Många människor är så glada när ett lyckat evenemang är över, att de glömmer att underhålla eller bygga vidare på sin volontärdatabas. Det betyder att de inför nästa event måste börja nästan omgående med att skaffa volontärer, vilket kostar mycket tid och pengar.
Att rekrytera nya volontärer är krångligt och dyrt, särskilt om du måste börja om från början. Lösningen är att bygga en mer långsiktig och lojal databas med volontärer.
Underhåll inte din databas
Inom idrotten är du väldigt volontärfokuserad men du kan enkelt lägga till fler i en överskådlig databas, t.ex. tidigare medlemmar, morföräldrar etc. Tänk brett. Det är också viktigt att ha ett bra verktyg för att inhämta samtycke, så man fritt kan ta hand om människor och underhålla databasen utanför evenemangen. Databasen ska också ha en överblick över vad de olika personerna kan bidra med, vad de kan ha kompetens inom, vad de har gjort av volontärarbete tidigare osv.
Det är smart att behålla volontärerna så bra och så länge som möjligt, och hålla dem engagerade längs vägen. Varför inte ha ett system där du skickar ut födelsedagshälsningar, premiärvisar extra engagerade volontärer, tipsar om häftiga event eller något annat, som gör att du sticker ut lite och att volontärerna känner sig omhändertagna? Du kan också bjuda in till ett minnesevenemang för att hålla kontakten med volontärerna efter ett större evenemang. Det är stor konkurrens om volontärerna så det gäller att ta väl hand om de man redan har.
Bred kompetens ger trygghet
Det är mycket lättare att göra bra evenemang om du vet mer om ditt folk och vad de har gjort av volontärarbete tidigare. Då är det lättare att sätta rätt person på rätt plats, så att volontärerna gillar jobbet och stannar kvar.
När kompetensöverföringen kan göras mellan volontärerna ger det mindre arbete för arrangören. Du kanske också vill lämna lite cirkulation och göra en mer långsiktig plan för volontärerna, eftersom de flesta volontärer vill prova nya uppgifter. Det hjälper arrangören att få bredare kompetens bland volontärerna, eftersom det gör det mycket lättare att få väktare täckta om någon blir sjuk. På så sätt minskar risken avsevärt.
Volontärer som inkomstkälla
För många klubbar och lag kan volontärbasen vara en inkomstkälla i samband med andra arrangemang. Du kan "hyra ut" dina egna volontärer till andra evenemang. En fotbollsklubb kan enkelt "hyra ut" volontärer till ett maratonlopp, för att ge välgörenhetspengar till klubben. Då får volontärerna också lite variation i de jobb som görs på ideell basis.
Sätter man bara folk på vakter som de inte vill ha så hoppar de ofta av. Därför bör man erbjuda olika typer av jobb då och då, för att ge människor valmöjligheter. Känslan av val ger vanligtvis bättre lojalitet och längre varaktighet till volontärerna. Dessutom byggs en bredare kompetens upp, vilket ger större möjligheter för arrangören.
Statistik, tack!
Om du för statistik över volontärerna vet du mer om vem du egentligen har att göra med, och var du kan leta efter fler volontärer. Genom att känna till könsfördelning, medelålder, utbildningsnivåer, vem som är mest lojal etc. kan du göra det lättare att rikta dig till rätt målgrupper om du vill göra förändringar i din volontärpersonal. Om du bara har ensamstående, akademiska män på 45 år i volontärnumret, så kan det vara dumt att lägga tid på att försöka rekrytera fler inom samma demografiska område, om du vill ha en större grad av mångfald.
Aggregerad data kan göra dig mycket klokare på vad som lönar sig för just deras händelse. Det kan ge bättre förutsättningar för att behålla volontärerna och använda dem klokt. Om du använder uppgifterna rätt kan du få en fördel gentemot andra som också söker volontärer. Och ju mer professionell du är, desto fler volontärer vill arbeta för just ditt evenemang. Riktiga och motiverade volontärer som bidrar till det bästa evenemanget kommer också att locka deltagare och publik i den hårda konkurrensen mellan evenemangen.
Dela godsakerna
I ett bra system är det lätt att bjuda in volontärerna till nästa evenemang, medan det i ett kalkylblad är svårt att hålla koll. Undantagsvis sparas mycket tid på att hålla volontärerna från implementering till implementering. Det kostar tid och pengar att hela tiden behöva rekrytera nya resurser, så det är viktigt att ta hand om dem du har.
Flera och olika arrangörer i en region eller stad kan med fördel bygga upp en databas tillsammans, det kan löna sig. Då behöver du inte börja på noll varje gång, vilket sparar både tid och pengar. Med en bra regional databas kan man använda resurserna i flera sammanhang. Ofta har volontärerna flera intressen, och du kan använda dem på t.ex. både fotbollscuper och musikfestivaler.
Lätt att ligga före
Det är mycket lättare att ligga före avhoppen med en ordentlig databas. Du kan se statistik och förutsäga åldersavhopp, skiftarbete etc, vilket gör att du successivt och planerat kan förnya din volontärbas.
Bra databasbyggande ger kontinuitet, kompetenskartläggning, kompetensutveckling, lojalitet och kunskap om vem du har. Människor får allt mindre tid, och därför blir det viktigare och viktigare att ta hand om dem man redan har. God volontärkultur är viktigt och underlättar planeringen mycket!
Integriteten måste värnas
GDPR är väldigt viktigt att ta hand om och får du volontärerna att behålla information om sig själva är du alltid uppdaterad. Det ger arrangören trygghet och säkerhet att integriteten alltid tas om hand i enlighet med gällande regelverk.
Om du inte har en ordentlig databas är det mycket krävande att ha full kontroll över detta. I värsta fall innebär det att du har en "falsk" databas som du inte kan använda, då du inte får kontakta resurserna. Genom att resurserna själva kan underhålla sin egen data undviker man också i större utsträckning att mejl returneras eller att sms inte kommer fram.
Använd databasen aktivt
Tänk brett när du rekryterar, och tänk på samarbete över evenemang om du samarbetar med flera aktörer. Säkerställ viss nyrekrytering varje år, så att du kompenserar för naturliga och statistiska avhopp. Se till att databasen inte är för gammal eller obalanserad när det kommer till intern erfarenhet, ålder, könsbalans, mångfald mm.
Låt alla behålla sin egen info, det ger bättre odds att du når dem när du borde, samtidigt som du faktiskt bygger lojalitet. Håll volontärerna engagerade under hela året och låt systemet fungera så att de gör så mycket som möjligt själva.
