Vill du ha ett lyckat event?
Då behöver du Mobilise.
Mobilise är en optimerad lösning för rekrytering, organisering, samarbete och planering av volontärer och personal – samlat i ett smart, användarvänligt onlineverktyg.
Detta säger några av våra kunder:
Morten Rasch Eliassen
Trondheim Maraton, Norge
Thomas Nolan Hansen
VM i terränglöpning, Aarhus, Danmark
Therese Andersson
Världscup i längdskidåkning, Ulricehamn
Några kunder vi har hjälpt:
MOBILISE ger ökad kvalitet, bättre kontroll och minskad risk.
Mobilise är:
- Mycket användarvänlig
- Översiktlig och kontrollerbart
- Tids sparande
- Riskreducerande
- Kontinuitetsskapande
Mobilise ger:
- Alla funktioner på ett ställe
- Full sekretess enl GDPR
- Kompetenssäkring
- Professionellt intryck
- Snabb och korrekt support
En komplett lösning kombinerad med erfarenhet och expertis
Planera
Planera
The Mobilise Way - System och kompetens
Mobilise är en långsiktig partner som är med er hela vägen. Vårt team har lång erfarenhet och hög kompetens inom "workforce management". Tillsammans med er gör vi en plan för hur vi kan optimera och effektivisera processerna, så att det blir ett strategiskt verktyg för organisationen.
Status – var är ni och vart vill ni åka?
Innan du kan utarbeta en plan för var du vill vara, är det klokt att veta var du är. Tillsammans med våra kunder analyserar vi aktuella arbetsprocesser och kartlägger möjligheter. Detta ligger till grund för vägen framåt. Tillsammans gör vi en plan, definierar mål, KPI:er och mätmetoder och genomför nödvändiga åtgärder.
Med genomtänkt strategi och planer, riktade åtgärder och bra verktyg ökas förutsättningarna för att lyckas avsevärt,
Mobilise har ett mycket flexibelt rekryteringssystem, som enkelt kan konfigureras för att möta olika behov och processer. Bjud in tidigare volontärer att gå med igen, skaffa rätt kontaktinformation och delegera ansvaret för urval – utan att tappa koll.
Registreringsformulär
Mobilise erbjuder färdiga formmallar som kan användas omedelbart eller anpassas till dina behov. Schema anpassar sig till alla typer av skärmar och kan erbjudas på flera språk. Registreringsformuläret är "smart" och kommer att kunna rikta kandidaterna till lämpliga grupper baserat på specificerade kriterier. Ex. Om gruppen kräver att du är över 18 och kandidaten är under 18 kommer de inte att få ansöka till denna grupp. Automatisk e-postbekräftelse på alla inkomster.
Tillgångsstyrd och effektiv hantering av registreringar
Administrationsdisken ger en bra översikt över alla applikationer, räknar mot behoven och gör det enkelt att hantera större mängder sökande åt gången. Administratörer kan ge åtkomst till teamledare, så att de kan välja sin egen personal. Administrationsskrivbordet kan anpassas efter den enskilda administratörens / gruppchefens behov med vilka data som ska visas.
Olika metoder för behandling av ansökningar
Varje kund kan välja den procedur som bäst passar deras evenemang. Bör någon som registrerar sig automatiskt godkännas utan någon manuell behandling? Vill du skicka ett erbjudandebrev till varje sökande, som kräver godkännande innan det aktiveras? Vill du ha en prioriterad ansökningsprocess eller att personer kan godkännas i flera grupper? De flesta saker är möjliga och administrationsdisken och processen kan enkelt konfigureras för att få det exakt som du vill ha det.
Hämta ytterligare information när du behöver det!
Behöver du känna till t-shirtstorleken eller informationen till dina anhöriga till din personal? Om du behöver få ytterligare information efter att människor har skickat in sin registrering kan du aktivera insamlingen av dessa uppgifter efter att de har aktiverats. Inte all information bör inkluderas i ett registreringsformulär - viss information man bara vill veta om de som faktiskt fungerar för dig.
