/skift som passar dem. När ett pass är fullt, kommer systemet se till att ingen fler kan anmäla sig på passet/skiftet. Man kan givetvis välja m man önskar bemanna manuellt likaså - när det är nödvändigt.

Inga dubbelbokningar - garanterat!

Systemet tillåter inte dubbelbokningar, och vad som visas bland tillgängliga skift och personal är automatiskt knutet till vad som är tillgängligt. Personal kan själva gå in på Min Sida och se sina skift, vilka de har tackat nej till och vilka nya de har möjlighet att anmäla sig till.

Låt personalen byta skift själva

När planerna ändras, kan en person på Min Sida själv avregistrera/avboka sig från ett pass och hellre sätta upp sig på ett annat som passar bättre. Gruppledare blir per automatik meddelade eventuella ändringar. Systemet ser till att andra tillgängliga resurser då kan anmäla sig till den nu lediga platsen - så att den fylls upp av någon annan.

Smarta varningar och påminnelser om arbetsskift

Systemet kan skicka ut automatiska påminnelser till personalen innan de går i tjänst. Detta bidrar till att minska avhoppen och säkerställer att de är välinformerade om var de ska träffas och vad de ska göra. Aviseringsfunktionen är smart så att den inte skickar ut SMS för sent på kvällen, på natten när folk sover eller för tidigt på morgonen. 

In- och utcheckning – vem har egentligen jobbat?

Att veta vem som kommit till sitt pass är viktigt för att kunna genomföra en planerad aktivitet. Detta kan göras via en central incheckning, av enskilda gruppledare eller av resursen själv när dem är inom rätt område ( med geolokalisering) 

En egen Dashboard uppdateras löpande, och ni har full översikt över vem och hur många som har kommit, vem som saknas, vem som skall komma och all annan relevant data. Man har även en komplett översikt på bemanning hela tiden.

Rapporter och dashboards

Knutet till schemamodulen får man en del olika dashboards och rapporter som ger er underlaget ni behöver för rapportering, tidrapporter, lön och utbetalningsunderlag till utvalda grupper och resurser mm. Genom att använda in-och utcheckning på personalen kommer systemet kunna ge er översikt på timnivå på enskilda resurser. 

Automatisera logistiken och få full kontroll

Ackrediteringssystemet automatiserar logistiken runt registrering, tilldelning och utdelning av biljetter, arbetspass, kläder, material, hospitality, mat mm. Full kontroll på allt - samlat på ett ställe!

Dynamisk och flexibel - passar till allt

Ackrediteringsmodulen förenklar adminstrattionen av tilldelningen och utdelning av ackrediteringsobjekt. Detta skulle kunna vara armband, ackrediteringskort, mat och drickabongar, VIP-biljetter, övernattning, transport, material mm. Systemet er flexibelt och kan läggas upp efter era behov.

Integrerad och automatiserad ackreditering av frivilliga och funktionärer

Om man använder frivilligsystemet och ackrediteringmodulen kan personal automatiskt bli tilldelad ackreditering utifrån vilken grupp dem tillhör. Ni skapar själv vem som skall ha tillgång till vad eller skall få vilka produkter.

Modulen kan knytas mot schemaläggningen så att till exempel endast personer som har satt upp sig på pass får utdelad access. Man kan även skapa regler som ser till att endast dem som jobbar skall få tilldelat mat- och/eller drickabongar. Man kan också överstyra eller «låsa» utdelade ackrediteringar. När dessa processer sätts i system sparar organisationen väldigt mycket tid, för total översikt på arrangemanget, reducerar felaktiga utdelningar och har full kontroll.

Supportar alla ackrediteringstyper - kort, armband, QR-koder eller RFID

Genom Mobilise kan ni generera ackrediteringskort till alla godkända som antingen kan tryckas på förhand eller direkt på plats. Systemet stöttar alla korttyper och format - och ni bestämmer vilken information som skall printas på kortet. Det är möjligt att ha olika kort för olika grupper. 

Önskar man utdelning av armband stöttas även det, eller man kan koppla upp ackrediteringssystemet mot ett tredjepartssystem som exempelvis QR-kod eller RFID tillgång kan göras.

Eget ansökningsformulär för externa (gäster, samarbetspartner, leverantörer eller liknande)

Genom att låta gäster, sponsorer, press och andra grupper som skall ha ackreditering söka själv, sparar inte bara er mycket tid, men det ger även er bättre underlag, kontroll och översikt. Alla ackrediteringsansökningar kommer till en ackrediteringsdesk och automatiskt sorterade i köer utifrån deras status.

Ni behöver bara godkänna (eller avslå) den inkommande förfrågan och systemet hanterar återkopplingen till den sökande, tilldelning av rätt nivåer och färdigställer för utdelning. Alla processer er spårbara så att ni kan se vem som gjort vad och när. 

Gruppansökan kan samlas under en registrering

Har man sponsorer eller andra grupper som skall registrera flera personer under samma paraply, kan man nyttja systemets gruppansökningsformulär. Där kan man ge sponsorer tillgång till ett lösenordsskyddad sida där dem själva kan lägga in personer som skall tilldelas ackrediteringar. Ni kan styra antal personer eller ackrediteringsobjekt sponsorerna blir tilldelad - så att man har kontroll.

När sponsoren är färdig med att lägga in alla personer, godkänns ansökan och alla personer får tilldelad ackreditering dem skall ha. Systemet ser till att den enskilda personen får bekräftelse skickad till sig om godkännande och instruktioner om var det kan hämtas ut. Dashboard och rapporter.