Dansk Atletik Forbund (DAF) er det danske friidrettsforbundet. De er medarrangør på flere av de største idrettsarrangementene i Danmark, blant annet det årlige Royal Run med Kronprins Frederik som sin høye beskytter. Kronsprinsparet og barna deres deltar hvert år, og rundt 80.000 løpere deltar totalt. I 2019 fikk DAF arrangere VM i terrengløping og løpet ble helt unikt. Den ene dagen deltok mosjonister i VM-løypa, mens selve VM ble gjennomført dagen etter.
Thomas Nolan Hansen er eventsjef for Aalborg Atletik & Motion og har vært med å arrangere Royal Run, men fikk også jobben som frivilligkoordinator for det internasjonale VM i Cross (terrengløp) i Aarhus.
– Når man har bortimot 500 frivillige på det største terrengløpet i verden, så er det greit å ha en viss kontroll. Arrangementet var også TV-sendt i hele verden, så det var definitivt hodet på blokka for oss, forteller Thomas smilende.
Erfaren arrangør: Thomas Nolan Hansen har arrangert forskjellige typer løp, og vet at god kontroll gir bedre arrangementer for både frivillige og deltakere.
Tilfeldighetenes spill
Ingen tvil om at ting må være på stell når så mange mennesker er involvert. Gode systemer for håndtering og kommunikasjon er helt avgjørende
– Jeg hadde jo noe erfaring fra å arrangere Royal Run, men vi hadde ikke noe godt frivillighetssystem på plass da vi ble tildelt VM. Derfor begynte jeg å søke etter informasjon på nett, og snublet over Mobilise. Det er jeg veldig glad for. Det hele var jo litt tilfeldig, men etter å ha undersøkt løsningen nærmere, så var jeg ikke i tvil om at det var akkurat dette vi trengte.
Systematiseringens gleder
Man kan bruke Mobilise til å verve fra eksisterende frivillig-database, eller kombinere med eksisterende og nye. Det må man løse slik det passer best.
– Vi hadde en kjerne av frivillige fra før, men vi fylte også på med mange nye inn i Mobilise-løsningen. Det ble kjørt flere kampanjer for å skaffe folk, og mange frivillige kom også fra utlandet. Mobilise ble brukt til alt av vaktlister, og vi hadde ofte tre skift.
Vi hadde 15–20 «rom»/grupper, og brukte nok de aller fleste funksjonene som er i systemet, som innsjekk, nyheter, kommunikasjon, vaktlister m.m.
Liten innsats gir stor gevinst
Innføring av nye systemer trenger alltid en liten dytt, men når det sitter, så sitter det. Det gir resultater når det behøves.
– Det krever naturlig nok litt innsats å sette seg inn i systemet, særlig for eldre mennesker, og det krever også litt for å få folk til å bruke systemet. Vi hadde en Mobilise superbruker ansatt som brukte en del timer på å bistå de usikre brukerne, og det var en god investering siden løsningen ikke var så kjent i Danmark på den tiden. God innsats i begynnelsen gjorde at kommunikasjonen fløt utrolig godt før og under arrangementet, forteller Thomas.
– En stor fordel er at Mobilise er nettbasert, som gjør at man ikke trenger å laste ned en app. Særlig fra nettopp de eldre funksjonærene har vi fått høre at de er glade for det. De er ofte ikke så tekniske, men en nettside klarer de enkelt å finne fram til. Og stabiliteten har vi opplevd som 100 %, det er også en stor fordel.
Lenge leve gode systemer
– Vi har vel alle tidligere prøvd å gjennomføre arrangementer basert på oversikter i regneark, men det fungerer jo ikke. Man er helt avhengig av et godt system, hvis ikke glemmer man fort grupper, oppgaver, vakter etc. Frivillige kommer til på forskjellige tidspunkter, noen mange måneder før, andre noen timer før første vakt, og så videre. Derfor er det uhyre viktig at all info ligger tilgjengelig, og at alle får den samme informasjonen. Når også online-dokumenter alltid er oppdatert, får alle full kontroll og oversikt, mener Thomas.
– Og når folk melder seg på og av selv, sitter man med til enhver tid full oversikt over hvem som er på eller skal på vakt, eller ikke, skyter han inn.
Klinten fra hveten
Det finnes lignende systemer i markedet, men få eller ingen gir så mange muligheter som Mobilise.
– De andre systemene vi har sett på, er for enkle og gir færre muligheter enn Mobilise. I mine øyne er Mobilise helt komplett. Fordelen med det, er at jeg heller kan velge bort noe, enn å trenge å savne noe, forteller Thomas.
– For oss handler det om å få komplett overblikk over alle frivillige og oppgaver, hvem som løser hva, hvor mange timer de har jobbet etc. Når vi har full oversikt, er det også enkelt å overføre ting til neste år eller neste arrangement. I Mobilise bygger man databasen over tid, og henter denne gevinsten når man trenger den.
«For oss som sitter med ansvaret er det helt nødvendig å ha den kontrollen Mobilise gir.»
Thomas Nolan Hansen
Den største verdien
Det er kanskje ikke så lett å trekke ut akkurat hva som gjør Mobilise så viktig, ettersom det er helheten som åpenbart er det viktigste.
– Jeg mener likevel den største verdien av Mobilise er nevnte overblikk og kontroll. Man slipper regneark, lagring av dokumenter i en sky, eposter, fragmentert kommunikasjon gjennom diverse grupper i apper og løse SMS’er, og man sikrer kommunikasjonsflyten. For oss som sitter med ansvaret er det helt nødvendig å ha den kontrollen Mobilise gir. Det er så enkelt som det, sier Thomas bestemt.
