Når først du har rekrutteret frivillige OG ombord på dem, er hele hovedjobbet der stadig. For selve jobbet er selve arrangementet. Og hvis arrangementet går galt, så er det faktisk ledernes ansvar, uanset hvem der har gjort hvad. Her er nogle tips til at hjælpe dig i gang.
Motivation undervejs
For at sikre, at de frivillige holder motivationen oppe, skal der være et jævnt flow af korrekt og brugbar information. Alle ledere skal passe på deres frivillige undervejs, og rette, rose, motivere og lede dem på en god måde. Husk, at omsorg og en god oplevelse gør, at frivillige bliver glade for at tilmelde sig igen.
Luk alle videnshuller
Er der videnshuller efter onboarding-forløbet, skal du sørge for, at de frivillige også får den nødvendige træning undervejs. Gerne gennem e-læring, som sikrer, at alle lærer det samme. Fordelen ved e-learning er, at du kan gennemføre den på egen hånd, på kort tid og fra næsten hvor som helst.
Lokalkendskab er vigtigt
Sørg for, at alle frivillige og ledere har kendskab til området og arrangementet. Er der mange besøgende til arrangementet, er det en fordel, at de frivillige kender lidt til stavkirker eller andet visuelt, plus til toiletter, barer, førstehjælpszoner etc. Glem heller ikke, at alle skal have kendskab til arrangementets værdier og vide, hvordan du vil fremstå over for omverdenen. Hold de forkerte mennesker væk fra pressen!
Bekræftelser
Brug et system, der sikrer, at de frivillige altid bekræfter, at de har forstået og påtager sig at udføre de opgaver, de får pålagt, også undervejs. Modtaget og forstået er ekstremt vigtigt. Husk også, at der er stor forskel på at kommandere nogen, i modsætning til at de selv påtager sig en opgave. De er jo frivillige.
Adgang til alle
Sørg for at alle frivillige har den nødvendige akkreditering og adgang, nøgler og viden om hvad og hvor de skal hen, konkrete mødesteder/tidspunkter osv. Misforståelser omkring dette er en typisk kilde til et mislykket arrangement.
Vær forberedt
HSE og afvigelseshåndtering er ekstremt vigtigt at være opmærksom på. Hvad gør du, hvis dette sker...? Gennemgå teoretiske hændelser og situationer, og giv de frivillige et værktøj til at rapportere. Stræb altid efter et bedre arrangement og bring alle vigtige læringspunkter frem.
Transport og flytning
Sørg for, at alle frivillige ved, hvordan de kommer til og fra arrangementet, og hvordan de kan bevæge sig internt ved arrangementet. Det er nyttigt f.eks. ikke at bevæge sig hurtigt gennem en menneskemængde på 3.000 mennesker. Det er heller ikke særlig populært at gå over en skiløjpe midt i et VM-løb. Hvis nogen kommer for sent til vagtskiftet, går det som regel ud over mange.
Backup
Hav altid nogle mennesker uden specifikke gøremål, som kan træde til, hvor det er nødvendigt. En slags "Task force" eller "Stunt squad" er næsten altid nødvendig, for der sker altid noget uforudset. Ledere skal egentlig ikke have deres egne, specifikke ansvar, udover at facilitere og følge op på deres frivillige gruppe undervejs. Hvis de har ledig kapacitet, kan de hjælpe andre ansvarlige og frivillige.
Vigtige kontakter
Alle bør vide, hvem der til enhver tid er til stede af ledere, frivillige og beredskabspersonale, og vide præcis, hvordan de skal kontakte dem. Alle skal også vide, hvem de skal kontakte, hvis udefrakommende undrer sig over noget, hvad enten det er presse, politi, ambulancepersonale eller brandvæsen.
Smil sælger
Sørg for, at alle frivillige (vagter, barpersonale, billetagenter, førstehjælpspersonale osv.) er glade og venlige over for alle gæster. Der er brug for gæster til et arrangement, og uden dem har du intet. Hvis gæsterne er glade, kommer de tilbage næste gang, og vipps har du et bæredygtigt arrangement.
