När du ska rekrytera volontärer till ett evenemang, en festival, ett idrottsevenemang eller något annat finns det många saker att tänka på. Med volontärer måste man komma ihåg att de faktiskt är med frivillig, vilket innebär att du som arrangör måste agera professionellt och eftertänksamt. Här är våra bästa tips för att lyckas med att rekrytera.
Hur många volontärer behöver du?
Gör en behovsanalys internt. Du måste veta exakt hur många personer du behöver för att utföra alla uppgifter. Ställ in alla uppgifter och antalet personer du behöver för varje uppgift, och få full överblick.
Vilka är dina kompetensbehov?
Behöver du specialpersonal, som läkare, första hjälpen, personer med ledningserfarenhet eller något annat? Detta måste du ha helt klart för dig innan rekryteringsprocessen påbörjas. Förtydliga kompetensbehoven, så både du och volontärerna känner till kraven.
Hur rekryterar du till de olika rollerna?
Kompetenskraven ska vara väldigt tydliga när du börjar rekrytera. Specialkompetens bör kanske hämtas från speciella miljöer. Få de kritiska rollerna på plats först, innan du börjar rekrytera fler "vanliga" roller.
Var uppmärksam på de olika motivationsfaktorerna
Vissa kommer frivilligt bara för att delta i ett evenemang, vissa skrämms av sin partner, medan andra är genuint intresserade av att ge allt. Försök på bästa möjliga sätt kartlägga alla volontärers faktiska motivation att ställa upp. Skapa formulär som fylls i i rekryteringsprocessen.
Kom ihåg formella krav
Ålder och livserfarenhet kan ofta ha betydelse i förhållande till uppgiften. Det är t.ex. inte rätt att ge en 10-åring mycket ansvar. Personlighetskänslighet är lika viktigt! Fråga inte om politik, allergier, sjukdomar, religion etc. Skaffa precis vad du behöver, och inte mer, för att göra den första kvalomgången.
Vilka kanaler ska man rekrytera i?
I vissa fall kan Facebook, Ad Words och liknande kanaler vara bra för att rekrytera volontärer. Tänk gärna lite nytt, så att rekryteringen inte drunknar i allt annat. Sätt alltid en tydlig geografisk och demografisk gräns innan rekryteringsprocessen. Om evenemanget är i Oslo behöver du knappast volontärer från Stockholm.
När ska man rekrytera?
Detta varierar något i förhållande till. vad man ordnar, men det är viktigt att tänka på. Om t.ex. är en musikfestival, så man ska akta sig för att inte rekrytera för tidigt. Väldigt få vet vad de ska göra om många månader, och plötsligt något annat de hellre vill göra. Om det händer 300 personer kan det innebära att du måste starta en ny rekryteringsprocess. Closer ger faktiskt mindre bortfall i många fall.
Ta hand om volontärerna
Onboardingprocessen måste vara helt felfri och noggrant planerad INNAN volontärerna börjar anmäla sig. Om processen är dålig finns det en risk att frivilliga drar sig ur. En bra erfarenhet och en känsla av professionalism gör att volontärer känner sig välkomna och vill vara med dig hela vägen.
Bygg aktivt databasen
Kom ihåg att det är en lång process att få volontärer. Genom bra onboarding, tydlig kommunikation och hänsyn till volontärerna behåller du de du redan skaffat. När du bygger en solid stam i volontärdatabasen över tid behöver du inte rekrytera mycket varje år. Använd volontärer för att rekrytera vänner och bekanta.
Ge tydliga förväntningar
Det är väldigt viktigt att du är väldigt tydlig med vad du förväntar dig av volontärerna – och vad du ger tillbaka. Återserveringen kan vara fri entré, fri mat, gratis fest eller bara en klapp på axeln. Det viktiga är att volontärerna vet exakt vad de får för sin insats.
"Ett evenemang är bara ett evenemang i kraft av volontärerna. Att ge volontärerna en bra upplevelse, och ta väl hand om dem, hjälper oss att hålla dem från evenemang till evenemang. När man vet hur mycket det kostar att hålla ett event blir priset för Mobilize en väldigt liten del av den totala budgeten – och ett väldigt dumt ställe att försöka spara pengar på."
Thomas Nolan Hansen, World Cross Country Championships 2019, Aarhus