Privacy
Hela ansökningsprocessen utvärderas noggrant mot GDPR och våra rådgivare kommer att se till att du följer förordningar både vad gäller information du samlar in och hur de behandlas, vem som har tillgång till dem, hur de lagras och att du har det medgivande du behöver. Genom Mobilise ska det aldrig finnas några tvivel om du verkar inom reglerna eller inte.
Rapporter och dashboards
Mobilises rapporter ger dig en bra överblick över hela rekryteringsprocessen och ger dig användbara KPI:er som kan användas som jämförelseunderlag.
Utbildning av resurser = bra investering
Välinformerade, kvalificerade och utbildade resurser har bättre förutsättningar att göra ett bättre jobb för ditt evenemang, bidra till att höja kvaliteten och minska onödiga risker.
E-lärande program
Genom e-lärande modulen i Mobilise kan ni skapa olika e-program för olika grupper samt testa om dem har läst och förstått informationen ni har delgivit. Man kan skapa fullständiga e-lärande program som inkluderar bilder, videos och frågor.
Säkerställer att du har kvalificerad personal för uppgifterna
Önskar du att säkra kvalificerad personal till något uppdrag kan man använda e-läramodulen till att verifiera att dem har tillräcklig kunskap och kompetens kring jobben dem skall lösa. Till exempel kan det vara bra att alla som jobbar med alkoholservering kan utskänkningsreglerna - då kan man skapa ett test med xx antal frågor och kräva att dem måste klara testet för att kunna få åta sig uppdraget. Först när man klarat tested kan man tildelas rollen bartender. När man senare skapar uppdrag för bargruppen kan man begränsa genom att endast tilldela dem med rollen «bartender» skall kunna anmäla sig till barskiftet. Dem som inte klarar testet kommer då inte att erbjudas barskiften. Ni kan när som helst se vem som har klarat och inte klarat testet och därmed antingen köra en extra utbildning för dem som inte har klarat det eller ge dem andra uppdrag som dem är bättre lämpade för.
Skapa undersökningar och utvärderingar
E-lärande modulen kan även användas till att upprätta undersökningar och utvärderingar mot resurser både under men även efter arrangemanget är genomfört. Alla svar kan hämtas in i Excel för vidare bearbetning och rapportering.
Utföra
Utföra
Nå fram till dina resurser med enkla kommunikationsverktyg
Nå dina resurser med våra enkla kommunikationsverktyg. Om din personal inte får eller läser informationen du skickar – är det tveksamt att de kan göra ett bra jobb åt dig. Det är därför viktigt att kommunikationen inte styrs av slumpen. Våra enkla kommunikationsverktyg hjälper till att nå dina resurser, och kan följa upp de som inte får information. På en separat "Min Sida" hittar du all relevant information relaterad till deras insatser.
All kommunikation samlad på ett ställe (Min Sida)
I Mobilise får alla resurser tillgång till en personlig Min sida. Här har de full överblick över all information du skickar till dem, vakter, e-learning, handböcker, inbjudningar mm. Min sida sätter stopp för mejl som inte kommer fram eller långa mejltrådar.
Om du vill skapa en inbjudan med registrering, lägga upp en video, dela en artikel, publicera ett dokument eller sätta upp en e-lärande har du möjlighet att göra det. Systemet är uppbyggt med alla olika verktyg du behöver för att engagera och informera dina resurser och ha överblick över vilka som behöver följas upp.
Enkelt att skicka meddelanden
Mobilise olika kommunikatonsverktyg gör det det enkelt att dela information med grupper, enskilda personer eller nyttja färdiga «system-grupper» (till exempel - alla dem som har pass idag). Man kan skicka information till Min Sida, som epost, som SMS eller en kombination.
Utskicken kan tidsstyras. Detta betyder att gruppledare och administratörer kan lägga upp information och meddelanden på förhand och systemet ser då till att distribuera därefter.
Resurserna får den information dom behöver – när dom behöver den!
All information som läggs till en grupp kommer att vara synlig för alla som läggs till i gruppen – oavsett när den läggs till. På så sätt säkerställer du att alla får rätt information och förenklar arbetet för gruppledarna.
