Det er et økende behov for systematikk og effektivisering som står i stil med frivilligheten vi ser mer og mer av i dag. De frivillige ønsker å ta egne valg, og det skal være enkelt å engasjere seg. Dette er noe TV- aksjonen ønsker å møte, og er i høy grad gjort gjennom å utvikle et tilpasset system siden 2016 kalt TV-aksjonsportalen sammen med Mobilise.
Vi møtte Gunnar Stabell på Sentralen, i Oslo med et smil om munnen. Vi tror det er fordi pandemien endelig er på hell. Vi setter oss ned med en god kopp kaffe og praten går lett. Temaet er Frivillighet satt i system og årets TV-aksjon.
Stabell har jobbet i TV-aksjonen siden 2018 og er i dag blant annet teamleder for gjennomføringen av TV-aksjonen i fem fylker, og har hovedansvar for digital utvikling.
Før den tid så jobbet han i UNICEF, der Stabell først ble kjent med Mobilise og viktigheten av å sette frivilligheten i system
TV-aksjonen har vært arrangert hver eneste høst siden 1974, og har gitt livsviktig hjelp til millioner av mennesker. Totalt har TV-aksjonen samlet inn ni milliarder kroner, og hvert år jobber 7 000 fantastiske frivillige landet over med organiseringen av TV-aksjonen i sin kommune. Målet er at 100 000 frivillige bøssebærere skal besøke alle husstander i Norg Årets TV-aksjon går til Plans arbeid for å bekjempe barneekteskap.
Forenklet arbeidsdagen betraktelig med Mobilise
TV-aksjonen er avhengig av gode systemer med god struktur og effektiv kommunikasjon, da de skal kommunisere med flere tusen frivillige hvert år. Tidligere jobbet man veldig manuelt i forhold til beskjeder og kommunikasjon. Dette var tidkrevende, og mye verdifull kunnskap og informasjon forsvant underveis i arbeidet.
-Nå har vi rett og slett fått en enklere måte å jobbe på, og de frivillige har fått mer oversikt over hva de skal gjøre hvor, når og hvordan. Mulighetene til også å ha en tettere og personlig dialog med de frivillige/komiteene har vært revolusjonerende, sier Stabell.
Stabell forteller videre at de nå har et system som fanger opp tidligere informasjon og viktig kunnskap. Det at de kan bruke systemet til Mobilise for å sende ut personifiserte SMS til samtlige tidligere bøssebærere er effektivt og viktig for oss i TV-aksjonen.
De digitale bøssene
Hvert år går opp mot 100 000 bøssebærere ut i hele Norge og ringer på dører for å samle inn penger til en god sak. 2020 ble et litt annerledes år da hele TV -aksjonen var digitalt. Man måtte da endre hele brukerreisen og bøssebæreren møtte sine givere via deres egne digitale plattformer.
-Denne digitaliseringen måtte skje fort og dette gjorde vi i tett samarbeid med Mobilise, der de med dette også startet et integrasjonssamarbeid med Spleis.
Slik ble den digitale bøssa skapt. Dette ble bestemt i august 2020, og her var Mobilise helt fantastiske til å tilpasse seg på en utmerket måte, sier Stabell.
TV-aksjonsportalen
Systemet som leveres av Mobilise har administrasjonen i TV-aksjonen døpt TV-aksjonsportalen. TV-aksjonen ønsker selvsagt at alle komiteene i TV-aksjonen skal se verdien og nødvendigheten av å bruke TV-aksjonsportalen.
-Vi ser at det i dagens samfunn ikke lenger er verdifullt å ta vare på de manuelle listene. Det må i tilfelle være for å ta vare på historien og se hvordan vi jobbet før, sier Stabell.
Stabell forteller videre hvorfor det manuelle ikke lenger er aktuelt.
Det er fordi det er brudd på personvernforordningen, utrolig tidskrevende og som han nevnte tidligere- at verdifull kunnskap forsvant. Du kan ikke oppdatere listene manuelt på samme måte som du kan digitalt. Derfor er systemet til Mobilise viktig å ta i bruk.
Redd for at magien skal forsvinne etter 1,5 år med pandemi
TV-aksjonen er veldig opptatt av å fortsatt ha mulighetene til å møtes fysisk. Vi har vært bekymret for at vanene endrer seg og at de fine møtene i døra skal forsvinne.
