Et økende behov for organisasjoner i en verden som stadig blir mer digital, er systemer som gir ansatte en mer helhetlig oversikt over det frivillige arbeidet på alle nivåer i organisasjonen. Kravene til personvern blir stadig mer komplekse og utfordrende å håndtere, og da er det spesielt viktig at systemet som brukes ivaretar krav om personvern og sikkerhet. For Kirkens Bymisjon var løsningen til Mobilise et enkelt valg.
Mobilise møtte en smilende Jeanine Brenna, seniorrådgiver for frivillighet i Kirkens Bymisjon for å snakke om mulighetene de har fått gjennom HRM – systemet til Mobilise.
Brenna har lang fartstid som rådgiver for Kirkens Bymisjon, og vet godt at ingen er bare det du ser – ei heller frivillige.
Bedre oversikt og tidsbesparelse med Mobilise
For Kirkens Bymisjon var det avgjørende med et system som ga organisatorisk oversikt på ulike nivåer.
– Vi hadde mange tilbydere for tre år siden da vi vurderte hvilken løsning vi skulle gå for, men få har den nødvendige nivådelingen fra enkeltaktivitet til oversikt i hele landet. Jeg vil si at Mobilise var og er enerådende best på akkurat dette, sier Brenna entusiastisk
Kirkens Bymisjon er en ideell organisasjon som har aktivitet i 50 byer over hele Norge, blant mennesker som strever med hverdagen på ulike måter. Organisasjonen har et mangfold innen sosial frivillighet. Med sine 4000 frivillige, har de en visjon om at alle mennesker erfarer respekt, rettferdighet og omsorg.
Brenna forteller videre at de tidligere arbeidet mye mer fragmentert, da hver enkelt geografiske enhet kun hadde oversikt over sine egne frivillige, og ingen felles organisatorisk oversikt.
«Som organisasjon hadde vi ikke en helhetlig oversikt»
-Et eksempel var å finne ut hvor mange frivillige vi skulle forsikre hvert år.
Før hadde vi gjerne 40 maildialoger kun i Oslo, for å hente inn informasjon om hvem som skulle forsikres og lignende. Så kan du jo tenke deg hvor tidskrevende det var å samle opp tråder og behov på tvers av alle byene vi jobber i.
Brenna forteller videre at det i dag er blitt mye enklere å samhandle på tvers av stiftelsene.
–Det å ha alt på et sted er en av de største vinningene. Med Mobilise har vi fått bedre oversikt, og sparer tid på kartleggingsarbeid for å finne ut hvem som har gjort hva. Overleveringen av roller, kompetanse, aktiviteter og oppgaver har blitt mulig siden alt er samlet i en felles base. I tillegg ivaretar Mobilise kravene til sikkerhet, personvern og GDPR, noe som er en nødvendighet for oss.
Kostnadsbesparende å velge hyllevare
Å utvikle et eget system tilpasset bare for Kirkens Bymisjon var ikke aktuelt. Det er både ressurskrevende og veldig kostbart med vedlikehold av et slikt system.
-Vi valgte hyllevare fra Mobilise, slik at vi kan jobbe med det vi er dyktige på og satt i verden for å gjøre, sammen med våre deltakere, frivillige, ansatte og samarbeidspartnere, sier Brenna
Hvorfor kan man ikke ha de frivillige i CRM – systemet?
-I Kirkens Bymisjon bruker vi CRM-systemet som alle andre, blant annet for å få en oversikt over alle private givere og næringsliv. Videre mener vi at det ikke er intuitivt å jobbe med de frivillige i et CRM-system.
«Frivillige har som regel ikke et godt grensesnitt i et CRM-system»
-Vi mener at de frivillige skal møtes på en måte som er i tråd med hvordan vi tenker frivillighet, og det får de gjennom HRM-systemet til Mobilise, sier Brenna
Mindre usikkerhet og bedre innblikk i frivilligheten med Mobilise
-Vi har fått en løsning som har svart på usikkerheten rundt personvern og personvernregler. Dette er faktisk krevende, og noe Mobilise virkelig har svart veldig godt på, sier Brenna bestemt.
Effektiviserer arbeidet til de ansatte
I kirkens Bymisjon er det mange virksomheter, og noen har kommet bedre i gang enn andre.
-Tilbakemeldingene fra de ansatte som har kommet godt i gang og bruker Mobilise systemet aktivt, sier at de får mer systematikk i arbeidet. Og at alt er samlet på et sted, er veldig bra og effektiviserer arbeidet.
«Organisasjonsmessig har vi fått et bedre innblikk i frivilligheten generelt»
Brenna forteller videre at systemet hjelper dem med å effektivisere kommunikasjonen og organisere de frivillige på en enda bedre måte, og de ansatte sier at systemet sørger for at de holder seg innafor lover og regler.
«Det er ikke gull og grønne skoger»
Brenna forteller at det er trygt å vite at Mobilise følger dem hele veien, gir dem tid og en ressurs inn i arbeidet med å implementere et nytt system.
-Vi er mange stiftelser og for noen går det fortere enn andre å implementere systemet. Men alt til sin tid. For det tar tid, og vi ønsker å bruke tid og gi tid slik at alle føler seg trygge, og ser verdien av å bruke det. Da det for noen ikke umiddelbart er gull og grønne skoger å ta i bruk et nytt system, sier Brenna.
Ærlighet varer lengst
Kirkens Bymisjon er opptatt av gode relasjoner og at de som jobber i sammen med dem har kompetanse og kjennskap til frivillighet og organisasjonen.
-Vi har nå samarbeidet i tre år og opplever at Mobilise har høy kompetanse på variert frivillighet, og vært ærlige på at førsteimplementeringen tar tid
Brenna forteller også at hun setter gode relasjoner høyt, noe de har fått gjennom samarbeidet med Mobilise.
Fremtidens frivillighet
Systematikk og ivaretagelse er noe Kirkens Bymisjon er opptatt av, og mener at dette blir enda viktigere i fremtiden.
-HRM – systemet til Mobilise kan være en del av løsningen i fremtidens frivillighet, og vil kunne støtte opp under og ivareta systematikken. Man får noen viktige stopp-punkter i innrulleringsfasen og støtter opp om frivilligreisen til organisasjonen. Det kan bidra til bedre kvalitets, lojalitet og bedre kommunikasjonsflyt hvis man bruker systemet riktig, sier Brenna.
Brenna presiserer videre at systemet alene ikke løser utfordringene rundt fremtidens frivillighet, men kan være ett ledd i å lykkes.
