Et godt akkrediteringssystem er svært viktig før og under et arrangement. Både samarbeidspartnere, sponsorer og frivillige er helt avhengige av at alt rundt akkreditering er riktig. I motsatt tilfelle kan dårlig håndtering gå ut over både omsetningen og forholdet til nevnte partnere. Her får du vite litt mer om hva et godt akkrediteringssystem bør kunne håndtere.
Akkreditering er et fagfelt, og det kan ta mange år å bygge seg opp god kompetanse på området. Det er viktig at man tar utgangspunkt i en god akkrediteringsmatrise, med personer tilhørende ulike kategorier, nivåer de skal ha tilgang til, eventuelle goder/profileringsartikler, hvilke tider de skal ha tilgang etc.
Viktig hjelp
Et godt akkrediteringssystem skal sørge for at man enkelt kan håndtere både soner, armbånd, matbonger, profilartikler og annet som skal deles ut til inviterte, funksjonærer, sponsorer etc.
Alt må enkelt kunne systematiseres i akkrediteringssystemet og mulighetene for systemer er mange. Det er kritisk å ha stålkontroll på hvem som skal ha hva, og hvem som har fått hva.
Feil kan bli dyrt
Når man for eksempel skal dele ut sponsorbilletter må man vite hvem som skal ha, når og hvor de skal hentes, når de ble hentet, om de ikke er hentet og hvem som har delt dem ut. Dette er det viktig å ha kontroll på, for om feil mennesker henter sponsorbillett og man må gi ut ekstra billetter til de som egentlig skulle hatt, kan dette gå hardt utover økonomien til arrangementet.
På store arrangementer kan det være et titalls tusen forskjellige objekter som skal deles ut til flere tusen mennesker, og da MÅ man ha et godt og oversiktlig system.
Systematisk utdeling
I et fornuftig akkrediteringssystem kan objekter knyttes til kategorier/grupper. Som løypevakt skal man kanskje ha gul vest, walkie-talkie, få ta ut en brus og litt mat i kiosken etc. Når de frivillige har fått jobben skal de få tilgang på dette, men kun når de faktisk skal på vakt.
Kanskje det er sånn at et barn får delta gratis dersom en forelder tar en dugnadsvakt, og da må én rettighet automatisk trigge en annen. Dette må akkrediteringssystemet holde styr på når matrisen er på plass.
Riktig tilgang
Det er kritisk at alle har tilgang til soner de skal ha tilgang til, og ikke til steder de absolutt ikke skal være. Man bør kunne dele opp arrangementet i forskjellige soner og styre dette gjennom systemet. Det er derfor lurt å bruke god tid på å sette opp akkrediteringsmatrisen, slik at dette blir helt riktig.
Vi deler gjerne opp i to bolker:
- Eksterne akkrediteringer, som presse, leverandører, sponsorer, utøvere etc. Her settes det opp et eget søknadsskjema. Pressen skal naturlig nok ha tilgang til andre soner enn f.eks. en sponsor.
- Interne akkrediteringer, som frivillige, gruppeledere og arrangementsadministrasjonen. Er man godkjent som løypevakt, så får man automatisk tilgang der løypevakter skal ferdes og plasseres. I tillegg får man kanskje rettighet til goder som mat, billett til familien og bekledning.
De viktige kortene
De fleste gode akkrediteringssystemer har en løsning for å laste opp et eget design på akkrediteringskortenes forside og bakside, med egen logo, sponsorlogoer, evt. program etc. Man plasserer deretter nødvendige infofelter, som dato, navn, stilling/rolle (presse, utøver, management, sponsor etc.), sonetilgang m.m. Når alt er satt opp bør det være enkelt å flette dette mot databasen og generere kortene som PDF’er. Deretter bør PDF-filene kunne printes direkte, eller sendes rett til trykkeri.
Det kan med fordel også legges på en fargestripe for klassifisering, der f.eks. alle i pressen har en grønn stripe over kortet, slik at det går enda raskere å se hvem som skal ha tilgang til hva. Det bør også kunne legges inn en QR-kode som kan brukes til scanning ved inngang, matbongstyring, innsjekk ved arbeidsstasjon eller annet.