Full kontroll och spårbarhet på allt ni skickar
På alla meddelanden eller information du skickar från systemet får du läsning och skickar rapporter som visar dig vem som läser, vem som måste följas upp eller när mejl eller sms skulle misslyckas. Du kan skicka påminnelser till de som inte har läst.
Följ aktiviteten – minska avhoppen
Som gruppledare eller administratör kan du enkelt se vem som läser information och loggar in på Min sida. Det ger dig möjlighet att följa upp de som inte är aktiva och minska chansen att hoppa av.
Rätt person på rätt plats vid rätt tidpunkt
Rätt person, på rätt plats - vid rätt tidpunkt. Undvik krångliga bemanningsprocesser och låt din personal lösa detta själv. Det sparar tid, kan minska avhoppen och ökar sannolikheten att din personal tar fler skift
Automatiserat arbetsskift schema
I Mobilises skiftplaneringssystem kan man enkelt skapa alla arbetsskift, definiera behov, kvalifikationer och arbetsbeskrivningar. Det kan även importeras från Excel. Aktiverar man systemets automatiska bemanningsfunktion kommer systemet se till att tillgängliga resurser automatiskt blir inbjudna och att dem själva kan anmäla sitt till pass/skift som passar dem. När ett pass är fullt, kommer systemet se till att ingen fler kan anmäla sig på passet/skiftet. Man kan givetvis välja m man önskar bemanna manuellt likaså - när det är nödvändigt.
Inga dubbelbokningar - garanterat!
Systemet tillåter inte dubbelbokningar, och vad som visas bland tillgängliga skift och personal är automatiskt knutet till vad som är tillgängligt. Personal kan själva gå in på Min Sida och se sina skift, vilka de har tackat nej till och vilka nya de har möjlighet att anmäla sig till.
Låt personalen byta skift själva
När planerna ändras, kan en person på Min Sida själv avregistrera/avboka sig från ett pass och hellre sätta upp sig på ett annat som passar bättre. Gruppledare blir per automatik meddelade eventuella ändringar. Systemet ser till att andra tillgängliga resurser då kan anmäla sig till den nu lediga platsen - så att den fylls upp av någon annan.
Smarta varningar och påminnelser om arbetsskift
Systemet kan skicka ut automatiska påminnelser till personalen innan de går i tjänst. Detta bidrar till att minska avhoppen och säkerställer att de är välinformerade om var de ska träffas och vad de ska göra. Aviseringsfunktionen är smart så att den inte skickar ut SMS för sent på kvällen, på natten när folk sover eller för tidigt på morgonen.
In- och utcheckning – vem har egentligen jobbat?
Att veta vem som kommit till sitt pass är viktigt för att kunna genomföra en planerad aktivitet. Detta kan göras via en central incheckning, av enskilda gruppledare eller av resursen själv när dem är inom rätt område ( med geolokalisering)
En egen Dashboard uppdateras löpande, och ni har full översikt över vem och hur många som har kommit, vem som saknas, vem som skall komma och all annan relevant data. Man har även en komplett översikt på bemanning hela tiden.
Rapporter och dashboards
Knutet till schemamodulen får man en del olika dashboards och rapporter som ger er underlaget ni behöver för rapportering, tidrapporter, lön och utbetalningsunderlag till utvalda grupper och resurser mm. Genom att använda in-och utcheckning på personalen kommer systemet kunna ge er översikt på timnivå på enskilda resurser.
Automatisera logistiken och få full kontroll
Ackrediteringssystemet automatiserar logistiken runt registrering, tilldelning och utdelning av biljetter, arbetspass, kläder, material, hospitality, mat mm. Full kontroll på allt - samlat på ett ställe!
Dynamisk och flexibel - passar till allt
Ackrediteringsmodulen förenklar adminstrattionen av tilldelningen och utdelning av ackrediteringsobjekt. Detta skulle kunna vara armband, ackrediteringskort, mat och drickabongar, VIP-biljetter, övernattning, transport, material mm. Systemet er flexibelt och kan läggas upp efter era behov.
Integrerad och automatiserad ackreditering av frivilliga och funktionärer
Om man använder frivilligsystemet och ackrediteringmodulen kan personal automatiskt bli tilldelad ackreditering utifrån vilken grupp dem tillhör. Ni skapar själv vem som skall ha tillgång till vad eller skall få vilka produkter.
