Dansk Atletik Forbund (DAF) är det danska friidrottsförbundet. De är medarrangörer av flera av de största sportevenemangen i Danmark, inklusive det årliga Royal Run med kronprins Frederik som hög beskyddare. Kronprinsparet och deras barn deltar varje år och totalt deltar runt 80 000 löpare. 2019 stod DAF värd för världsmästerskapen i terränglöpning och loppet var helt unikt. Ena dagen deltog motionärer i VM-kursen medan själva VM hölls dagen efter.
Thomas Nolan Hansen är eventansvarig för Aalborg Atletik & Motion och har varit med och arrangerat Royal Run, men fick även jobbet som volontärsamordnare för det internationella VM i Cross (cross country) i Aarhus.
– När man har nästan 500 frivilliga på det största terrängloppet i världen är det bra att ha lite koll. Evenemanget sändes också i tv över hela världen, så det var definitivt blockhuvudet för oss, säger Thomas leende.
Erfaren arrangör: Thomas Nolan Hansen har arrangerat olika typer av lopp, och vet att bra kontroll ger bättre arrangemang för både volontärer och deltagare.
Tillfälligheternas spel
Utan tvekan måste saker och ting tas tillvara när så många människor är inblandade. Bra system för hantering och kommunikation är helt avgörande
– Jag hade lite erfarenhet av att arrangera Royal Run, men vi hade inget bra volontärsystem på plats när vi tilldelades VM. Därför började jag söka information på nätet, och snubblade över Mobilise. Jag är väldigt glad över det. Det hela var lite slumpmässigt, men efter att ha undersökt lösningen närmare tvivlade jag inte på att det var precis vad vi behövde.
Systematiseringens glädje
Du kan använda Mobilise för att rekrytera från befintlig volontärdatabas, eller kombinera med befintliga och nya. Det ska lösas på det sätt som passar dig bäst.
– Vi hade en kärna av volontärer tidigare, men vi lade också till många nya i Mobilise-lösningen. Flera kampanjer genomfördes för att få folk, och många frivilliga kom också från utlandet. Mobilise användes till allt från roster och vi hade ofta treskift.
Vi hade 15-20 "rum"/grupper, och använde nog de flesta funktioner som finns i systemet, såsom incheckning, nyheter, kommunikation, skiftplanering osv.
Liten ansträngning ger stor vinst
Införandet av nya system behöver alltid en liten push, men när man är i gång så är man i gång. Det ger resultat när det behövs.
– Det kräver naturligtvis lite ansträngning att sätta sig in i systemet, särskilt för äldre, och det krävs också lite för att få folk att använda systemet. Vi hade en Mobilise-superanvändare anställd som ägnade flera timmar åt att hjälpa de osäkra användarna, och det var en bra investering eftersom lösningen inte var så känd i Danmark på den tiden. Bra insats i början gjorde att kommunikationen flöt otroligt bra inför och under evenemanget, säger Thomas.
– En stor fördel är att Mobilise är webbaserat vilket gör att man inte behöver ladda ner en app. Framför allt från de äldre tjänstemännen har vi hört att de är glada för det. De är ofta inte så tekniska, men de kan lätt hitta en hemsida. Och vi har upplevt stabiliteten som 100 %, vilket också är en stor fördel.
Länge leve bra system
– Vi har nog alla tidigare försökt genomföra evenemang utifrån översikter i kalkylblad, men det går inte. Man är helt beroende av ett bra system, om man inte snabbt glömmer bort grupper, uppgifter, skift etc. Volontärer kommer vid olika tidpunkter, vissa många månader innan, andra några timmar innan första skiftet osv. Därför är det oerhört viktigt att all info finns tillgänglig, och att alla får samma information. När onlinedokument alltid är uppdaterade får alla full kontroll och överblick, tror Thomas.
– Och när folk anmäler sig för sig själva har man alltid full överblick över vem som är i eller kommer att vara i tjänst, eller inte, tillägger han.
Klippan från vetet
Det finns liknande system på marknaden, men få eller inga erbjuder så många alternativ som Mobilise.
– De andra systemen vi har tittat på är för enkla och erbjuder färre alternativ än Mobilise. I mina ögon är Mobilise helt komplett. Fördelen med det är att jag hellre kan välja bort något, än att behöva missa något, säger Thomas.
– För oss handlar det om att få en fullständig överblick över alla volontärer och uppgifter, vem som löser vad, hur många timmar de har jobbat etc. När vi har full överblick är det också lätt att föra över saker till nästa år eller nästa år händelse. I Mobilise bygger du databasen över tid, och hämtar denna vinst när du behöver den.
"För oss som har ansvaret är det absolut nödvändigt att ha den kontroll som Mobilise ger."
Thomas Nolan Hansen
Det största värdet
Det är kanske inte så lätt att få fram exakt vad som gör Mobilise så viktigt, då det är helheten som självklart är det viktigaste.
– Jag tror fortfarande att det största värdet med Mobilise är den nämnda översikten och kontrollen. Du slipper kalkylblad, lagring av dokument i ett moln, mejl, fragmenterad kommunikation genom olika grupper i appar och lösa sms och du säkerställer kommunikationsflödet. För oss som är ansvariga är det absolut nödvändigt att ha den kontroll Mobilise ger. Så enkelt är det, säger Thomas bestämt.
