Den lilla orten Ulricehamn i Västra Götalands län har sån tur att de får arrangera VM-längdskidåkning vartannat år. Som tack levererar de ett lyckat event varje år de arrangerar.
Therese Andersson har nyligen sagt upp sig från sin roll som personalchef, men kommer troligen aldrig att dra sig helt ur VM-cirkusen i Ulricehamn. För det trivs hon för bra.
Togs till sängs
– När vi började med det här 2016 hade vi några gamla system att hantera. Det var helt enkelt krångligt och utan överblick. Vi hade heller ingen aning om vad som väntade oss inför de första tävlingarna 2017 och räknade med runt 10 000 besökare per dag. Det var 30 000, och vi insåg snabbt att vi behövde bättre lösningar inför evenemanget 2019. Med så många människor måste man ha ett bra system för att kunna organisera och hålla koll på alla tjänstemän, vilket ger full överblick. Om inte så hade vi knappast erbjudits att arrangera 2021, ler Therese.
God planering är viktigt
Det krävs planering för att få in alla på nya system och därför gäller det att ligga i framkant och tänka lite långsiktigt.
– Egentligen blev vi uppringda av Mobilise redan 2017, men då blev det för nära konkurrensen för oss. På den tiden hade vi en partner som använde ett system vi kunde "låna". Det gav oss möjligheter att få information, se volontärer etc., men det var mer affärsanpassat än sportevenemang. Därför valde vi Mobilise för 2019 års event, som en helhetslösning, förklarar Therese.
– Vi började använda Mobilise tidigt på våren 2018, för att vi skulle komma in i allt ordentligt innan 2019 års event närmade sig. Organisationskartan var redan klar och det var därmed lätt att komma igång i Mobilise. Senare under våren 2018 körde vi en introduktion till alla inom förvaltningen och gruppledarna som därmed kunde hålla allt för sig själva efter utbildningen. Det gav alla gott om tid att lära sig och förstå och gav tidigt ägande av lösningen.
"Det fungerar otroligt bra och jag skulle faktiskt kalla det helt briljant!"
Therese Andersson
Bekväm att använda
När man sätter upp listor i Mobilise kan volontärer och gruppledare fylla i allt om sig själva. Detta ger mindre utrymme för fel och en bra överblick för de ansvariga.
– Vi söker volontärer i olika kanaler och alla registrerar sig själva direkt i Mobilise. Vi har själva gjort en specifik layout, utifrån exakt vilken information vi behöver. Det fungerar otroligt bra, och jag skulle faktiskt kalla det helt briljant!, säger Therese entusiastiskt.
– När tjänstemän väl har antagits är det lätt att köra godkännanden av GDPR, vilket gör att vi uppfyller myndigheternas krav. Dessutom har vi satt upp det så att du fyller i klädstorlekar vilket gör det snabbt och enkelt att köra ut listor till profileringsansvarig.
Enkel uppföljning
Det finns ibland behov av att följa upp personer som ännu inte anmält sig, eller de som ännu inte satt upp väktare.
– Om någon inte har anmält sig vet vi alltid vem det är. Vi kan följa upp dessa via mail, sms eller telefon eftersom vi har full översikt över läsbekräftelser i Mobilise. Det är därför lätt att mana i Mobilise, och det är också lätt att flytta folk till andra grupper om det är för många i en grupp. Vi ger alla våra volontärer tre valmöjligheter på platser de vill arbeta, men det är väldigt lätt att ändå flytta dem när det behövs, säger Therese.
Lätt att skapa mötesplatser
– Vi har även använt systemet för att utbilda funktionärerna i förväg, plus att vi har möten i grupperna. Vi distribuerar kallelser till mötena genom Mobilise, oavsett om de är fysiska eller digitala. Under pandemin hölls givetvis alla möten digitalt, men det fungerade också utmärkt. Vi är en liten stad, så vi har också tjänstemän som bor 8-10 mil bort.
Bra översikt över tidsanvändning
– En del av vinsten från arrangemanget i Ulricehamn går tillbaka till de klubbar och organisationer som bidragit. Därför använder vi formulärfunktionerna för tidtagning, förutom att alla anger vem de arbetar för. På så sätt kan vi driva en helt rättvis fördelning av vinsten, baserat på antalet frivilligtimmar varje klubb har levererat, säger Therese stolt.
Du MÅSTE ha kontroll
De som är ansvariga är naturligtvis de som är mest måna om att ha full kontroll före, under och efter händelser.
– Vi har aldrig några problem med att följa informationsflödet, och kan enkelt kontrollera att information tas emot och läses, tack vare funktionen för läsbekräftelse. Under coronapandemin var detta desto viktigare, eftersom en stor del av tjänstemännen skulle testas. De lämnade in sina testresultat själva och vi kunde enkelt se vem som saknade tester och vilka testresultaten var. Det var otroligt värdefullt och gjorde det snabbt och enkelt att ta reda på var vi behövde mer folk.
Kom ihåg att se människor
– Morgonen innan första tävlingen brukade vi skicka ut ett trevligt sms till alla. Vi tycker att det är viktigt att "peppa" folk lite, så de förstår att arrangemanget står och faller på deras insatser. Dessutom skickar högsta chefen alltid ut ett tack efter evenemanget, så att alla känner sig sedda och omhändertagna. Det är trevligt. Vi skickar även ut ett utvärderingsformulär, så att alla kan komma med förslag på förbättringar. Först då blir vi bättre år för år.
Många fördelar
– Jag vågar inte påstå att den första lösningen vi hade är direkt jämförbar, men vi känner verkligen att vi får en helhetslösning med Mobilise. Det lilla som skulle justeras i början fick vi bra hjälp med. Det är också en styrka att stödet på Mobilise är bra. Vi får också en otroligt bra överblick över hela organisationen, se när grupperna är fulla, där det är ont om folk – och det går inte att dubbelboka folk. Det är väldigt smart!
– Om man ska genomföra ett större idrottsevenemang är det väldigt lätt att få full överblick med Mobilise. Du kan dela uppgifter eller göra allt själv, eller så kan du ge begränsad tillgång eller tillgång till allt. Vi tycker att det är väldigt lätt att använda för alla, det är en riktig helhetslösning, och det ger full kontroll över organisationen, avslutar en nöjd Therese.
