Dansk Atletik Forbund (DAF) er medarrangører af flere af de største sportsbegivenheder i Danmark, herunder det årlige Royal Run med kronprins Frederik som høj protektor. Kronprinsparret og deres børn deltager hvert år, og i alt deltager omkring 80.000 løbere. I 2019 var DAF vært for verdensmesterskaberne i terrænløb og løbet var helt unikt. Den ene dag deltog motionister i VM-kurset, mens selve VM blev afholdt dagen efter.
Thomas Nolan Hansen er stævneleder for Aalborg Atletik & Motion og har været med til at arrangere Royal Run, men fik også jobbet som frivillig koordinator for det internationale VM i Cross (cross country) i Aarhus.
- Når man har næsten 500 frivillige på det største terrænløb i verden, er det godt at have lidt styr på det. Arrangementet blev også tv-transmitteret over hele verden, så det var helt klart hovedet af blokken for os, siger Thomas smilende.
Erfaren arrangør: Thomas Nolan Hansen har arrangeret forskellige typer løb, og ved at god kontrol giver bedre arrangementer for både frivillige og deltagere.
Tilfældighedernes spil
Der skal uden tvivl passes på tingene, når så mange mennesker er involveret. Gode systemer til håndtering og kommunikation er helt afgørende
- Jeg havde lidt erfaring med at arrangere Royal Run, men vi havde ikke et godt frivilligsystem på plads, da vi fik tildelt VM. Derfor begyndte jeg at søge information på nettet, og faldt over Mobilise. Det er jeg meget glad for. Det hele var lidt tilfældigt, men efter at have undersøgt løsningen nærmere, var jeg ikke i tvivl om, at det var lige det, vi havde brug for.
Glæderne ved systematisering
Du kan bruge Mobilise til at rekruttere fra eksisterende frivilligdatabase eller kombinere med eksisterende og nye. Det skal løses på den måde, der passer dig bedst.
- Vi havde en kerne af frivillige førhen, men vi tilføjede også mange nye til Mobilise-løsningen. Der blev kørt flere kampagner for at få folk, og der kom også mange frivillige fra udlandet. Mobilise blev brugt til alt fra vagtplaner, og vi havde ofte tre vagter.
Vi havde 15-20 "værelser"/grupper, og brugte nok de fleste funktioner der er i systemet, såsom check-in, nyheder, kommunikation, skiftplanlægning mv.
Lille indsats giver stor gevinst
Introduktionen af nye systemer kræver altid et lille skub, men når det bevæger sig, bevæger det sig. Det giver resultater, når det er nødvendigt.
- Det kræver naturligvis en lille indsats at sætte sig ind i systemet, især for ældre mennesker, og det kræver også lidt at få folk til at bruge systemet. Vi havde en Mobilise superbruger ansat, som brugte flere timer på at assistere de usikre brugere, og det var en god investering, da løsningen ikke var så kendt i Danmark på det tidspunkt. En god indsats i starten gjorde, at kommunikationen forløb utrolig godt før og under arrangementet, fortæller Thomas.
- En stor fordel er, at Mobilise er webbaseret, hvilket betyder, at man ikke behøver at downloade en app. Især fra de ældre embedsmænd har vi hørt, at de er glade for det. De er ofte ikke så tekniske, men de kan sagtens finde en hjemmeside. Og vi har oplevet stabiliteten som 100%, hvilket også er en stor fordel.
Længe leve gode systemer
- Vi har nok alle tidligere forsøgt at gennemføre arrangementer ud fra oversigter i regneark, men det går ikke. Du er helt afhængig af et godt system, hvis du ikke hurtigt glemmer grupper, opgaver, vagter osv. Frivillige kommer på forskellige tidspunkter, nogle mange måneder før, andre et par timer før første vagt, og så videre. Derfor er det ekstremt vigtigt, at al info er tilgængelig, og at alle får den samme information. Når online dokumenter altid er opdateret, får alle fuld kontrol og overblik, mener Thomas.
- Og når folk melder sig til for sig selv, har man altid det fulde overblik over, hvem der er eller skal på vagt eller ej, tilføjer han.
Klinten fra hveden
Der findes lignende systemer på markedet, men få eller ingen tilbyder så mange muligheder som Mobilise.
- De andre systemer, vi har kigget på, er for simple og giver færre muligheder end Mobilise. I mine øjne er Mobilise helt komplet. Fordelen ved det er, at jeg hellere kan fravælge noget, end at skulle gå glip af noget, siger Thomas.
- For os handler det om at få et komplet overblik over alle frivillige og opgaver, hvem der løser hvad, hvor mange timer de har arbejdet osv. Når vi har det fulde overblik, er det også nemt at overføre tingene til næste år eller næste år begivenhed. I Mobilise bygger du databasen over tid, og henter denne gevinst, når du har brug for det.
"For os, der har ansvaret, er det helt nødvendigt at have den kontrol, som Mobilise giver."
Thomas Nolan Hansen
Den største værdi
Det er måske ikke så nemt at uddrage præcis, hvad der gør Mobilise så vigtigt, da det selvfølgelig er helheden, der er det vigtigste.
- Jeg synes stadig, at den største værdi ved Mobilise er det nævnte overblik og kontrol. Du undgår regneark, opbevaring af dokumenter i en sky, e-mails, fragmenteret kommunikation gennem forskellige grupper i apps og løse sms'er, og du sikrer kommunikationsstrømmen. For os, der er ansvarlige, er det helt nødvendigt at have den kontrol, Mobilise giver. Så enkelt er det, siger Thomas bestemt.
