Bedriftsidretten Midt-Norge arrangerer SpareBank1 SMN Trondheim Maraton hver høst, som er Norges eldste maraton. Arrangementet har vokst seg til å bli et av de viktigste idrettsarrangementene i Norge, med over 10.000 deltakere på startstreken.
Morten Rasch Eliassen er fast ansatt prosjektleder og forteller oss noen av hemmelighetene bak suksessen.
– Bedriftsidretten Midt-Norge er et særforbund med mange ulike kretser, og vi er hele ni fast ansatte. Det gjør oss til en av de aller største bedriftsidrettskretsene i Norge. Vi arrangerer også Idrettsfestivalen, så vi har mange års erfaring på avvikling av store idrettsarrangementer.
Systemet vokser med behovet
Med over 400 frivillige involvert stilles det store krav til systemer, kommunikasjon og oversikt. De valgte seg derfor Mobilise for noen år siden, for å klare å holde kontroll på alt og alle.
– Jeg hadde hørt om Mobilise gjennom håndballen, og da vi skjønte vi måtte ha et system for kommunikasjon var Mobilise det naturlige valget. Der var hele rammeverket på plass og vi kunne bruke det vi ønsket der og da, og øke på etter hvert. Vi ga hele ansvaret for Mobilise til én person internt, som gjorde at vi fikk full kontroll. Hun sørget for at alle fikk nødvendig opplæring i akkurat det de skulle bruke.
«Gjennom Mobilise vet alle hva de skal gjøre, hvor og når. Det gir meg som prosjektleder enorm trygghet.»
Morten Rasch Eliassen
Riktig kommunikasjon er nøkkelen
Mobilise gir optimale muligheter for å kommunisere riktig med de frivillige, og de fleste bruker det også til å sette opp grupper og vaktlister.
– Vi har allerede en stab med frivillige, men bruker Mobilise til å sortere og håndtere dem, og til all kommunikasjon mellom oss, dem og dem imellom. Vi har en arbeidsgruppe på 10 personer pluss meg. Under oss ligger rundt 30 gruppeledere, som har ansvar for f.eks. start/mål, drikkestasjoner, gjerder, ulike deler av løypa etc. Gjennom Mobilise vet alle hva de skal gjøre, hvor og når. Det gir meg som prosjektleder enorm trygghet, hevder Morten.
– Vi lederne kommuniserer også noe på epost innledningsvis, deretter går ALLE over på Mobilise noen måneder før arrangementet. Der bookes møter, gis beskjeder og hentes tilbakemeldinger. Gruppelederne bruker Mobilise til å sette opp vaktlister, og de frivillige aksepterer og bekrefter – raskt og enkelt. Mobilise er en stabil plattform med et enormt mulighetsrom, som gir svært lav risiko for oss arrangører.
Veldig enkelt å bruke
– For oss er nok kalenderen den viktigste funksjonen. Vi har både halve og hele vakter, og da er det svært viktig å kunne se at det er, eller har vært, folk på jobb. Særlig under koronapandemien, med alle tiltakene som måtte gjøres, var dette svært viktig. Og når vi kan legge inn rutiner og laste opp beskrivelser, så gjør det de frivilliges jobb betydelig enklere, samtidig som det forsikrer gruppelederne om at ting gjøres riktig.
Alt har sine positive og negative sider, men det er jo også øyet som ser. Mobilise gir uansett et hav av muligheter, og så bruker man det man har behov for der og da.
– De store fortrinnene for oss, kontra regneark eller andre systemer, er at Mobilise har en totalitet og stabilitet vi liker, pluss et hav av andre funksjoner. Det gir oss muligheter til å ta i bruk mer og mer av systemet i fremtiden, etter hvert som vi vokser og ser behovet. Systemet er komplekst på en god måte. Noen vil kanskje tenke at det er for stort, men det tror jeg utelukkende handler om holdninger. Vi i SMN Trondheim Maraton er i hvert fall utrolig fornøyde.
Den største gevinsten
– Vi har delt inn maratonløypa vår i åtte rom i Mobilise, som har gitt oss veldig god oversikt over vaktlister og arbeidsoppgaver. Med 400 frivillige er det viktig at man ikke bruker fellesmeldinger, men at alle får beskjed om kun det som angår dem. Facebook, Messenger etc. fungerer ikke på denne type kommunikasjon, og mange glemmer eller besvarer ikke den type meldinger.
Man kan også sette opp lesebekreftelser, som gjør at man VET når folk har mottatt og forstått beskjedene. Der gir virkelig Mobilise full kontroll, og det tror jeg er den største gevinsten for oss, sammen med vaktlistefunksjonaliteten.
Fornøyde frivillige
Det er ikke gitt at alle frivillige har eksakt det samme engasjementet som arrangøren. Noen er der kanskje bare for å overvære arrangementet, for å se kjentfolk løpe eller for å slå ihjel litt tid en lørdag.
– Jeg har hørt om arrangører som har mislyktes med andre typer systemer. Jeg tror det skyldes at man ikke gjør den innsatsen som må til innledningsvis. Ettersom vi satte én dedikert ansatt på saken, ble det også enklere for Mobilise å bistå oss i den innledende fasen, ved at alle spørsmål ble samordnet. Tidspunktet for implementering gjorde også at vi fikk jobbet alt skikkelig inn under huden i god tid FØR arrangementsavvikling nærmet seg. Mobilise sine konsulenter har vært utrolig dyktige og hjelpsomme, og har også bidratt til at vi er så fornøyde med løsningen som vi er.
– Våre frivillige er nå veldig fornøyde med Mobilise. Men, det tok altså litt tid å få lært dem opp. Når alle var satt ordentlig inn i løsningen ble det mye enklere for alle, også gruppelederne. Et råd fra meg er dermed å ta skikkelig eierskap for å få ting på plass, understreker Morten – og at man implementerer i god tid før selve arrangementet.
Vi anbefaler gjerne en god løsning
– Alle som ønsker seg et godt rammeverk og god kommunikasjon med frivillige for sportsarrangementer, bør prøve Mobilise. Man har utrolig god kontroll og oversikt hvis man tar skikkelig eierskap. Finn ut hva som funker for akkurat dere og test det ut litt og litt. Vi har gjort nettopp det, og ser nå hva vi kan bygge videre på og bruke mer av. Man skal bare over den bitte lille kneika som føles som merarbeid, før man er over på en god følelse av nyttig arbeid. Og det hjelper de frivillige vel så mye, for å fjerne deres usikkerhet rundt vakter og oppgaveløsning, avslutter Morten.
