Ett bra ackrediteringssystem är mycket viktigt före och under ett event. Både partners, sponsorer och volontärer är helt beroende av att allt kring ackreditering är korrekt. I motsatt fall kan dålig hantering påverka både omsättningen och relationen till nämnda samarbetspartners. Här får du veta lite mer om vad ett bra ackrediteringssystem ska kunna hantera.
Ackreditering är ett område och det kan ta många år att bygga upp en bra kompetens inom området. Det är viktigt att börja med en bra ackrediteringsmatris, med personer som tillhör olika kategorier, nivåer de ska ha tillgång till, eventuella förmåner/profileringsartiklar, vilka tider de ska ha tillgång osv.
Viktig hjälp
Ett bra ackrediteringssystem ska säkerställa att du enkelt kan hantera zoner, armband, matkuponger, profilartiklar och annat som ska delas ut till gäster, funktionärer, sponsorer m.m.
Allt ska vara lätt att systematisera i ackrediteringssystemet och möjligheterna till system är många. Det är avgörande att ha stålkontroll över vem som ska ha vad och vem som har fått vad.
Misstag kan bli kostsamma
När du till exempel delar ut sponsorbiljetter måste du veta vem som ska ha dem, när och var de ska hämtas, när de hämtades, om de inte har hämtats ut och vem som har lämnat ut dem. Det är viktigt att ha koll på detta, för om fel personer får en sponsorbiljett och man måste dela ut extrabiljetter till de som verkligen borde ha så kan detta gå långt utöver evenemangets ekonomi.
Vid stora evenemang kan det finnas tiotusentals olika föremål som ska delas ut till flera tusen personer och då MÅSTE man ha ett bra och tydligt system.
Systematisk distribution
I ett vettigt ackrediteringssystem kan objekt kopplas till kategorier/grupper. Som ledvakt kan man behöva ha gul väst, walkie-talkie, ta fram en läsk och lite mat i kiosken etc. När volontärerna har fått jobbet ska de ha tillgång till detta, men endast när de faktiskt går i tjänst.
Kanske är det så att ett barn kan vara med gratis om en förälder tar ett volontärpass och då måste en rättighet automatiskt utlösa en annan. Ackrediteringssystemet ska hålla reda på detta när matrisen är på plats.
Korrekt åtkomst
Det är avgörande att alla har tillgång till zoner de borde ha tillgång till, och inte till platser de absolut inte borde vara. Man ska kunna dela upp evenemanget i olika zoner och styra detta genom systemet. Det är därför lämpligt att lägga ner mycket tid på att sätta upp ackrediteringsmatrisen, så att denna blir helt rätt.
Vi delar gärna upp i två sektioner:
- Externa ackrediteringar, såsom press, leverantörer, sponsorer, idrottare etc. Här skapas en separat ansökningsblankett. Pressen bör naturligtvis ha tillgång till andra zoner än t.ex. en sponsor.
- Interna ackrediteringar, som volontärer, gruppledare och evenemangsadministration. Om du är godkänd som ledvakt får du automatiskt tillträde där spårvakter ska färdas och placeras. Dessutom kan du ha rätt till varor som mat, biljett till familjen och kläder.
De viktiga korten
De flesta bra ackrediteringssystem har en lösning för att ladda upp en separat design på fram- och baksidan av ackrediteringskorten, med egen logotyp, sponsorlogotyper, eventuellt program etc. Du placerar då nödvändiga informationsfält, såsom datum, namn, position/ roll (press, utförare, ledning, sponsor etc.), zonaccess etc. När allt är uppställt ska det vara enkelt att slå ihop detta i databasen och generera korten som PDF-filer. Då ska PDF-filerna kunna skrivas ut direkt, eller skickas direkt till tryckeriet.
Den kan även med fördel appliceras på en färgrand för klassificering, som t.ex. alla i pressen har en grön rand över kortet, så det går ännu snabbare att se vem som ska ha tillgång till vad. Det ska även vara möjligt att ange en QR-kod som kan användas för skanning vid entrén, matkupongskontroll, incheckning på arbetsplatsen eller annat.
