Dette effektiviserte og trygget arbeidet til de ansatte i Kirkens Bymisjon

Et økende behov for organisasjoner i en stadig mer digital verden er systemer som gir ansatte en helhetlig oversikt over det frivillige arbeidet på alle nivåer. Kravene til personvern blir stadig mer komplekse, og det er da spesielt viktig at systemet som brukes ivaretar sikkerhet og GDPR. For Kirkens Bymisjon var løsningen til Mobilise et enkelt valg.

Mobilise møtte en smilende Jeanine Brenna, seniorrådgiver for frivillighet i Kirkens Bymisjon, for å snakke om mulighetene de har fått gjennom HRM-systemet til Mobilise. Brenna har lang fartstid som rådgiver for Kirkens Bymisjon og vet godt at ingen er bare det du ser – heller ikke frivillige.

Bedre oversikt og tidsbesparelse

For Kirkens Bymisjon var det avgjørende med et system som ga organisatorisk oversikt på ulike nivåer. – Vi hadde mange tilbydere for tre år siden da vi vurderte hvilken løsning vi skulle gå for, men få har den nødvendige nivådelingen fra enkeltaktivitet til oversikt i hele landet. Jeg vil si at Mobilise var og er enerådende best på akkurat dette, sier Brenna.

Som organisasjon hadde vi ikke en helhetlig oversikt. Før hadde vi gjerne 40 maildialoger kun i Oslo, for å hente inn informasjon om hvem som skulle forsikres og lignende.

Kirkens Bymisjon er en ideell organisasjon med aktivitet i 50 byer over hele Norge. Med sine 4 000 frivillige har de en visjon om at alle mennesker erfarer respekt, rettferdighet og omsorg. Brenna forteller at det i dag er mye enklere å samhandle på tvers av stiftelsene.

– Det å ha alt på ett sted er en av de største vinningene. Med Mobilise har vi fått bedre oversikt og sparer tid på kartleggingsarbeid. Overleveringen av roller, kompetanse, aktiviteter og oppgaver har blitt mulig siden alt er samlet i én felles base. I tillegg ivaretar Mobilise kravene til sikkerhet, personvern og GDPR.

Kostnadsbesparende å velge hyllevare

Å utvikle et eget system tilpasset bare for Kirkens Bymisjon var ikke aktuelt – det er både ressurskrevende og kostbart å vedlikeholde. – Vi valgte hyllevare fra Mobilise, slik at vi kan jobbe med det vi er dyktige på sammen med våre deltakere, frivillige, ansatte og samarbeidspartnere, sier Brenna.

Effektiviserer arbeidet til de ansatte

Tilbakemeldingene fra ansatte som bruker Mobilise aktivt er at de får mer systematikk i arbeidet og at alt er samlet på ett sted. Systemet hjelper dem med å effektivisere kommunikasjonen og organisere de frivillige på en enda bedre måte – og sørger for at de holder seg innenfor lover og regler.

Fremtidens frivillighet

– HRM-systemet til Mobilise kan være en del av løsningen for fremtidens frivillighet og støtte opp under systematikken. Det kan bidra til bedre kvalitet, lojalitet og kommunikasjonsflyt hvis man bruker systemet riktig, sier Brenna.