Når man har rekruttert frivillige OG onboardet dem, så er fortsatt hele hovedjobben igjen. For den egentlige jobben er jo selve arrangementet. Og hvis arrangementet går galt, så er det faktisk ledernes ansvar, uansett hvem som har gjort hva. Her er noen råd for å få til en vellykket gjennomføring.
Motivasjon underveis
For å sikre at de frivillige holder motivasjonen oppe må man ha jevn flyt av riktig og nyttig informasjon. Alle ledere må passe på sine frivillige underveis, og korrigere, rose, motivere og lede dem på en god måte. Husk at omtanke og en god opplevelse gjør at frivillige gjerne melder seg igjen.
Tett alle kunnskapshull
Dersom det dukker opp kunnskapshull etter onboarding-prosessen, så må dere passe på at de frivillige også underveis får nødvendig opplæring. Gjerne gjennom e-læring, som sikrer at alle lærer det samme. Fordelen med e-læring er at man kan gjennomføre det på egenhånd, på kort tid og fra nesten hvor som helst.
Lokal kunnskap er viktig
Sørg for at alle frivillige og ledere har kunnskap om området og arrangementet. Dersom det er mange tilreisende på arrangementet er det en fordel at de frivillige kan litt om stavkirker eller annet visuelt, i tillegg til toaletter, barer, førstehjelpssoner etc. Glem heller ikke at alle bør ha kunnskap om arrangementets verdier og vet hvordan dere ønsker å fremstå utad. Hold feil personer unna pressen!
Bekreftelser
Bruk et system som sikrer at de frivillige alltid bekrefter at de har forstått og tar på seg å gjennomføre oppgavene de tildeles, også underveis. Mottatt og forstått er uhyre viktig. Husk også at det er stor forskjell på å kommandere noen, kontra at de selv tar på seg en oppgave. De er tross alt frivillige.
Tilgang til alle
Pass på at alle frivillige har nødvendig akkreditering og adgang, nøkler og kunnskap om hva og hvor de skal, konkrete oppmøtesteder/-tider etc. Misforståelser rundt dette er en typisk kilde til havarert arrangement.
Vær beredt
HMS og avvikshåndtering er uhyre viktig å ha kjennskap til. Hva gjør du hvis dette skjer …? Gå gjennom teoretiske hendelser og situasjoner, og gi de frivillige et verktøy for innrapportering. Strev alltid mot et bedre arrangement og få med alle viktige læringspoeng videre.
Transport og forflytting
Sørg for at alle frivillige vet hvordan de kommer seg til og fra arrangementet, og hvordan de evt. skal forflytte seg internt på arrangementet. Det nytter f.eks. ikke å raskt forflytte seg gjennom en menneskemengde på 3.000 mennesker. Det er heller ikke særlig populært å beine tvers over en skiløype midt i et verdenscuprenn. Hvis noen kommer for sent til vaktskiftet går det som regel utover mange.
Backup
Ha alltid noen personer uten konkrete gjøremål, som kan steppe inn der det trengs. En slags «Task force» eller «Stunt squad» er det nesten alltid behov for, for det skjer alltid noe uforutsett. Ledere bør egentlig ikke ha egne, konkrete ansvarsoppgaver, utover det å tilrettelegge for og følge opp frivilliggruppen sin underveis. Får de ledig kapasitet kan de bistå andre ansvarlige og frivillige.
Viktige kontakter
Alle bør vite hvem som er tilstede av ledere, frivillige og beredskapspersonell til enhver tid, og vite eksakt hvordan man skal få kontakt med dem. Alle bør også vite hvem som skal kontaktes dersom eksterne lurer på noe, enten det er presse, politi, ambulansepersonell eller brannvesen.
Smil selger
Sørg for at alle frivillige (vakter, barpersonell, billettører, førstehjelpspersonell etc.) er fornøyde og hyggelige mot alle gjester. Gjester er nødvendig for et arrangement, og uten dem har man ingenting. Hvis gjestene er fornøyde kommer de tilbake neste gang, og vipps har dere et bærekraftig arrangementet.
