När du väl har rekryterat volontärer OCH ombord på dem finns hela huvudjobbet kvar. För själva jobbet är själva evenemanget. Och om händelsen går fel, så är det faktiskt ledarnas ansvar, oavsett vem som har gjort vad. Här är några tips som hjälper dig att komma igång.
Motivation på vägen
För att volontärerna ska hålla motivationen uppe måste det finnas ett jämnt flöde av korrekt och användbar information. Alla ledare ska ta hand om sina volontärer längs vägen, och korrigera, berömma, motivera och leda dem på ett bra sätt. Kom ihåg att omtanke och en bra upplevelse gör att volontärer gärna anmäler sig igen.
Töj alla kunskapsluckor
Om det finns kunskapsluckor efter onboardingprocessen måste du se till att volontärerna också får nödvändig utbildning på vägen. Gärna genom e-learning som ser till att alla lär sig samma sak. Fördelen med e-learning är att du kan genomföra det på egen hand, på kort tid och nästan var som helst.
Lokalkännedom är viktigt
Se till att alla volontärer och ledare har kunskap om området och evenemanget. Om det är många besökare till arrangemanget är det en fördel att volontärerna kan lite om stavkyrkor eller annat visuellt, plus till toaletter, barer, första hjälpen-zoner etc. Glöm inte heller att alla ska ha kunskap om evenemangets värderingar och veta hur du vill framstå för omvärlden. Håll fel personer borta från pressen!
Bekräftelser
Använd ett system som säkerställer att volontärerna alltid bekräftar att de har förstått och åtar sig att utföra de uppgifter de tilldelas, även längs vägen. Mottaget och förstått är oerhört viktigt. Kom också ihåg att det är stor skillnad på att befalla någon, i motsats till att de tar på sig en uppgift själva. De är trots allt frivilliga.
Tillgång till alla
Se till att alla volontärer har nödvändig ackreditering och tillgång, nycklar och kunskap om vad och vart de ska, specifika mötesplatser/tider etc. Missförstånd kring detta är en typisk källa till ett misslyckat evenemang.
Var redo
HSE och avvikelsehantering är oerhört viktigt att vara medveten om. Vad gör du om detta händer...? Gå igenom teoretiska händelser och situationer, och ge volontärerna ett verktyg för att rapportera. Sträva alltid efter ett bättre evenemang och ta med alla viktiga läropunkter framåt.
Transport och flytt
Se till att alla volontärer vet hur de ska ta sig till och från evenemanget, och hur de kan röra sig internt på evenemanget. Det är användbart t.ex. att inte röra sig snabbt genom en skara på 3 000 personer. Det är inte heller särskilt populärt att gå över en skidbacke mitt under ett världscuplopp. Kommer någon för sent till vaktbytet går det oftast över många.
Säkerhetskopiering
Ha alltid några personer utan specifika sysslor, som kan rycka in där det behövs. En sorts "Task force" eller "Stunt squad" behövs nästan alltid, eftersom det alltid händer något oförutsett. Ledare ska egentligen inte ha sina egna, specifika ansvarsområden, förutom att underlätta och följa upp sin volontärgrupp på vägen. Om de har ledig kapacitet kan de hjälpa andra ansvariga och volontärer.
Viktiga kontakter
Alla ska veta vilka som är närvarande av chefer, volontärer och räddningspersonal hela tiden och veta exakt hur man kontaktar dem. Alla ska också veta vem de ska kontakta om utomstående undrar över något, oavsett om det är press, polis, ambulanspersonal eller brandförsvaret.
Leende säljare
Se till att alla volontärer (väktare, barpersonal, biljettombud, första hjälpen-personal etc.) är glada och snälla mot alla gäster. Gäster behövs för ett event, och utan dem har du ingenting. Om gästerna är nöjda kommer de tillbaka nästa gång, och vipps har ni ett hållbart event.