Da forsvinner litt av magien. Det blir spennende å se hvordan det blir fremover sier, Stabell.
-Det vi er glade for er at det er laget gode strukturer i Mobilise som bygges sammen med oss der fysiske møter fortsatt er viktig. Vi håper at dette vil fortsette.
Videre sier Stabell at CRM ikke fungerer for frivilligheten. Mobilise har løst frivilligorganisasjonens utfordringer ved å lage et eget HRM – system som følger opp den nye type frivillighet som er mer vanlig i dag- og ikke minst en måte å møte behovet til fremtidens frivillighet.
Bøssebærerne kommer tilbake år etter år
De som i dag bruker systemet riktig, ser virkelig gevinsten av å ta TV-aksjonsportalen i bruk. Komiteene som jobber med å organisere og rekruttere bøssebærere lokalt er frivillige eller politisk oppnevnt. Noen av disse rekrutteres via kommunen, frivillighetssentraler, diverse organisasjoner, tematikken mm.
-Mange av våre komiteer som i dag bruker systemet riktig sier selv at de opplever at bøssebærerne kommer tilbake år etter år, og det er blitt veldig mye enklere å kommunisere og følge dem opp.
Her er noen av tilbakemeldingene vi har fått:
«Det beste med systemet er at man har klart å skape lojalitet ved at man enkelt kan kontakte bøssebærerne.»
«Før Mobilise var det umulig å følge opp alle bøssebærerne våre.»
«Ved hjelp av systemet så kan vi nå skreddersy det helt ned til behovet en bøssebærer har for hvilken rode (område) vedkommende ønsker å gå.
«Det er verdifullt at vi enkelt kan sende ut flere hundre e-post eller SMS og personifiserer det hele.»
Evalueringer og tilbakemeldinger er gull verdt
Det er mange som bruker TV-aksjonsportalen hvert år, og alle bruker den på ulike måter. Hele Norge er med på denne store dugnaden.
«Tilbakemeldingene vi får fra våre frivillige/komiteer er gull verdt»
-Hvert år samler vi inn evalueringer fra våre komiteer for å vite hvordan vi enda bedre kan tilpasse TV-aksjonsportalen. Dette tar vi med oss inn i møter med Mobilise slik at vi sammen kan forbedre brukeropplevelsen.
Oversiktlighet og god informasjonsflyt
Mobilise hjelper brukeren av systemet til å få en bedre oversikt over menneskelige ressurser som til enhver tid skal sysselsettes og kommuniseres med.
-Systemet gjør at informasjonen blir mer riktig og vi har en løpende nasjonal oversikt på hvor mange bøssebærere som kommer inn, for eksempel i eksempel Arendal.
Da kan man stenge portalen i det konkrete området slik at man ikke får for mange bøssebærere. Dette kan styres både nasjonalt, regionalt og lokalt.
Stabell, forteller videre at det verste er om de må si nei til folk som vil være bøssebærer. Det har skjedd tidligere. Men skjer ikke lenger der de bruker systemet, og bruker det riktig!
Informasjonsflyten er veldig god og treffer bedre til de som mottar informasjon. Systemet sørger for at ikke unødvendig informasjon sendes ut. Det er også fint å kunne lage ferdig maler, og sende informasjon ut til de selekterte rollene.
For eksempel informasjon kun ment for de som har meldt seg som næringslivsansvarlig.
Hva er det beste med å samarbeide med Mobilise og hvorfor vil du anbefale oss til andre?
-Mobilise er tilpasningsdyktige, gode på å skreddersy systemet etter behov, åpne for ideer og lytter aktivt til våre behov.
Systemet er enkelt å ta i bruk, det tar ikke lang tid med opplæring, og våre 100 000 bøssebærer trenger selvsagt ingen opplæring. De får automatisk tilsendt den informasjonen de trenger når de melder seg på gjennom blimed.no
Stabell, forteller videre at hadde det ikke vært for Mobilise, så hadde vi stått på bar bakke,
-Dersom du og din organisasjon enda ikke har et eget HRM – system for frivilligheten så anbefaler jeg dere å kontakte Mobilise for en prat allerede i dag.
I år går TV-aksjonen av stabelen søndag den. 24. oktober. Ønsker du å være med på årets største dugnad? Da kan du lese mer om hvordan du engasjerer deg ved å trykke deg inn her