Modulen kan knytas mot schemaläggningen så att till exempel endast personer som har satt upp sig på pass får utdelad access. Man kan även skapa regler som ser till att endast dem som jobbar skall få tilldelat mat- och/eller drickabongar. Man kan också överstyra eller «låsa» utdelade ackrediteringar. När dessa processer sätts i system sparar organisationen väldigt mycket tid, för total översikt på arrangemanget, reducerar felaktiga utdelningar och har full kontroll.
Supportar alla ackrediteringstyper - kort, armband, QR-koder eller RFID
Genom Mobilise kan ni generera ackrediteringskort till alla godkända som antingen kan tryckas på förhand eller direkt på plats. Systemet stöttar alla korttyper och format - och ni bestämmer vilken information som skall printas på kortet. Det är möjligt att ha olika kort för olika grupper.
Önskar man utdelning av armband stöttas även det, eller man kan koppla upp ackrediteringssystemet mot ett tredjepartssystem som exempelvis QR-kod eller RFID tillgång kan göras.
Eget ansökningsformulär för externa (gäster, samarbetspartner, leverantörer eller liknande)
Genom att låta gäster, sponsorer, press och andra grupper som skall ha ackreditering söka själv, sparar inte bara er mycket tid, men det ger även er bättre underlag, kontroll och översikt. Alla ackrediteringsansökningar kommer till en ackrediteringsdesk och automatiskt sorterade i köer utifrån deras status.
Ni behöver bara godkänna (eller avslå) den inkommande förfrågan och systemet hanterar återkopplingen till den sökande, tilldelning av rätt nivåer och färdigställer för utdelning. Alla processer er spårbara så att ni kan se vem som gjort vad och när.
Gruppansökan kan samlas under en registrering
Har man sponsorer eller andra grupper som skall registrera flera personer under samma paraply, kan man nyttja systemets gruppansökningsformulär. Där kan man ge sponsorer tillgång till ett lösenordsskyddad sida där dem själva kan lägga in personer som skall tilldelas ackrediteringar. Ni kan styra antal personer eller ackrediteringsobjekt sponsorerna blir tilldelad - så att man har kontroll.
När sponsoren är färdig med att lägga in alla personer, godkänns ansökan och alla personer får tilldelad ackreditering dem skall ha. Systemet ser till att den enskilda personen får bekräftelse skickad till sig om godkännande och instruktioner om var det kan hämtas ut. Dashboard och rapporter.
Lära
Lära
Få statistik och lär av den
Efter varje händelse kan du hämta statistik från systemet i alla former. Denna data är viktig för att kunna fånga trender och utvecklingar för ditt event. Denna insikt kan du använda för att bli bättre, och för att initiera åtgärder för att vända negativa trender eller vidareutveckla de positiva.
KPI:er ger dig riktning och hastighet
Alla arrangörer av upprepade evenemang bör definiera några Key Performance Indicators (KPI:er). Det här är indikatorer som kan hjälpa er att mäta om du ni på rätt väg.
Det kan till exempel vara rekryteringstakten, där du kan mäta hur många sökande du i snitt får per dag. Avsnittet berättar om du vill lägga mer eller mindre tid på att rekrytera de resurser du behöver, och när du kan behöva genomföra ytterligare åtgärder för att nå målen.
Ett annat exempel på en KPI kan vara så kallad "churn", vilket betyder avbokning. Det vill säga hur många av de du har rekryterat som av någon anledning inte dyker upp. Detta nyckeltal ger dig möjlighet att ta hänsyn till detta i nästa genomförande – och därmed undvika att bli underbemannad.
Kunskap blir kompetens
Data som sätts in i ett system ger ny kunskap och kunskap som används på rätt sätt kan bli kompetens. Om du är medveten om vilken data du behöver, låter systemet dig hämta den. Tänk därför noga på vilken statistik som är viktig för dig och hur du kan få fram den. När du har detta på plats kommer du snabbt att se att data kan ge nya insikter som kan vara avgörande för din fortsatta framgång.
