När man skall rekrytera, oavsett om det rör sig om volontärer, funktionärer, crew, deltidsanställda eller liknande är det viktigt att tänkt igenom processen ordentligt på förhand.
Detta är några av de saker som är bra att ha tänkt igenom
- Vilka uppdrag skall lösas och vem är bäst ämnad att lösa dem?
- Hur många behöver vi för ratt lösa dessa uppdrag?
- Vad förväntar vi oss av dem och vad kan dem förvänta sig av oss?
- Varför skall folk vilja söka/registrera sig hos oss?
- Vad behöver vi ta in för upplysningar i ansökningsformuläret och varför?
- Vem skall ha tillgång till upplysningarna och hur skall vi hantera dem?
- Hur säkrar vi att vi håller oss inom vad lag och regler kräver (GDPR)?
- Vem skall administrera inkommande registreringar / ansökningar?
- Tidsplan för vad som skall ske och när (öppna ansökningen, behandla ansökningarna, intervjuer, återkoppling)
- Hur kommunicerar vi och vem kommunicerar vad?
- Vilka kanaler skall vi använda för att få in rätt människor?
Behovsanalys / Målgrupp
Innan man skall starta rekryteringen är det smart att först definiera de olika uppdragen man önskar få löst. Behövs det en spetskompetens? Ställs det krav på fysik till specifika uppdrag? Hur många personer behvöer man för att lösa uppdraget, om det till exempel sträcker sig över flera dagar?
Genom att genomföra en behovsanalys, får man snart en översikt över hur många resurser man behöver, vilken typ av kompetens som behövs och vad man bör hämta in för upplysningar för att kunna kvalificera kandidaterna för uppdragen.
Det är viktigt att man ser på arrangemanget eller aktiviteten i sin helhet och koordinerar behoven mellan sig. Kan man dela på resurserna? Kan man ösa uppdragen tillsammans? O.s.v
Motivation till de som söker
Varför skall någon välja att bidra hos just dig? Och hur kan dö se till att du får rätt person till att lösa uppdragen? Många av de som rekryterar har inte tänkt igenom utbytet i relation som är knutet till volontära insatser. Genom att vara tydlig med vad man erbjuder och vad man förväntar sig av de som är med, kan man enklare klargöra motivationen hos de som bidrar och på så sätt skräddarsy kommunikationen för att se till att tillmötesgå förväntningarna hos dem.
Till exempel så erbjuder många festivaler gratis biljetter mot arbetskraft. Motivationen hos dem som söker blir då endast kopplad till gratis inträde men dem har inte nödvändigtvis tagit ställning till om dem är motiverade att lösa uppdraget. Om man vänder på kommunikationen runt utbytet kring relationen där kandidaterna som söker får en mer värdefull kompetens, nätverk, och lär känna nya människor, kanske motivationen ökar för att vilja göra ett bättre jobb och man bygger en mer långvarig relation.
Vad du kommunicerar ut gällande utbytet i er relation bör återspegla vad du förväntar dig av kandidaterna. Vad du förväntar dig bör vara tydligt.
Vilka upplysningar är viktigt att hämta in i en registeringsprocess?
Självklart är det viktigt att få in personalia och baserat på behovsanalysen - kanske man måste hämta in några fler kvalifikationsuppgifter. Men ju fler frågor man lägger med, desto större risk är det att den potentiella kandidaten faller ur processen. Det är därför viktigt att man tar ställning till om frågorna är relevanta för urvalsprocessen. Många frågar om klädstorlek, allergier, vilken dag dem vill jobba osv. och ber då kandidaten om upplysningar som kanske inte är relevanta om dem inte blir valda.
Ett bättre sätt att hämta in upplysningar är kanske därför att göra det i flera steg
I den inledande rekryteringsprocessen hämtar man endast in information man måste ha för urvalet och kvalificeringen av kandidaterna. Och när man har godkänt kandidaten - kan man påbörja inhämtning av upplysningar som är relevanta för uppdragen som skall lösas och annan information. På detta vis hämtar man endast in upplysningar man behvöer från kandidaterna och man jobbar i linje med vad GDPR tillåter.
Integritet och samtycke
I den nya förordningen som blev införd juli 2018 (GDPR) är man skyldig att hämta in relevant samtycke från dem man ber registrera sig. Man behöver även kunna visa på varför viss information samlas in, vem som har tillgång till den och rutiner för hur den skall hanteras efteråt.
Ett samtycke måste därför lämnas av kandidaten i registreringsprocessen. Vid samtycke är det viktigt att du är tydlig med varför du samlar in denna information, vad den ska användas till, vem som får tillgång till den och vad du vill göra med informationen när du engagerar dig.
Urval av kandidater
När man startat en rekryteringsprocess är det viktigt att veta vem som skall hantera urvalsprocessen och hur snart detta skall göras. Det bör utarbetas en ansvarskarta och rutiner för vem som skall göra vad i organisationen.
För de som skall söka är det likaså viktigt att få kommunicerat tydligt vad som kommer ske efter att man skickat in sin ansökan. Detta kan an göra genom att ha tydlig kommunikation i kvittot som kandidaterna får vid registrering. Ju tydligare ni är i kommunikationen desto mindre onödiga frågor kommer ni att få.