Det er et hav av muligheter for oppsett, men det er viktig å huske at kortet må være lettlest på avstand. Det gir raskere håndtering, bidrar til å hindre kødannelser og gir en mye bedre opplevelse for de besøkende. Husk at køer er arrangørers verste fiende!
La folk gjøre jobben selv
Det er veldig vanlig at man har en desk med en del personer som legger inn og styrer alt av akkrediteringer. Disse sender ut info om hvilke akkrediteringer som er gitt, hvor man kan hente kort osv. Med et godt system kan man begrense behovet for personell betydelig, ved å la folk selv gjøre mye av jobben. Hvis alle får tilgang til «Min side», kan de selv legge inn påkrevet info, rett i systemet.
Full kontroll
Akkreditering kan fort bli fullstendig kaos, så man må ha et system som gir kontroll, smidighet og viser profesjonalitet. Det bør også være raskt og enkelt å finne ut hvem som er nektet akkreditering. Det hender dessverre at noen ikke viser seg tilliten verdig, og da bør disse kunne fratas rettigheter for en begrenset periode, eller permanent.
Fleksibilitet og trygghet
Typisk for mange akkrediteringssystemer er at de er veldig rigide, de skriver kun ut adgangskort eller holder kun oversikt over kategorier og nivåer. I de beste systemene kan man også styre alt av tilganger, som gir en mye tryggere løsning. Hvem har hentet og hvem har ikke hentet kortet sitt? Alle må ha akkreditering for å kunne være på jobb, og man har dermed også full oversikt over hvem som ikke har vært på jobb. Det gjør det lett å sette regnskap opp mot budsjett, ved å se på timer, og ved å sette en «timepris»/verdi på de frivillige.
Har en frivillig ikke møtt på jobb, men har hentet ut akkreditering, så bør vedkommende få en faktura. De har da ikke fulgt avtalen som fulgte med akkrediteringen. Dette gir bedre økonomisk trygghet for arrangøren.
Ut ifra akkrediteringslistene, vaktlistene og innsjekk på arbeidsstasjonen, kan man se hvem som har vært og ikke vært på jobb. Med scanning av QR-koder kan man raskt få oversikt over alle som IKKE er der de skal være, når de burde vært der. Dette gir en dobbel sikring av vaktlistene.
Sikkerhet for arrangøren
Hvis noen skal jobbe som sikkerhetsvakt kan det være påkrevet at ingen er under 18 år. Systemet må ha oversikt over dette fra registreringen, og sørge for at personer under 18 år ikke får tilbud om denne type jobb.
Arrangører må til enhver tid følge gjeldende GDPR-reglement. De beste systemene oppdateres fortløpende i henhold til enhver tid gjeldende regler, slik at arrangøren slipper å bekymre seg for om man gjør ting lovlig eller ikke.
Enkel kommunikasjon
Arrangører må til enhver tid følge gjeldende GDPR-reglement. De beste systemene oppdateres fortløpende i henhold til enhver tid gjeldende regler, slik at arrangøren slipper å bekymre seg for om man gjør ting lovlig eller ikke.
Et godt system gir ryddighet og flyt i menneskemengdene, så arrangøren og arrangementet oppfattes profesjonelt. Det gir kontroll å vite hvem som har gjort hva, hvor og når. Eller å vite hvor mange som skal hente t-skjorte i dag, og hvor mange som skal hente i morgen.
Alle funksjonærer bør enkelt kunne kommuniseres med. Det er også en stor fordel om man kan følges opp med SMS (eller epost) rett fra løsningen, som f.eks. «Hei, Frode Funksjonær! Du har vakt ved løypepunkt 3 om 10 minutter. Er du klar?».
Noe svært komplisert gjort enkelt
Et godt akkrediteringssystem må være en komplett logistikkløsning for alle menneskelige ressurser, både personell som skal jobbe og andre besøkende som skal ha akkreditering. Systemet bør tar hånd om alle unntatt publikum, som gjerne håndteres gjennom et billettsystem. Akkreditering er en kompleks og avansert øvelse, men blir svært enkelt med et godt system.