Det finns ett hav av möjligheter till layout, men det är viktigt att komma ihåg att kortet måste vara lätt att läsa på avstånd. Det ger snabbare hantering, hjälper till att förhindra köer och ger en mycket bättre upplevelse för besökarna. Kom ihåg att kor är arrangörernas värsta fiende!
Låt folk göra jobbet själva
Det är väldigt vanligt att man har ett skrivbord med ett antal personer som går in och sköter alla ackrediteringarna. Dessa skickar ut information om vilka ackrediteringar som givits, var man kan få kort etc. Med ett bra system kan man begränsa behovet av personal avsevärt, genom att låta folk göra mycket av arbetet själva. Om alla har tillgång till "Min sida" kan de själva lägga in den information som krävs, direkt in i systemet.
Full kontroll
Ackreditering kan snabbt bli ett fullständigt kaos, så man måste ha ett system som ger kontroll, smidighet och visar professionalism. Det ska också gå snabbt och enkelt att ta reda på vem som är det nekad ackreditering. Tyvärr händer det att vissa inte visar sig värda förtroende, och då bör dessa kunna berövas rättigheter under en begränsad tid, eller permanent.
Flexibilitet och trygghet
Typiskt för många ackrediteringssystem är att de är väldigt stela, de skriver bara ut passerkort eller håller bara koll på kategorier och nivåer. I de bästa systemen kan du också kontrollera alla åtkomster, vilket ger en mycket säkrare lösning. Vem har hämtat och vem har inte hämtat sitt kort? Alla måste ha ackreditering för att kunna vara på jobbet och du har därmed också full överblick över vem inte har varit på jobbet. Detta gör det enkelt att sätta upp konton mot en budget, genom att titta på timmar och genom att sätta ett "timpris"/värde för volontärerna.
Om en volontär inte har träffats på jobbet, men har skaffat sig ackreditering ska han eller hon få en faktura. De har då inte följt avtalet som följde med ackrediteringen. Detta ger bättre ekonomisk trygghet för arrangören.
Utifrån ackrediteringslistorna, skiftlistorna och incheckningen på arbetsplatsen kan du se vilka som varit och inte varit på jobbet. Genom att skanna QR-koder kan du snabbt få en överblick över alla som INTE är där de ska vara, när de borde ha varit där. Detta ger en dubbel säkring av listorna.
Säkerhet för arrangören
Om någon ska arbeta som ordningsvakt kan det krävas att ingen är under 18 år. Systemet ska ha överblick över detta från registreringen, och se till att personer under 18 år inte erbjuds den här typen av jobb.
Arrangörer måste hela tiden följa gällande GDPR-regler. De bästa systemen uppdateras kontinuerligt enligt gällande regler, så att arrangören inte behöver oroa sig för om saker och ting sker lagligt eller inte.
Enkel kommunikation
Arrangörer måste hela tiden följa gällande GDPR-regler. De bästa systemen uppdateras kontinuerligt enligt gällande regler, så att arrangören inte behöver oroa sig för om saker och ting sker lagligt eller inte.
Ett bra system ger ordning och reda i folkmassorna, så arrangören och arrangemanget uppfattas professionellt. Det ger kontroll att veta vem som har gjort vad, var och när. Eller att veta hur många som kommer att hämta t-shirten idag och hur många som kommer att hämta imorgon.
Alla tjänstemän ska lätt kunna kommunicera med. Det är också en stor fördel om du kan följa upp med SMS (eller mail) direkt från lösningen, som t.ex. «Hej, Frode Officer! Du har en vakt vid spårpunkt 3 om 10 minuter. Är du redo?".
Något mycket komplicerat gjort enkelt
Ett bra ackrediteringssystem ska vara en komplett logistiklösning för all personal, både personal som ska arbeta och andra besökare som ska ha ackreditering. Systemet ska ta hand om alla utom publiken, som ofta hanteras genom ett biljettsystem. Ackreditering är en komplex och avancerad övning, men blir väldigt enkel med ett bra system.