Mobilise hjälper dig genom hela processen och ger dig det användarstöd och utbildning du behöver för att lyckas nå målen.
Att införa ett nytt system och arbetsmetodik är krävande...
Mobilise är väl medveten om detta. Vi hjälper dig i processen att introducera system och processer genom att tillsammans synliggöra fördelarna och resultaten för dig.
Mobilise hjälper våra kunder hela vägen med användarsupport, uppföljning och utbildning, så att användare inte möter minst möjliga hinder och att de upplever det som lätt att använda.
Utan regelbundna utvärderingar går det inte att lära, förbättra och utvecklas. Med data från systemen och erfarenheter gör vi en status med dig, gör nödvändiga justeringar och gör en plan för vägen framåt.
Markera resultat och fira måloppnåelse
För att locka andra och skapa entusiasm i organisationen är det viktigt att dela resultaten och fira uppnåendet av mål.
Strategi, planer, mål och åtgärder bör därför regelbundet utvärderas. Mobilise hjälper dig att utvärdera och synliggöra resultatmålen och hitta nya mål du kan nå.
En förbättringsprocess slutar aldrig - man kan alltid göra saker bättre!
Tips och råd
Få tillgång till professionella tips. Nedan hittar du exempel på några av ämnena i relevanta yrkesartiklar. Du kan komma åt dessa genom att begära tillgång till vår resursbank i formuläret nedan.
Hur man rekryterar för volontärarbete
I en onboardingprocess för volontärer är det viktigt att detta stämmer. Både för att volontärerna ska känna sig önskade, för att de ska förstå vad de ska göra, men också för att de ska bli motiverade och utföra på ett bra och korrekt sätt. Här får du reda på vad du behöver tänka på i onboardingprocessen.
Krav på ett bra ackrediteringssystem
Ett bra ackrediteringssystem är mycket viktigt före och under ett event. Både partners, sponsorer och volontärer är helt beroende av att allt kring ackreditering är korrekt. Här får du veta lite mer om vad ett bra ackrediteringssystem ska kunna hantera.
Få volontärerna att göra ett bra jobb
När du väl har rekryterat volontärer OCH ombord på dem finns hela huvudjobbet kvar. För själva jobbet är själva evenemanget. Och om händelsen går fel, så är det faktiskt ledarnas ansvar, oavsett vem som har gjort vad. Här är några tips som hjälper dig att komma igång.
Hur man säkerställer en framgångsrik onboarding av volontärer
I en onboardingprocess för volontärer är det viktigt att detta stämmer. Både för att volontärerna ska känna sig önskade, för att de ska förstå vad de ska göra, men också för att de ska bli motiverade och utföra på ett bra och korrekt sätt. Här får du veta vad du behöver tänka på i onboardingprocessen.
Bygg volontärdatabasen effektivt
Många människor är så glada när ett lyckat evenemang är över, att de glömmer att underhålla eller bygga vidare på sin volontärdatabas. Det betyder att de inför nästa event måste börja nästan omgående med att skaffa volontärer, vilket kostar mycket tid och pengar.
Bra mallar är guld - vi ger dig några av dem!
För att genomföra ett bra evenemang måste man planera mycket väl. Vi vill hjälpa dig lite på vägen, och har skapat några mallar du kan använda som utgångspunkt för ditt eget system. Vad du vill använda och vad du vill lägga till bestämmer du.
Om oss
Mobilise utvecklades och skräddarsyddes ursprungligen för skid-VM i Oslo 2011, för att rekrytera och organisera 2 500 volontärer. På grund av lösningens stora framgång och ett lyckat evenemang kommersialiserades och vidareutvecklades Mobilise efter skid-VM.
Nu, över 10 år senare, har mer än 300 skandinaviska kunder hanterat över 500 000 volontärer genom lösningen. Lösningen har använts för stora och små idrottsevenemang, festivaler och andra kulturevenemang, i över 40 kommuner, på destinationer, i företag och bland ett stort antal frivilligorganisationer. Lösningen är den mest kompletta på marknaden idag, och ett mycket viktigt verktyg för väldigt många människor.
