I en onboardingprocess för volontärer är det viktigt att detta stämmer. Både för att volontärerna ska känna sig önskade, för att de ska förstå vad de ska göra, men också för att de ska bli motiverade och utföra på ett bra och korrekt sätt. Här får du reda på vad du behöver tänka på i onboardingprocessen.
Ha tydliga roller
Låt det aldrig råda någon tvekan om vem som har vilken roll i onboardingprocessen och i de fortsatta processerna. Rollförtydligande bland ledarna är absolut nödvändigt, precis som det är viktigt att tidigt berätta för volontärerna vem deras närmaste ledare är. Otrygghet orsakar ofta missnöje, som ofta växer ytterligare när volontärerna börjar kommunicera med varandra.
Gör en kommunikationsplan
Redan i förberedelserna bör du göra en tydlig kommunikationsplan för både förberedelserna och själva eventet. Utöver introduktionskommunikation med volontärer bör samma plan innehålla all avsedd kommunikation till webben, sociala medier, press etc.
Ge ett varmt välkomnande
Skicka ett varmt välkomnande/bekräftelse via e-post, där du gratulerar varje enskild volontär till det jobb de har fått och tackar för engagemanget. Ge samtidigt information om exakt vad de ska göra, vad som generellt förväntas av dem och vad som händer härnäst. Det är viktigt att ge tydliga budskap redan från början. Använd gärna sammanslagningsfält med personnamn när du skickar ut information, och gör den så personlig som möjligt.
Rekrytera genom volontärerna
Redan när du börjar ombord kan du få de utvalda att hjälpa dig få fler volontärer. Få dem att hjälpa dig få med deras vänner och bekanta, det sparar dig mycket tid på rekrytering.
Säkerställa kompetens
Om du i rekryteringsprocessen har upptäckt att volontärerna saknar kompetens för att utföra jobbet, berätta för dem var eller hur de ska skaffa det de saknar. Låt dem gärna testa sina egna kunskaper i ett e-learningsystem, genom tester etc. Kolla längs vägen att alla har gått utbildningen och att kompetensen blivit tillräckligt bra. Omplacera gärna personer om det visar sig att de faktiskt är mer lämpade för andra uppgifter än de ursprungligen var inställda på.
Var en kompis
Det är väldigt viktigt att volontärerna känner sig välkomna och i gänget från första stund. Men i fortsättningen är det också viktigt att kommunicera tydligt och trevligt, och visa att man uppskattar var och en. Det gör att volontärerna får en starkare relation till ledaren, och att skyldigheten mellan arrangören och volontären känns starkare för volontären. Det brukar ge mycket mindre avhopp längs vägen.
Bli känd
Uppmuntra alla inblandade att lägga upp en bild på sig själva i det organisationssystem du använder. Det gör det mycket lättare att bli igenkänd och känd, och inte minst att komma ihåg namn och bygga relationer.
Timing är viktigt
Skicka inte meddelanden efter 2200 på kvällen eller före 0800 på morgonen. Många sover under denna period och faran är därför stor att meddelandena passerar dem, eller att de inte kommer ihåg innehållet.
Kommunicera klokt
Överdriv inte kommunikationen mot volontärerna, du bör informera dem – slita inte ut dem. Hellre sällsynt och lite mer, än ofta och lite. Håll dock all kommunikation kort, koncis och tydlig, utan utrymme för missförstånd.
Styr kommunikationen genom kanaler du äger och där du har kontroll. Ta ägarskap av en eller två kommunikationskanaler från början och låt inte volontärer skapa något eget. (Inte grupper på Facebook, WhatsApp, Messenger etc.)
Besvär inte människor som gör det de ska, vare sig det är e-lärande, läsning av dokument eller något annat.
Efter evenemanget är det viktigt att samordna tacken från evenemanget. Det håller med ett tack till alla, från högsta ledaren.
