Den lille byen Ulricehamn i Västra Götalands län er så heldige at de får arrangere World Cup-renn i langrenn annethvert år. Som takk leverer de et vellykket arrangement hvert år de arrangerer.
Therese Andersson har nylig trådt ut av rollen som personalansvarlig, men vil nok aldri trekke seg helt ut av WC-sirkuset i Ulricehamn. Til det trives hun for godt.
Tatt på sengen
– Da vi begynte med dette i 2016 hadde vi noen utgamle systemer å forholde oss til. Det var rett og slett tungvint og uten oversikt. Vi hadde heller ikke peiling på hva som ventet oss i forkant av de første konkurransene i 2017, og regnet med rundt 10.000 besøkende per dag. Det ble 30.000, og vi innså fort at vi trengte bedre løsninger før arrangementet i 2019. Med så mange mennesker må man ha et godt system for å kunne organisere og holde kontroll på alle funksjonærer, noe som gir full oversikt. Hvis ikke hadde vi neppe fått tilbud om å arrangere i 2021, flirer Therese.
God planlegging er viktig
Det krever planlegging å få alle over på nye systemer, og derfor viktig å ligge i forkant og tenke litt langsiktig.
– Egentlig ble vi oppringt av Mobilise allerede i 2017, men da ble det for tett på konkurransen for oss. Den gang hadde vi en samarbeidspartner som brukte et system vi kunne «låne». Det ga oss muligheter til å få inn opplysninger, se frivillige etc., men det var mer tilpasset forretning enn idrettsarrangement. Derfor valgte vi oss Mobilise til 2019-arrangementet, som en komplett løsning, forklarer Therese.
– Vi begynte allerede tidlig på våren 2018 å ta i bruk Mobilise, slik at vi skulle komme skikkelig inn i alt før 2019-arrangementet nærmet seg. Organisasjonskartet var allerede klart, og det var dermed enkelt å komme i gang i Mobilise. Senere på våren 2018 kjørte vi introduksjon til alle i administrasjonen og gruppelederne, som dermed kunne holde i alt eget etter opplæringen. Det ga alle god tid til å lære og forstå, og ga tidlig et eierskap til løsningen.
«Det fungerer utrolig godt, og jeg vil faktisk kalle det helt genialt!»
Therese Andersson
Praktisk i bruk
Når man setter opp lister i Mobilise, kan frivillige og gruppeledere fylle inn alt om seg selv. Det gir mindre rom for feil og god oversikt for de ansvarlige.
– Vi søker etter frivillige i forskjellige kanaler og alle registrerer seg selv direkte i Mobilise. Vi har laget et spesifikt oppsett selv, på eksakt hva vi trenger av opplysninger. Det fungerer utrolig godt, og jeg vil faktisk kalle det helt genialt!, sier Therese entusiastisk.
– Når funksjonærer er lagt inn, så er det enkelt å kjøre godkjenninger av GDPR, som gjør at vi innfrir myndighetenes krav. I tillegg har vi satt det opp slik at man fyller i klesstørrelser, som gjør det raskt og enkelt å kjøre ut lister til profileringsansvarlig.
Enkel oppfølging
Det er av og til behov for å følge opp folk som ikke har registrert seg enda, eller de som enda ikke har satt seg opp på vakter.
– Dersom noen ikke har registrert seg, vet vi alltid hvem det gjelder. Disse kan vi følge opp via epost, SMS eller telefon, for vi har full oversikt over lesebekreftelser i Mobilise. Det er derfor enkelt å purre i Mobilise, og det er også enkelt å flytte folk til andre grupper hvis man er for mange på en gruppe. Vi gir alle våre frivillige tre valg for steder de vil jobbe, men det er altså svært enkelt å likevel flytte dem ved behov, forteller Therese.
Lett å skape møteplasser
– Vi har også brukt systemet til å utdanne funksjonærene på forhånd, pluss at vi har møter i gruppene. Innkalling til møtene distribuerer vi gjennom Mobilise, enten de er fysiske eller digitale. Under pandemien ble naturlig nok alle møter avholdt digitalt, men det fungerte også utmerket. Vi er en liten by, derfor har vi også funksjonærer som bor 8–10 mil unna.
God oversikt over tidsbruk
– En del av overskuddet fra arrangementet i Ulricehamn går tilbake til klubbene og organisasjonene som har bidratt. Derfor bruker vi skjemafunksjonene for timeføring, i tillegg til at alle legger inn hvem de jobber på vegne av. På den måten kan vi kjøre en helt rettferdig fordeling av overskuddet, basert på antall dugnadstimer hver klubb har levert, sier Therese stolt.
Man MÅ ha kontroll
De som står som ansvarlige er naturlig nok de som er mest opptatt av å ha full kontroll før, under og etter arrangementer.
– Vi har aldri noen problemer med å følge informasjonsflyten, og kan enkelt sjekke at informasjon blir mottatt og lest, takket være funksjonen for lesebekreftelse. Under koronapandemien var dette desto viktigere, da en stor del av funksjonærene måtte testes. De la selv inn prøvesvarene sine og vi kunne enkelt se hvem som manglet testing og hva testresultatene var. Det var utrolig verdifullt, og gjorde det raskt og enkelt å finne ut hvor vi trengte flere folk.
Husk å se folk
– På morgenen før første konkurranse, har vi pleid å sende ut en hyggelig SMS til alle. Vi tror det er viktig å «peppe» folk litt, så de skjønner at arrangementet står og faller på deres innsats. Dessuten sender alltid øverste leder ut en takk etter arrangementet, slik at alle føler seg sett og ivaretatt. Det er hyggelig. Vi sender også ut et evalueringsskjema, slik at alle kan komme med forslag til forbedringer. Kun da blir vi bedre år for år.
Mange fortrinn
– Jeg tør ikke påstå at den første løsningen vi hadde er direkte sammenlignbar, men vi føler virkelig at vi får en komplett løsning med Mobilise. Det lille som måtte justeres i begynnelsen, fikk vi god hjelp til. Det er også en styrke at supporten hos Mobilise er god. Vi får dessuten utrolig god oversikt over hele organisasjonen, ser når grupper er fulle, hvor det mangler folk – og det går ikke an å dobbeltbooke folk. Det er veldig smart!
– Skal man gjennomføre et større sportsarrangement, så er det veldig enkelt å få full oversikt med Mobilise. Man kan dele på oppgaver eller gjøre alt selv, eller man kan gi begrenset tilgang eller tilgang på alt. Vi synes det er svært enkelt å bruke for alle, det er en ordentlig totalløsning, og det gir full kontroll over organisasjonen, avslutter en fornøyd Therese.
