Det finns ett växande behov av systematisering och effektivisering som ligger i linje med det volontärarbete vi ser allt mer av idag. Volontärerna vill göra sina egna val och det ska vara lätt att engagera sig. Detta är något TV-aktionen vill möta och har till stor del skett genom att sedan 2016 utveckla ett skräddarsytt system kallat TV-aktionsportalen tillsammans med Mobilise.
Vi träffade Gunnar Stabell på Sentralen, i Oslo med ett leende på läpparna. Vi tror att det beror på att pandemin äntligen är över. Vi slår oss ner med en god kopp kaffe och samtalet flyter på lätt. Temat är Volontärarbete satt i system och årets TV-kampanj.
Stabell har arbetat i TV-kampanjen sedan 2018 och är idag bland annat teamledare för genomförandet av TV-kampanjen i fem län, och har huvudansvaret för den digitala utvecklingen.
Dessförinnan arbetade han på UNICEF där Stabell först bekantade sig med Mobilize och vikten av att få ordning på volontärarbetet.
TV-kampanjen har anordnats varje höst sedan 1974 och har gett livsnödvändig hjälp till miljontals människor. Totalt har tv-kampanjen samlat in nio miljarder kronor och varje år jobbar 7 000 härliga volontärer över hela landet med att organisera tv-kampanjen i sin kommun. Målet är att 100 000 frivilliga gaybärare ska besöka alla hushåll i Norge Årets TV-kampanj går till Plans arbete för att bekämpa barnäktenskap.
Förenklade arbetsdagen avsevärt med Mobilize
TV-kampanjen är beroende av bra system med bra struktur och effektiv kommunikation, då de måste kommunicera med flera tusen volontärer varje år. Förr arbetade man väldigt manuellt i förhållande till budskap och kommunikation. Detta var tidskrävande och mycket värdefull kunskap och information försvann under arbetets gång.
– Nu har vi helt enkelt fått ett enklare arbetssätt, och volontärerna har fått bättre överblick över vad de ska göra var, när och hur. Möjligheterna att även ha en närmare och mer personlig dialog med volontärerna/kommittéerna har varit revolutionerande, säger Stabell.
Stabell berättar vidare att de nu har ett system som fångar upp tidigare information och viktig kunskap. Att de kan använda Mobilises system för att skicka ut personliga sms till alla före detta gaybärare är effektivt och viktigt för oss i tv-kampanjen.
De digitala homosexuella
Varje år går upp till 100 000 väskbärare ut över hela Norge och knackar dörr för att samla in pengar till ett gott ändamål. 2020 var ett lite annorlunda år då hela TV-kampanjen var digital. Man fick sedan ändra hela användarresan och gaybäraren träffade sina givare via sina egna digitala plattformar.
– Den här digitaliseringen var tvungen att ske snabbt och det gjorde vi i nära samarbete med Mobilise, där de även startade ett integrationssamarbete med Spleis.
Så här skapades den digitala plånboken. Detta beslutades i augusti 2020 och här var Mobilize helt fantastiska på att anpassa sig på ett utmärkt sätt, säger Stabell.
TV-actionportalen
Systemet som levereras av Mobilize har fått namnet TV-aktionsportalen av administrationen för TV-aktionen. TV-aktionen vill naturligtvis att alla nämnder i TV-aktionen ska se värdet och nödvändigheten av att använda TV-aktionsportalen.
– Vi ser att det i dagens samhälle inte längre är värdefullt att ta hand om de manuella listorna. Det måste i så fall vara att ta vara på historien och se hur vi jobbade tidigare, säger Stabell.
Stabell fortsätter med att förklara varför manualen inte längre är relevant.
Det är för att det sker ett brott mot personuppgiftsskyddsförordningen, otroligt tidskrävande och som han nämnde tidigare – som värdefull kunskap försvann. Du kan inte uppdatera listorna manuellt på samma sätt som du kan digitalt. Därför är det viktigt att använda Mobilize-systemet.
Rädd att magin ska försvinna efter 1,5 års pandemi
TV-aktionen är väldigt mån om att fortsätta ha möjlighet att träffas fysiskt. Vi har varit oroliga för att vanorna ska förändras och att de trevliga mötena vid dörren ska försvinna.
