Företagsidrott Midt-Norge arrangerar varje höst SpareBank1 SMN Trondheim Marathon, som är Norges äldsta maraton. Evenemanget har vuxit till att bli ett av de viktigaste sportevenemangen i Norge, med över 10 000 deltagare på startlinjen.
Morten Rasch Eliassen är fast projektledare och berättar några av hemligheterna bakom framgången.
– Företagsidrott Midt-Norge är en specialförening med många olika kretsar, och vi är hela nio fast anställda. Detta gör oss till en av de största företagsidrottskretsarna i Norge. Vi arrangerar även Idrottsfestivalen, så vi har många års erfarenhet av att hålla stora idrottsevenemang.
Systemet växer med behovet
Med över 400 volontärer involverade ställs stora krav på system, kommunikation och överblick. De valde därför Mobilise för några år sedan, för att kunna hålla koll på allt och alla.
– Jag hade hört talas om Mobilise genom handbollen, och när vi insåg att vi måste ha ett system för kommunikation var Mobilise det naturliga valet. Hela ramverket var på plats och vi kunde använda det vi ville där och då, och öka med tiden. Vi gav hela ansvaret för Mobilise till en person internt, vilket gav oss full kontroll. Hon såg till att alla fick nödvändig utbildning i exakt vad de skulle använda.
"Genom Mobilise vet alla vad de ska göra, var och när. Det ger mig som projektledare en enorm trygghet."
Morten Rasch Eliassen
Rätt kommunikation är nyckeln
Mobilise ger optimala möjligheter att kommunicera ordentligt med volontärerna, och de flesta använder det även för att sätta upp grupper och listor.
– Vi har redan en personalstab volontärer, men använder Mobilise för att sortera och hantera dem, och för all kommunikation mellan oss, dem och dem emellan. Vi har en arbetsgrupp på 10 personer plus jag. Under oss finns ett 30-tal gruppledare, som ansvarar för bl.a. start/mål, dryckesstationer, staket, olika delar av leden etc. Genom Mobilise känner alla till vad de ska göra, var och när. Det ger mig som projektledare en enorm trygghet, hävdar Morten.
– Vi ledare kommunicerar också något via mejl inledningsvis, sedan går ALLA över till Mobilise några månader innan eventet. Möten bokas, meddelanden ges och feedback inhämtas. Gruppledarna använder Mobilise för att sätta upp listor, och volontärerna accepterar och bekräftar – snabbt och enkelt. Mobilise är en stabil plattform med ett enormt möjlighetsutrymme, vilket ger väldigt låg risk för oss arrangörer.
Mycket lätt att använda
– För oss är nog kalendern den viktigaste funktionen. Vi har både halv- och helpass och då är det jätteviktigt att kunna se att det finns, eller har varit, folk på jobbet. Särskilt under coronapandemin, med alla åtgärder som behövdes vidtas, var detta mycket viktigt. Och när vi kan lägga till rutiner och ladda upp beskrivningar underlättar det volontärernas arbete avsevärt samtidigt som det försäkrar gruppledarna att saker och ting görs på rätt sätt.
Allt har sina positiva och negativa sidor, men det är också ögat som ser. Mobilise ger i alla fall ett hav av möjligheter och då använder man det man behöver där och då.
– De stora fördelarna för oss, kontra kalkylblad eller andra system, är att Mobilise har en helhet och stabilitet vi gillar, plus ett hav av andra funktioner. Det ger oss möjligheter att använda mer och mer av systemet i framtiden, allt eftersom vi växer och ser behovet. Systemet är komplext på ett bra sätt. Vissa kanske tror att det är det för stort, men jag tror att det handlar om attityder. Vi i SMN Trondheim Marathon är i alla fall otroligt nöjda.
Den största vinsten
– Vi har delat upp vår maratonbana i åtta lokaler i Mobilise, vilket har gett oss en mycket bra överblick över turlistor och arbetsuppgifter. Med 400 volontärer är det viktigt att man inte använder gemensamma budskap utan att alla får information om bara det som rör dem. Facebook, Messenger etc. fungerar inte på den här typen av kommunikation, och många glömmer eller svarar inte på den här typen av meddelanden.
Du kan också ställa in läsbekräftelser, vilket gör att du VET när folk har tagit emot och förstått meddelandena. Där ger Mobilise verkligen full kontroll, och jag tror att det är den största vinsten för oss, tillsammans med rosterfunktionaliteten.
Nöjda volontärer
Det är inte givet att alla volontärer har exakt samma engagemang som arrangören. Vissa kanske är där bara för att delta i evenemanget, för att se kändisar springa eller för att slå ihjäl lite tid på en lördag.
– Jag har hört talas om arrangörer som har misslyckats med andra typer av system. Jag tror att det beror på att man inte gör den ansträngning som är nödvändig initialt. När vi satte en engagerad anställd på ärendet blev det också lättare för Mobilise att hjälpa oss i inledningsfasen, genom att samordna alla frågor. Tiden för genomförande gjorde också att vi fick jobba in allt ordentligt under huden i god tid INNAN eventet ägde rum. Mobilises konsulter har varit otroligt duktiga och hjälpsamma och har även hjälpt oss att vara lika nöjda med lösningen som vi är.
– Våra volontärer är nu väldigt nöjda med Mobilise. Men det tog lite tid att lära dem. När alla sattes in ordentligt i lösningen blev det mycket lättare för alla, inklusive gruppledarna. Ett råd från mig är alltså att ta ett ordentligt ägande för att få saker på plats, framhåller Morten – och att man genomför i god tid innan själva eventet.
Vi rekommenderar gärna en bra lösning
– Den som vill ha bra ramar och bra kommunikation med volontärer för idrottsevenemang, borde prova Mobilise. Du har otroligt bra kontroll och överblick om du tar ett ordentligt ägande. Ta reda på vad som fungerar för dig och testa det lite i taget. Vi har gjort just det och ser nu vad vi kan bygga vidare på och använda mer av. Du behöver bara gå över den lilla knogen som känns som extrajobb, innan du är över till en bra känsla av nyttigt arbete. Och det hjälper volontärerna lika mycket, att få bort deras osäkerhet kring vakter och uppgiftslösning, avslutar Morten.
