Ett ökande behov av organisationer i en allt mer digital värld är system som ger medarbetarna en mer heltäckande överblick över det frivilliga arbetet på alla nivåer i organisationen. Kraven på integritet blir allt mer komplexa och utmanande att hantera och då är det extra viktigt att systemet som används uppfyller kraven på integritet och säkerhet. För Kyrkans Stadsmission var lösningen att Mobilisera ett enkelt val.
Mobilize träffade en leende Jeanine Brenna, seniorvolontär för Kyrkans Stadsmission, för att prata om de möjligheter de har fått genom Mobilises HRM-system.
Brenna har en lång karriär som rådgivare för Kyrkans Stadsmission, och vet mycket väl att ingen är precis vad man ser – inte ens volontärer.
Bättre överblick och tidsbesparingar med Mobilize
För Norska Kyrkans Bymisjon var avgörande med ett system som gav organisatorisk överblick på olika nivåer.
– Vi hade många utförare för tre år sedan när vi funderade på vilken lösning vi skulle gå för, men få har den nödvändiga nivåindelningen från enskild verksamhet till överblick i hela landet. Jag skulle säga att Mobilize var och är absolut bäst på just detta, säger Brenna entusiastiskt
Kirkens Bymisjon är en ideell organisation som är aktiv i 50 städer över hela Norge, bland människor som kämpar med vardagen på olika sätt. Organisationen har en mångfald inom socialt frivilligarbete. Med sina 4 000 volontärer har de en vision om att alla människor upplever respekt, rättvisa och omsorg.
Brenna säger vidare att det tidigare arbetet var mycket mer fragmenterat, eftersom varje geografisk enhet bara hade en överblick över sina egna frivilliga, och ingen gemensam organisatorisk översikt.
«Som organisation hade vi ingen heltäckande överblick »
-Ett exempel var att ta reda på hur många volontärer vi ska försäkra varje år.
Tidigare hade vi ofta 40 maildialoger bara i Oslo, för att samla information om vem som skulle vara försäkrad och liknande. Då kan du föreställa dig hur tidskrävande det var att samla trådar och behov över alla städer vi jobbar i.
Brenna fortsätter med att säga att det idag har blivit mycket lättare att interagera över stiftelser.
–Att ha allt på ett ställe är en av de största vinsterna. Med Mobilise får vi bättre överblick, och sparar tid på kartläggningsarbetet för att ta reda på vem som har gjort vad. Överlämning av roller, kompetenser, aktiviteter och uppgifter har blivit möjligt eftersom allt är samlat i en gemensam bas. Dessutom uppfyller Mobilize kraven för säkerhet, integritet och GDPR, vilket är en nödvändighet för oss.
Kostnadsbesparande att välja från hyllan
Att ta fram ett separat system anpassat enbart för Kyrkans Stadsmission var inte aktuellt. Det är både resurskrävande och mycket dyrt att underhålla ett sådant system.
– Vi valde hyllprodukter från Mobilise, så att vi tillsammans med våra deltagare, volontärer, medarbetare och samarbetspartners kan jobba med det vi är bra på och satsar på, säger Brenna
Varför kan man inte ha volontärerna i CRM-systemet?
-I Kirkens Bymisjon använder vi CRM-systemet som alla andra, bland annat för att få en överblick över alla privata givare och verksamheter. Vidare anser vi att det inte är intuitivt att arbeta med volontärerna i ett CRM-system.
"Volontärer har vanligtvis inte ett bra gränssnitt i ett CRM-system"
-Vi anser att volontärerna ska träffas på ett sätt som ligger i linje med hur vi tänker volontärarbete och det får de genom HRM-systemet för Mobilise, säger Brenna
Mindre osäkerhet och bättre insikt i volontärarbete med Mobilize
– Vi har fått en lösning som har svarat på osäkerheten kring integritets- och integritetsregler. Det här är faktiskt krävande, och något som Mobilize verkligen har svarat väldigt bra på, säger Brenna bestämt.
Effektiviserar medarbetarnas arbete
I kyrkans Stadsmission finns många verksamheter, och vissa har börjat bättre än andra.
– Feedbacken från de anställda som kommit igång bra och aktivt använder Mobilize-systemet säger att de blir mer systematiska i sitt arbete. Och att allt är samlat på ett ställe är väldigt bra och effektiviserar arbetet.
"Organisatoriskt har vi fått en bättre insikt i volontärarbete i allmänhet"
Brenna säger vidare att systemet hjälper dem att effektivisera kommunikationen och organisera volontärerna på ett ännu bättre sätt och de anställda säger att systemet ser till att de följer lagar och regler.
"Det är inte guld och gröna skogar"
Brenna säger att det är tryggt att veta att Mobilize följer dem hela vägen, ger dem tid och en resurs i arbetet med att implementera ett nytt system.
– Vi är många stiftelser och för vissa går det snabbare än andra att implementera systemet. Men allt på sin tid. För det tar tid, och vi vill lägga tid och ge tid så att alla känner sig trygga, och ser värdet av att använda det. För vissa är det inte direkt guld och gröna skogar att anta ett nytt system, säger Brenna.
Ärlighet varar längst
Kyrkans Stadsmission är mån om goda relationer och att de som arbetar med dem har kompetens och kunskap om volontärarbete och organisation.
-Vi har nu samarbetat i tre år och upplever att Mobilize har hög kompetens inom varierat volontärarbete, och har varit ärliga att den första implementeringen tar tid
Brenna säger också att hon värdesätter goda relationer, något de har fått genom samarbetet med Mobilise.
Framtidens volontärarbete
Systematik och omsorg är något Kyrkans Stadsmission är mån om, och tror att detta kommer att bli ännu viktigare i framtiden.
-HRM - Mobilize-systemet kan vara en del av lösningen i framtidens volontärarbete, och kommer att kunna stötta och ta hand om systemet. Du får några viktiga stopppunkter i inskrivningsfasen och stöttar volontärresan till organisationen. Det kan bidra till bättre kvalitet, lojalitet och bättre kommunikationsflöde om man använder systemet rätt, säger Brenna.
Brenna understryker vidare att systemet ensamt inte löser utmaningarna med framtida volontärarbete, utan kan vara en del av framgången.