Då försvinner en del av magin. Det ska bli spännande att se hur det blir i framtiden, säger Stabell.
-Det vi är glada över är att det skapats bra strukturer i Mobilise som byggs ihop med oss där fysiska möten fortfarande är viktiga. Vi hoppas att detta kommer att fortsätta.
Vidare säger Stabell att CRM inte fungerar för volontärarbete. Mobilize har löst frivilligorganisationens utmaningar genom att skapa ett separat HRM-system som följer upp den nya typ av volontärarbete som är vanligare idag – och inte minst ett sätt att möta behovet av framtida volontärarbete.
Gaybärarna återkommer år efter år
De som använder systemet rätt idag ser verkligen fördelarna med att använda TV-actionportalen. De kommittéer som arbetar med att organisera och rekrytera gaybärare lokalt är frivilliga eller politiskt tillsatta. En del av dessa rekryteras via kommunen, frivilligorganisationer, olika organisationer, temat mm.
–Många av våra nämnder som idag använder systemet rätt säger själva att de upplever att vapendragarna återkommer år efter år och det har blivit mycket lättare att kommunicera och följa upp med dem.
Här är några av feedbacken vi har fått:
"Det bästa med systemet är att man har lyckats skapa lojalitet genom att enkelt kunna kontakta vapendragarna."
"Innan Mobilise var det omöjligt att följa upp alla våra vapendragare."
”Med hjälp av systemet kan vi nu skräddarsy det ända ner till det behov en vapendragare har för vilken väg (område) de vill åka.
"Det är värdefullt att vi enkelt kan skicka ut flera hundra mejl eller SMS och anpassa det hela."
Utvärderingar och feedback är guld värda
Det är många som använder TV-actionportalen varje år och alla använder den på olika sätt. Hela Norge deltar i denna stora satsning.
"Den feedback vi får från våra volontärer/kommittéer är guld värd"
– Vi samlar varje år in utvärderingar från våra nämnder för att veta hur vi kan anpassa TV-handlingsportalen ännu bättre. Detta tar vi med oss i möten med Mobilize så att vi tillsammans kan förbättra användarupplevelsen.
Tydlighet och bra informationsflöde
Mobilize hjälper användaren av systemet att få en bättre överblick över personalresurser som hela tiden ska anställas och kommuniceras med.
– Systemet gör informationen mer korrekt och vi har en löpande nationell översikt över hur många gaybärare som kommer in, till exempel i Arendal.
Sedan kan du stänga portalen i det specifika området så att du inte får för många beväpnade män. Detta kan hanteras både nationellt, regionalt och lokalt.
Stabell säger vidare att det värsta är om de måste säga nej till folk som vill bära en pistol. Det har hänt förut. Men händer inte längre där de använder systemet, och använder det på rätt sätt!
Informationsflödet är mycket bra och träffar bättre hos dem som får information. Systemet ser till att onödig information inte skickas ut. Det är också trevligt att kunna skapa färdiga mallar och skicka ut information till de utvalda rollerna.
Till exempel uppgifter som endast är avsedda för den som har registrerat sig som verksamhetschef.
Vad är det bästa med att arbeta med Mobilize och varför skulle du rekommendera oss till andra?
-Mobilise är anpassningsbar, bra på att skräddarsy systemet efter behov, öppen för idéer och lyssnar aktivt på våra behov.
Systemet är lätt att använda, utbildningen tar inte lång tid och våra 100 000 gaybärare behöver uppenbarligen ingen utbildning. De får automatiskt den information de behöver när de registrerar sig via blimed.no
Stabell fortsätter med att säga att om det inte hade varit för Mobilise så hade vi varit på marken,
– Om du och din organisation ännu inte har ett separat HRM-system för volontärarbete rekommenderar jag att ni kontaktar Mobilize för en pratstund redan idag.
I år startar tv-kampanjen på söndag. 24 oktober. Vill du delta i årets största välgörenhet? Då kan du läsa mer om hur du engagerar dig genom att klicka här
