Bedriftssport Midt-Norge arrangerer hvert efterår SpareBank1 SMN Trondheim Marathon, som er Norges ældste maraton. Arrangementet er vokset til at blive en af de vigtigste sportsbegivenheder i Norge, med over 10.000 deltagere på startlinjen.
Morten Rasch Eliassen er fast projektleder og fortæller os nogle af hemmelighederne bag succesen.
- Bedriftsidrætten Midt-Norge er en specialforening med mange forskellige kredse, og vi er hele ni fastansatte. Det gør os til en af de største virksomhedsidrætskredse i Norge. Vi arrangerer også Idrætsfestivalen, så vi har mange års erfaring med at afholde store sportsbegivenheder.
Systemet vokser med behovet
Med over 400 frivillige involveret stilles der store krav til systemer, kommunikation og overblik. De valgte derfor Mobilise for nogle år siden, for at kunne holde styr på alt og alle.
- Jeg havde hørt om Mobilise gennem håndbold, og da vi indså, at vi skulle have et system til kommunikation, var Mobilise det naturlige valg. Hele rammerne var på plads, og vi kunne bruge det, vi ville der og da, og øge med tiden. Vi overdrog hele ansvaret for Mobilise til én person internt, hvilket gav os fuld kontrol. Hun sørgede for, at alle fik den nødvendige træning i præcis, hvad de skulle bruge.
"Gennem Mobilise ved alle hvad de skal gøre, hvor og hvornår. Det giver mig som projektleder en enorm tryghed."
Morten Rasch Eliassen
Korrekt kommunikation er nøglen
Mobilise giver optimale muligheder for at kommunikere ordentligt med de frivillige, og de fleste bruger det også til at oprette grupper og vagtplaner.
- Vi har allerede en stab af frivillige, men bruger Mobilise til at sortere og håndtere dem, og til al kommunikation mellem os, dem og dem imellem. Vi har en arbejdsgruppe på 10 personer plus mig. Under os er omkring 30 gruppeledere, som har ansvaret for bl.a. start/mål, drikkestationer, hegn, forskellige dele af stien etc. Gennem Mobilise kender alle hvad de skal gøre, hvor og hvornår. Det giver mig som projektleder en enorm tryghed, hævder Morten.
- Vi ledere kommunikerer også noget på mail i første omgang, så går ALLE over til Mobilise et par måneder før arrangementet. Der bookes møder, gives beskeder og indhentes feedback. Gruppelederne bruger Mobilise til at oprette vagtplaner, og de frivillige tager imod og bekræfter – hurtigt og nemt. Mobilise er en stabil platform med et kæmpe mulighedsrum, som giver meget lav risiko for os arrangører.
Meget nem at bruge
- For os er kalenderen nok den vigtigste funktion. Vi har både halv- og helvagter, og så er det meget vigtigt at kunne se, at der er, eller har været, folk på arbejde. Især under corona-pandemien, med alle de foranstaltninger, der skulle træffes, var dette meget vigtigt. Og når vi kan tilføje rutiner og uploade beskrivelser, letter det de frivilliges arbejde væsentligt, samtidig med at det forsikrer gruppelederne om, at tingene bliver gjort rigtigt.
Alting har sine positive og negative sider, men det er også øjet, der ser. Mobilise giver i hvert fald et hav af muligheder, og så bruger man det, man har brug for der og da.
- De store fordele for os, kontra regneark eller andre systemer, er, at Mobilise har en helhed og stabilitet, vi godt kan lide, plus et hav af andre funktioner. Det giver os muligheder for at bruge mere og mere af systemet i fremtiden, i takt med at vi vokser og ser behovet. Systemet er komplekst på en god måde. Nogle vil måske mene, at det er det til stort, men jeg tror, det handler om holdninger. Vi i SMN Trondheim Marathon er i hvert fald utrolig glade.
Den største sejr
- Vi har delt vores maratonforløb op i otte lokaler i Mobilise, hvilket har givet os et rigtig godt overblik over vagtplaner og arbejdsopgaver. Med 400 frivillige er det vigtigt, at man ikke bruger fælles beskeder, men at alle kun informeres om det, der vedrører dem. Facebook, Messenger etc. virker ikke på denne form for kommunikation, og mange glemmer eller svarer ikke på denne type beskeder.
Du kan også opsætte læsebekræftelser, hvilket betyder, at du VED hvornår folk har modtaget og forstået beskederne. Der giver Mobilise virkelig fuld kontrol, og det tror jeg er den største gevinst for os, sammen med vagtliste-funktionaliteten.
Tilfredse frivillige
Det er ikke givet, at alle frivillige har præcis samme engagement som arrangøren. Nogle er der måske bare for at deltage i begivenheden, for at se berømtheder løbe eller for at slå lidt tid ihjel på en lørdag.
- Jeg har hørt om arrangører, der har fejlet med andre typer systemer. Jeg tror, det er fordi, man ikke gør den indsats, der er nødvendig i starten. Da vi satte én dedikeret medarbejder på sagen, blev det også nemmere for Mobilise at hjælpe os i den indledende fase, ved at koordinere alle spørgsmål. Tiden til implementering betød også, at vi fik arbejdet det hele ordentligt ind under huden i god tid FØR arrangementet fandt sted. Mobilises konsulenter har været utrolig dygtige og hjælpsomme, og har også hjulpet os til at være lige så glade for løsningen, som vi er.
- Vores frivillige er nu meget glade for Mobilise. Men det tog lidt tid at lære dem. Når alle var sat ordentligt ind i løsningen, blev det meget nemmere for alle, også gruppelederne. Et råd fra mig er således at tage ordentligt ejerskab for at få tingene på plads, understreger Morten - og at man implementerer i god tid før selve arrangementet.
Vi anbefaler gerne en god løsning
- Alle, der ønsker gode rammer og god kommunikation med frivillige til sportsbegivenheder, bør prøve Mobilise. Du har utrolig god kontrol og overblik, hvis du tager ordentligt ejerskab. Find ud af, hvad der virker for dig, og test det lidt efter lidt. Det har vi gjort, og ser nu, hvad vi kan bygge videre på og bruge mere af. Du skal kun over den lille bitte kno, der føles som ekstra arbejde, før du er ovre til en god følelse af brugbart arbejde. Og det hjælper de frivillige i lige så høj grad, at fjerne deres usikkerhed omkring vagter og opgaveløsning, slutter Morten.
