Et stigende behov for organisationer i en stadig mere digital verden er systemer, der giver medarbejderne et mere samlet overblik over det frivillige arbejde på alle niveauer i organisationen. Kravene til privatlivets fred bliver stadig mere komplekse og udfordrende at håndtere, og da er det særligt vigtigt, at det anvendte system lever op til krav til privatliv og sikkerhed. For Kirkens Bymission var løsningen på Mobilisering et nemt valg.
Mobilize mødte en smilende Jeanine Brenna, senior frivillig rådgiver i Kirkens Bymission for at fortælle om de muligheder, de har fået gennem Mobilises HRM-system.
Brenna har en lang karriere som rådgiver for Kirkens Bymission, og ved godt, at ingen er lige, hvad man ser – heller ikke frivillige.
Bedre overblik og tidsbesparelser med Mobilize
Til Kirkens Bymission det var afgørende at have et system, der gav et organisatorisk overblik på forskellige niveauer.
- Vi havde mange udbydere for tre år siden, da vi overvejede, hvilken løsning vi skulle gå efter, men få har den nødvendige niveauopdeling fra individuel aktivitet til overblik i hele landet. Jeg vil sige, at Mobilize var og er den absolut bedste til netop dette, siger Brenna entusiastisk
Kirkens Bymisjon er en non-profit organisation, der er aktiv i 50 byer over hele Norge, blandt mennesker, der kæmper med hverdagen på forskellige måder. Organisationen har en mangfoldighed indenfor social frivillighed. Med deres 4.000 frivillige har de en vision om, at alle mennesker oplever respekt, retfærdighed og omsorg.
Brenna fortæller videre, at det tidligere arbejde var meget mere fragmenteret, da hver enkelt geografisk enhed kun havde overblik over sine egne frivillige, og ikke noget fælles organisatorisk overblik.
«Som organisation havde vi ikke et samlet overblik »
-Et eksempel var at finde ud af, hvor mange frivillige vi skulle forsikre hvert år.
Før havde vi ofte 40 mail-dialoger alene i Oslo, for at samle information om, hvem der skulle være forsikret og lignende. Så kan du forestille dig, hvor tidskrævende det var at samle tråde og behov på tværs af alle de byer, vi arbejder i.
Brenna fortæller videre, at det i dag er blevet meget nemmere at interagere på tværs af fonde.
–At have alt på ét sted er en af de største gevinster. Med Mobilise har vi et bedre overblik, og sparer tid på kortlægningsarbejdet for at finde ud af, hvem der har gjort hvad. Overdragelse af roller, kompetencer, aktiviteter og opgaver er blevet mulig, da alt er samlet i en fælles base. Derudover opfylder Mobilize kravene vedr sikkerhed, privatliv og GDPR, som er en nødvendighed for os.
Omkostningsbesparende at vælge hyldevare
At udvikle et særskilt system kun tilpasset Kirkens Bymission var ikke relevant. Det er både ressourcekrævende og meget dyrt at vedligeholde et sådant system.
- Vi har valgt hyldevarer fra Mobilise, så vi kan arbejde med det, vi er gode til og sætter os for, sammen med vores deltagere, frivillige, medarbejdere og samarbejdspartnere, siger Brenna
Hvorfor kan man ikke have de frivillige i CRM-systemet?
-I Kirkens Bymission bruger vi CRM-systemet som alle andre, blandt andet for at få et overblik over alle private donorer og virksomheder. Ydermere mener vi, at det ikke er intuitivt at arbejde med de frivillige i et CRM-system.
"Frivillige har normalt ikke en god grænseflade i et CRM-system"
-Vi mener, at de frivillige skal mødes på en måde, der er i tråd med, hvordan vi tænker frivillighed, og det får de gennem HRM-systemet til Mobilise, siger Brenna
Mindre usikkerhed og bedre indsigt i frivilligt arbejde med Mobilize
- Vi har fået en løsning, der har reageret på usikkerheden omkring privatliv og privatlivsregler. Det er faktisk krævende, og noget som Mobilize virkelig har taget rigtig godt imod, siger Brenna bestemt.
Effektiviserer medarbejdernes arbejde
I kirkens Bymission er der mange virksomheder, og nogle er kommet bedre i gang end andre.
- Tilbagemeldingerne fra de medarbejdere, der er kommet godt i gang og aktivt bruger Mobilize-systemet, siger, at de bliver mere systematiske i deres arbejde. Og det, at alt er samlet ét sted, er rigtig godt og gør arbejdet mere effektivt.
"Organisatorisk har vi fået et bedre indblik i frivilligt arbejde generelt"
Brenna fortæller videre, at systemet hjælper dem med at effektivisere kommunikationen og organisere de frivillige på en endnu bedre måde, og medarbejderne fortæller, at systemet sikrer, at de overholder love og regler.
"Det er ikke guld og grønne skove"
Brenna fortæller, at det er trygt at vide, at Mobilize følger dem hele vejen, giver dem tid og en ressource i arbejdet med at implementere et nyt system.
- Vi er mange fonde og for nogle går det hurtigere end andre at implementere systemet. Men alt til sin tid. For det tager tid, og vi vil gerne bruge tid og give tid, så alle føler sig trygge, og ser værdien af at bruge det. For nogle er det ikke umiddelbart guld og grønne skove at indføre et nyt system, siger Brenna.
Ærlighed varer længst
Kirkens Bymission er optaget af gode relationer, og at de, der arbejder med dem, har kompetence og viden om frivillighed og organisation.
-Vi har nu samarbejdet i tre år og oplever, at Mobilize har en høj ekspertise indenfor varieret frivilligt arbejde, og har været ærlige på, at den første implementering tager tid
Brenna fortæller også, at hun værdsætter gode relationer, noget de har fået gennem samarbejdet med Mobilise.
Fremtidens frivillige arbejde
Systematik og omsorg er noget, Kirkens Bymission er optaget af, og tror på, at det bliver endnu vigtigere i fremtiden.
-HRM - Mobilises system kan være en del af løsningen i fremtidens frivillighed, og vil kunne understøtte og varetage systemet. Du får nogle vigtige stoppunkter i tilmeldingsfasen og støtter den frivillige rejse til organisationen. Det kan bidrage til bedre kvalitet, loyalitet og bedre kommunikationsflow, hvis man bruger systemet rigtigt, siger Brenna.
Brenna understreger endvidere, at systemet alene ikke løser udfordringerne ved fremtidens frivillige arbejde, men kan være en del af succesen.
